План работ предполагал поочередную миграцию и присоединение каждого портала филиала к федеральному. Все присоединения широко освещались как в конкретном филиале, чей портал мигрировал, так и на федеральном уровне. С учетом того, что визуальное и структурное представление будет кардинально отличаться от привычного для сотрудников в филиалах, план по популяризации и разъяснению реализовывался параллельно с техническими процессами миграции. Для сотрудников филиала, чей портал готовился к миграции, были подготовлены:

• программа коммуникаций о том, зачем объединяются порталы: новости, рассылки, полезные советы на портале;

• внедрение инструментов обратной связи: специальный почтовый адрес и раздел на портале по сбору предложений и идей;

• горячая линия поддержки, в которую входили представители IT и HR, по всем вопросам, которые могли возникнуть в ходе ознакомления с новым порталом;

• включение в программу welcome-курса раздела по ознакомлению с особенностями работы портала МегаNet;

• федеральные опросы о функциональности и удобстве нового портала.

К разработке портала был подключен внешний подрядчик. Изначально в проекте была задействована команда из трех HR-специалистов и пяти сотрудников технического отдела, а в группу подрядчика входили от пяти до семи человек.

С опорой на опыт подключения столичного филиала довольно быстро была разработана инструкция по пользованию порталом и снят тематический видеоролик. Все материалы отправлялись в регионы, чтобы коллеги на местах адаптировали инструкции под свою специфику. Параллельно в поволжском филиале был создан центр поддержки пользователей в составе четырех специалистов, которые начали работать с запросами сотрудников. Во время реализации проекта они также обучали тех, кому предстояло заниматься поддержкой портала.

Проект был разделен на пять ключевых этапов.

• Апрель – декабрь 2012 года. Проработка методики миграции – создание единых подходов к структуре размещения контента и навигации; перенос данных в единую и унифицированную структуру, создание макетов нового дизайна, разработка унифицированных решений для географически распределенных сервисов, находящихся на порталах филиалов; миграция и запуск в новом дизайне; доработка и запуск всех федеральных сервисов.

• Январь 2013 года. Встреча рабочих групп IT и HR филиалов и головного офиса по вопросам прошедшей миграции и дальнейшего развития портала. В ходе встречи проводился ворк-шоп, на который также были приглашены и представители PR-функции. Участники рисовали портал мечты, который и стал прообразом существующего портала. В ходе встречи было проведено обучение специалистов по поддержке портала.

• Февраль – апрель. Оптимизация и повышение производительности портала. Обучение контент-менеджеров.

• Апрель – ноябрь. Тестирование нового портала – проведение фокус-групп с сотрудниками пилотных филиалов. На них работникам предлагалось выполнить ряд действий, которые замерялись и документировались.

• Проведение usability-исследования среди всех сотрудников компании. По результатам опроса осуществлены структурные, функциональные и визуальные доработки портала в соответствии с потребностями пользователей.

Результаты

В рамках выполнения задачи по повышению эффективности работы был создан единый портал, ставший полноценным рабочим местом, незаменимым помощником в работе и средой, где можно общаться с коллегами.

Компания перешла на высокие скорости поиска – любой документ, контакт или структурную единицу можно легко найти по ключевому слову, номеру телефона или должности.

Огромная база контента объединена и систематизирована с помощью удобной навигации и тегирования.

Наладились кросс-функциональные связи и коммуникация между регионами.

Унифицированы разрозненные локальные коммуникационные процессы и автоматизированы бизнес-процессы ключевых функциональных направлений.

Появились популярные среди сотрудников площадки для горизонтальных коммуникаций, где можно генерировать новые идеи и получать обратную связь (блоги, комментарии к новостям, фото и видео, опросы и голосования).

Оптимизирована работа контент-менеджеров, что позволило использовать этот ресурс эффективнее и направить его на развитие новых современных форматов, которые можно было реализовать с помощью портала.

После запуска портала было отмечено повышение общего уровня информированности на 32 %, увеличение производительности труда на 15 % и скорости адаптации новых сотрудников на 24 %.

МегаNet – это пространство, позволяющее интегрировать самое лучшее, что есть в интернет-технологиях, с фокусом на решение бизнес-задач.

«Ям! Ресторантс Интернэшнл Раша»

Проект: «Анализ Big Data и предиктивные HR-системы в условиях сетевого бизнеса»

Номинант в номинации «Федерация» (2014)

Предпосылки

Предпосылкой для запуска проекта явилось несоответствие между амбициозной задачей компании утроить число ресторанов за три года и эффективностью механизмов работы с персоналом. Основными проблемами были следующие:

• низкая скорость выполнения базовых кадровых процессов, тормозящая рост ресторанов;

• недостоверная HR-отчетность, в том числе недостаток информации о наличии внутреннего кадрового резерва, приводила к неверным стратегическим решениям;

• потребность в большом количестве человеко-часов для работы с HR-документацией как в HR-отделе, так и в ресторанах;

• увеличение ошибок в HR-документации и начислении заработной платы;

• высокий фонд оплаты труда за счет неумения правильно планировать нагрузку персонала в ресторанах.

Данная ситуация негативно влияла на вовлеченность директоров ресторанов, а также являлась основанием для постоянных конфликтов с HR-отделом и отделом расчета заработных плат.

Цель проекта состоит в улучшении экономических показателей работы компании за счет анализа Big Data и внедрения предиктивных HR-систем в условиях сетевого бизнеса:

• внедрение прогнозирующей HR-аналитики;

• высвобождение от избыточной бесполезной работы ресурсов компании для перенаправления их на рост бизнеса;

• поддержка развития компании в условиях широкой географии бизнеса;

• внедрение комфортной и экономически эффективной HR-бюрократии в быстрорастущей компании;

• обеспечение прозрачности HR-информации для принятия оперативных решений в режиме реального времени.

Решаемые в рамках проекта задачи:

1. Создание современного, простого и удобного инструмента для хранения и анализа HR-информации в ходе работы над задачами, связанными с принятием решений.

2. Установление связи HR-аналитики с бизнес-задачами.