Однако как бы вы ни пытались сократить количество совещаний, вас часто будут приглашать на них. И большинство таких мероприятий не принесут никаких результатов. Как их избежать? Откажитесь от предложения! Вы можете вежливо объяснить, что слишком заняты, завершается срок сдачи проекта, у вас запланировано много других дел.

Я очень загружен, поэтому часто перенаправляю запросы другим сотрудникам. Многие партнеры хотят встретиться со мной, чтобы обсудить вопрос оказания услуг нашей компании. Я направляю их в соответствующий отдел: например, рекламную компанию – в отдел маркетинга, а разработчика ПО – в отдел системных разработок. Благотворительные фонды назначают встречи, чтобы обсудить пожертвования. Безусловно, их цели важны, но я вежливо направляю их к сотруднику, ответственному за данную сферу деятельности.

Чтобы отклонить приглашение на внутреннее совещание, потребуются силы и чувство такта. Вежливо объясните коллеге, что отказ никак не связан с повесткой дня, а тем более с ответственным за организацию мероприятия: всему виной жесткий график. Скажите, что в иных обстоятельствах вы с радостью посетили бы данное совещание, и выразите сожаление в связи с возникшей ситуацией. Если можно направить отказ по электронной почте, напишите письмо следующего содержания: «Я ценю, что вы пригласили меня принять участие в совещании о разработке политики внутреннего аудита. Я искренне верю в необходимость совершенствования корпоративной программы управления рисками. Но завтра я должен представить клиенту презентацию, поэтому, к сожалению, не смогу присутствовать на совещании. Еще раз благодарю за приглашение».

А если совещание проводит руководство? От таких приглашений сложно отказаться. Но если у вас с руководителем доверительные отношения, не бойтесь описать ситуацию и попросить «освободить» вас от необходимости присутствовать на совещании. Учитесь договариваться! Вы можете объяснить, что подходит срок сдачи нескольких проектов, и спросить, какой из них можно отложить или поручить другим сотрудникам, чтобы найти время для совещания, например: «Я приду на совещание. Могу ли я представить отчет в среду, а не завтра?» Либо руководство поймет намек и разрешит пропустить совещание (или хотя бы уйти через час), либо перенесет срок сдачи текущих проектов.

Любой сотрудник скажет вам, что большинство совещаний затягивается. Например, один коллега рассказал мне о четырехчасовом совещании, где двое сотрудников спорили о том, какой раздел должен быть первым в документе по внутреннему планированию! Скорее всего, эти дебаты стоили компании нескольких тысяч долларов: зарплата начислялась, а работа не выполнялась. Большинство совещаний можно провести за час, и в целом они не должны длиться дольше полутора часов. После полуторачасового совещания большинство участников устают, начинают скучать или хотят поскорее заняться чем-нибудь полезным.

Есть один способ уложиться в полтора часа: спланируйте все заранее. Если вы запланируете совещание на 2–3 часа, то именно столько оно и продлится. Если вы запланируете то же совещание с той же повесткой дня на час, оно тоже закончится точно в срок. Сол Каплан, основатель Business Innovation Factory[32], отмечает: «Совещания напоминают газ, который заполняет все доступное пространство». Руководство Cabletron – оператора кабельного телевидения из Нью-Гемпшира – выбрало более радикальный подход: убрать из конференц-зала все стулья. Когда все стоят, очень легко уложиться в полчаса{57}.

На выездных совещаниях с участием всех сотрудников отдела можно столкнуться с той же проблемой: мероприятия слишком затягиваются, хотя и помогают установить дружеские отношения в команде и обсудить важные вопросы. По опыту могу сказать, что выездные совещания можно провести за один день в местной гостинице или колледже. Если участники приезжают из разных регионов, потребуется два дня, учитывая время на перемещение. Если сотрудники приезжают из других стран, можно запланировать на эти дни и другие полезные для них мероприятия. Но, как правило, выездное совещание на 3–4 дня – бессмысленная трата времени.

Если вы научились отменять, избегать и сокращать время совещаний, постарайтесь повысить эффективность тех из них, которые необходимо посетить. В табл. 6 отражены пять ключевых правил эффективного совещания и возможные последствия их несоблюдения.

Табл. 6. Правила эффективного совещания

Как правильно провести совещание? Необходимо заранее определить повестку дня и четко поставить цели. Кроме того, нужно обеспечить участников необходимой информацией. Если совещание проводит руководство и забывает об этом, вы можете проявить инициативу и лично собрать справочные материалы. Тогда совещание пройдет как по маслу, и руководство будет вам благодарно.

Если же совещание проводит коллега, поставьте ему условие: вы посетите мероприятие только в том случае, если вам по крайней мере за день до него передадут повестку дня и сопутствующие материалы. Если вашу просьбу не выполнят, можете пропустить совещание.