Раздел «Общие положения» включает в себя следующие сведения: название должности, требования к образованию и стажу, кому подчиняется сотрудник, порядок назначения и увольнения, отношения с другими работниками и руководством, его трудовая деятельность, какими документами она регламентирована.

Раздел «Права» регламентирует взаимоотношения сотрудника с предприятием и другими должностными лицами.

Раздел «Должностные обязанности» подробно описывает обязанности сотрудника в рамках своей должности.

В разделе «Ответственность» предусмотрены меры ответственности работника за невыполнение требований, описанных в ДИ и российском законодательстве. ДИ позволяет работодателю доказывать в суде свою правоту при увольнении сотрудника, а работнику – отказываться от не прописанных в ней дел.

Функциональные обязанности – это третий документ. Он предназначен для подробного описания всех рабочих функций сотрудника. В нем конкретизируется, как, когда, где проходит его рабочий день, описываются предъявляемые к сотруднику требования.

Четвертый документ – технологическая инструкция. Она представляет собой сборник с описанием всех рабочих процессов, совершаемых работником на рабочем месте, регламентированных ГОСТом, жесткими требованиями головного офиса, законодательством. Это стандарт, к которому должен стремиться каждый сотрудник.

Ни одна фирма не может игнорировать в своей деятельности перечисленные выше документы. При помощи них руководитель подбирает работников, они представляют тот стержень, на который нанизывается вся инфраструктура фирмы, они формируют ее стиль, требования к коллективу, определяют уровень технического и программного обеспечения, затраты на содержание фирмы, зарплатный и премиальный фонды.

Конечно, эти документы не являются первичными при создании фирмы, они формируются постепенно, все время набирая вес, и на каком-то этапе становятся главенствующими. Необходимо помнить об этом.

Соискателя на вакантную должность прежде всего интересует то, какие функции он будет выполнять на вашем предприятии, какие перспективы могут его ожидать. У него совсем другой взгляд, чем у кадрового работника, – построенный на желании найти удобную для себя работу и получать хорошую заработную плату. При собеседовании с кандидатом на вакантную должность представитель компании должен провести беседу с ним, в ходе которой спрашивать его, а не отвечать на вопросы претендента.

Не нужно рассказывать пришедшему человеку устройство фирмы, как работают отношения внутри нее, тонкости технологического процесса, характеры руководителей и как они относятся к своим подчиненным. Спрашивать и оценивать способности кандидата должен кадровик, примеряя его опыт, способности и психотип к тому месту в коллективе, куда он больше всего подходит.

И вот когда стали понятны его достоинства и возможности, можно приоткрыть, что ждет его в компании. При этом нужно так вести разговор, чтобы кандидат загорелся желанием влиться в коллектив и плодотворно работать в течение длительного времени. Коучинг при этом помогает соискателю быть честным и открыть свои иногда даже не совсем приемлемые для фирмы качества или условия. Например, когда вы уже были готовы ударить по рукам, кандидат может нечаянно проговориться о том, что данная работа нужна ему всего на семь месяцев, после чего он уедет жить к невесте в Испанию. Или соискательница находится на втором месяце беременности, а период обучения и вступления в полную силу на рабочем месте у вас составляет полгода. Будут впустую потрачены на обучение усилия работающих сотрудников, они будут отвлекаться на учебу, а работница уйдёт в законный отпуск. Нет, ведь никто не обязывает брать на работу кого угодно. В этих случаях мы лучше воздержимся.

Самое важное, что трудовой договор имеет продолжительный срок службы, а функциональные обязанности могут корректироваться со временем и зависят от изменения стратегических и оперативных планов предприятия. Если фирма занималась продажей обуви, но в связи с уменьшением спроса вынуждена запустить в продажу и костюмы, то функциональные обязанности работников должны быть дополнены этим видом деятельности. Изменение обязанностей влечет за собой проведение курсов, переквалификацию сотрудников и, соответственно, дополнительный спрос к сотруднику за качественное выполнение новых функций. От того, как быстро мы внесем изменения в функциональные обязанности, научим новой деятельности своих сотрудников, зависит количество допускаемых ошибок, отпадает угроза потери имиджа компании, становится меньше жалоб и претензий, а значит, успех предприятия остается на должном уровне.

К примеру, однажды я ввел в распорядок работы один день в каждом месяце, когда все начальники отделов обязаны были пересматривать все функциональные обязанности своих подчиненных, по мере необходимости вносить в них изменения и проводить обязательные обсуждения с персоналом, с росписью на документе. В особых случаях изменения вносятся немедленно, о чем обстоятельно информируют сотрудника. И руководство, и работник находятся по одну сторону понимания важности совершенствования и соблюдения управленческих процессов в фирме.

За 26 лет в моей фирме поменялось шесть составов работников. Это не весь штат, а какие-то отдельные сотрудники из разных отделов, но как-то все почти одновременно. Сначала я не мог понять, почему вдруг успешно работающий человек, как-то извиняясь, просится на волю. И только со временем, связав воедино ряд факторов, пришел к осознанию причин расставания. В наш век бурного развития орудий труда, производства, программного обеспечения, требований к формам и качеству труда некоторые сотрудники не догоняют в своем развитии прогресс во всех сферах жизни. По целому ряду причин они не могут развиваться, самостоятельно учиться, готовить себя к новому не только на производстве, но и в обыденной жизни. У наших людей, невзирая на тридцатилетнюю историю жизни под этим непонятным нам капитализмом, еще не выработался инстинкт самосохранения, говорящий о том, что государство не готово взять под полную защиту каждого члена общества во всех сферах жизни. Его задача состоит не в том, чтобы бесплатно кормить и содержать, а в том, чтобы научить выживать в новых условиях, проводить курсы, учить строить фирмы и свой бизнес. Среди народа еще не возникло массовое чувство беспокойства за свою судьбу и ощущение того, что ждать помощи не от кого и надежда только на себя. Поэтому, когда такой сотрудник видит что-то новое, пугающе непонятное, он боится не справиться и спешит уволиться.

Как сохранить команду и не упустить тех, кто уже влился в коллектив, на кого уже было потрачено много усилий и построены какие-то планы? Нужно учить новым технологиям, программам, более современным требованиям в обслуживании и многому другому не после введения новых технологий, а заранее. Причем обучать стоит такими методами, чтобы заинтересовать работника и вовлечь его в поток знаний и перестройки производства. Учить следует так, чтобы все работники захотели подняться на ступеньку выше и обогнать нововведениями конкурентов, быть первыми в отрасли.