Рис. 1

Этот фрагмент взят из заявки на финансирование. Он содержит более 1600 слов на двух страницах вместо обычно размещаемых в подобных документах 1000 слов. Однако достаточно взглянуть на эти страницы, и сердце сжимается. Это отрывок из 66-страничного документа. Если бы вам пришлось прочитать 66 таких страниц, вы бы не поняли ровным счетом ничего, вам стало бы ужасно скучно, и у вас не возникло бы никакого желания финансировать этот проект. Сравните этот отрывок со следующим примером (рис. 2).

Рис. 2

Итак, почему этот документ читается легче?

1. Меньше слов (больше «воздуха»).

2. Ключевые слова выделены.

3. Больше заголовков.

4. Списки.

5. Графические элементы.

6. Врезки, выделяющие важный текст.

7. Цвет (но немного).

8. Выравнивание по левому краю.

Стоило добавить еще широкие поля. Мы еще вернемся к этому списку. Пока скажем несколько слов по поводу выравнивания.

Имеется в виду выравнивание текста по краю страницы. Текст в этой книге в основном выровнен по ширине – и по левому, и по правому краям. Это часто встречается в газетных и журнальных статьях, когда текст верстается в колонках, а также в сборниках рассказов. Если взглянуть на большинство выровненных по ширине текстов, можно заметить, что в строчках меньше десяти слов. Когда в тексте узкие строчки и широкие поля, выравнивание по ширине выглядит профессионально. Выравнивание по ширине при маленьких полях сужает свободное пространство, и текст выглядит очень плотным.

В тех случаях, когда выравнивание по ширине неуместно, используйте выравнивание по левому краю. Оно также подходит и тогда, когда в строчках мало слов, поскольку при выравнивании по ширине останутся огромные пробелы между словами. Наконец, выравнивание по левому краю увеличивает свободное пространство на странице.

Выравнивание по правому краю используется редко в большинстве документов, так как выглядит беспорядочно и неаккуратно. Не думаю, что его стоит использовать и в ваших текстах.

Итак, простое правило:

Заголовки – важнейшая часть любого документа, так как они обеспечивают структуру и поддержку тексту. Как человек без скелета был бы бесформенной массой, так и ваш документ будет непригодным без заголовков.

• Делайте заголовки крупными, выделяя полужирным шрифтом. Заголовки должны привлекать внимание читателя, поэтому для них нужно выбирать полужирный шрифт большего кегля, чем кегль основного текста, чтобы усилить воздействие.

• Делайте заголовки значимыми. Помните, что читатели чаще всего просматривают текст по диагонали. Включение основных фактов в заголовки повысит шанс на получение нужной реакции читателя. Например, можно сделать заголовок «Результаты». Или такой заголовок: «Текучесть до 10 %». Какой из заголовков полезнее для читателя?

• Нумеруйте заголовки. Если вы владеете текстовым редактором, пронумерованные заголовки помогут сделать перекрестные ссылки, автоматически составить оглавление и позволят легко редактировать текст, зная, что вам не придется их перенумеровывать.

• Подзаголовки должны отличаться. В этой книге подзаголовки не пронумерованы и намного меньше основных заголовков глав. Благодаря этому заголовки глав выделяются.

• Постарайтесь начинать главы с новой страницы. Придется оставлять пустое пространство, но это дает каждой главе четкую концовку и позволяет читателю сделать паузу. Это возможно не во всех документах, но необходимо в книгах и длинных отчетах.

• Приблизьте заголовок к тексту под ним. Сделайте пробел над заголовком больше, а под ним меньше, чтобы он не висел в воздухе.

Последнее, но не менее важное:

Лучший способ продемонстрировать ценность списков – использовать их.

• Каждая строка списка должна отражать одну мысль.

• Строки списка должны отделяться межстрочными пробелами.

• Выделите списки. Например, выделив ключевую мысль шрифтом или строки – пробелами.

• Используйте нумерованные списки, только если это обоснованно. Например:

«Существуют три золотых правила:

1) правило 1,

2) правило 2,

3) правило 3.

• Если предложение перед списком заканчивается двоеточием, то перечисления в списке должны начинаться со строчной буквы, а завершаться двоеточием, в конце списка ставится точка. Если же предложение перед списком заканчивается точкой, то перечисления в списке начинаются с прописной буквы, а в конце ставится точка.

• Списки делаются с абзацным отступом.

• Списки выглядят лучше, если выровнять их по левому краю, так как отступ сокращает количество слов в строчке, увеличивая вероятность больших пробелов при выравнивании по ширине.

• Не делайте слишком длинных списков, особенно на несколько страниц. Этот список и так уже слишком длинный, но я сделал это как пример (честно!).

Иногда информацию легче воспринимать, если она представлена графически. Помните, что цель любого документа – убедить, и если таблица или диаграмма помогут читателю, это повысит шансы на достижение желаемого результата. Но есть один подвох: неудачные диаграммы причиняют больше вреда, чем неудачный текст.

Как правило, списки и фактические данные можно представить в виде таблиц. Приведем примеры тавтологий, которых следует избегать:

объединиться вместе, вернуться назад,

тихо подкрасться, слиться воедино,

упасть вниз, прошлый опыт,

повторить снова, основной по своей сути.

Эти примеры можно было представить в виде списка. Однако вместо списка мы использовали колонки. Это та же самая таблица, только без линеек. Это помогает визуально изменить текст, а также более эффективно использовать пространство. Фактические данные еще проще включить в таблицу. Например: