Параллельно с тем, как вы с обеих сторон выполняете обязательства по опциям, согласованным на период «до события» (размещение материалов в информационных каналах партнера и в ваших, размещение согласованных промоматериалов, рассылки, подготовка в печать полиграфической продукции), идет работа по соблюдению пошагового чек-листа того, что должно быть сделано и не забыто в процессе вашего сотрудничества.

Помните, что с вашей стороны всем партнерам, независимо от их статуса/размера и вашей занятости, должно уделяться максимальное внимание, они должны чувствовать постоянную заботу и вашу включенность в общее дело. Нет ничего хуже, чем ситуация, когда после перевода денег за партнерский пакет организатор пропадает с радаров, чтобы лихорадочно появиться уже накануне события. И тут большой и жирный дизлайк тем коллегам, которые халатно относятся к своим обязанностям перед партнерами, на ходу в одностороннем порядке меняя условия, и не держат ни сроков, ни обещаний. Я даже не буду поднимать здесь тему ситуаций, когда событие в итоге отменяется, но организатор вообще не стремится отдать партнеру полученную сумму и старается просто «слиться», мотивируя это тем, что в договоре есть строка «За исключением понесенных расходов», о которых никто, конечно, не торопится отчитаться. Хотя, к сожалению, такое бывает нередко и подрывает доверие потенциальных партнеров к самым ответственным и порядочным организаторам.

Что вы должны сделать за месяц до события?

• Подписать документы с обеих сторон, получить от партнера деньги в эквиваленте стоимости утвержденного партнерского пакета (полностью или частично, со всеми оговоренными сроками и размерами всех выплат) или согласовать и подписать документы о сроках передачи бартерной продукции.

• Если партнер производит застройку своими силами, то вы должны получить список ввозимого оборудования, требования партнера к мощностям электричества (если нужно) и другим опциям, предоставляемым с вашей стороны, информацию о сроках и порядке монтажа и демонтажа. Также, если возможно, попросите фотографии его брендированной зоны на других событиях, если раньше такие у него уже были и он планирует застроить похожую у вас. Иногда подобные зоны требуют дополнительной подготовки и внимания со стороны организатора, даже если застройка полностью на партнере.

• Уточните, будет ли световое и/или звуковое сопровождение на стенде партнера, и оговорите, как это будет реализовано. Это важно. К примеру, однажды я была на маркете мастеров ручной работы, и там у каждого был столик 1 × 1 м и стул около него. Участники стояли вплотную друг к другу, и каждому хотелось сделать свой островок самым аутентичным и привлекательным. Поэтому у кого-то звучала фолк-музыка, у кого-то рядом продавец играл на варгане, около него из колонки гремело просто радио с новостями, где-то в фойе играл живой джаз, рядом курились благовония, взрывались хлопушки, тут же готовили еду, все разговаривали, перекрикивая друг друга. И да, это не был колоритный и веселый восточный базар. И так – много рядов. Конечно, в таком хаосе невозможно ни купить что-то, ни насладиться атмосферой. Не правы тут и участники, и организаторы, которые не ввели строгие ограничения для участников на звуковые и прочие эффекты и не включили на весь огромный зал фоновую музыку. Поэтому сразу уточняем, что можно и чего нельзя делать на площадке вашего события (и прописываем в договоре, не устану напоминать). Если, к примеру, партнер будет гонгом возвещать начало розыгрыша или ему для этого нужен будет микрофон, то без проблем. Но не дайте превратить ваше событие в балаган и театр одного партнера.

• Уточните, как будет выглядеть персонал на стенде. Иногда партнеры достаточно экстравагантно подходят к этому вопросу и могут весьма откровенно нарядить свой промоперсонал, тогда как у вас деловое событие с дресс-кодом и декольтированные (в лучшем случае) микроплатья на девушках будут неуместны. Заранее оговорите, как могут и как не могут выглядеть представители партнера на стенде.

• Если застройка на вашей стороне или партнер проявил интерес к тому, чтобы это сделали вы, предоставьте расчет стоимости изготовления фотозоны/зоны отдыха/активности (если это не включено заранее в пакет, оплаченный партнером). Дальше согласовываете, подписываете дополнительным соглашением к договору и выдаете сроки, сметы и требования к материалам от партнера (если он вам еще не все предоставил).

• Придумайте вместе с партнером формат активности и вовлечения участников на его стенде. Да, кто-то скажет, что это не его забота, пусть партнер сам придумывает и делает. Но я настаиваю, что в такой активной вашей вовлеченности в то, чтобы партнер смог как можно лучше интегрировать свой стенд в событие и собрать на нем как можно больше участников, есть огромная ценность и уникальность вас как организатора. Это то, что стократно окупится, и я говорю не только о деньгах. Снова и снова превосходите ожидания. Если партнеру нужны подрядчики для реализации задуманного и согласованного, помогите найти их и проведите по всему пути (знакомство, договор, оплата, совместное согласование оборудования, заезд, монтаж/демонтаж).

• Предоставьте план площадки, отметьте, где находятся зона партнера и все нужное ему для работы.

• Если партнер хочет приехать на площадку, чтобы пройти ее ногами и увидеть глазами, никогда не отказывайте ему в этом. Встретьтесь, проводите, покажите все, что нужно. Заранее удостоверьтесь (уточните у своего менеджера площадки), что в этот день там нет никаких событий и вы сможете беспрепятственно пройти всюду, где вам нужно. Или же, наоборот, партнер хочет посмотреть площадку «в работе», тогда ваша задача – согласовать день, когда там будет проходить событие нужного вам формата, и договориться, чтобы вас и представителя партнера пустили туда посмотреть. Конечно, партнеры могут съездить на площадку и сами, но, согласитесь, внимание и забота с вашей стороны будут уместны и приятны.

• Обеспечьте партнеру (в идеале) одно контактное лицо по всем вопросам на всем протяжении работы с событием. Если подписывать договор нужно с одним человеком, переписку ведет другой, на площадке физически третий, но по телефону в тот же день отвечает четвертый, ничего, кроме путаницы, не будет.

• Заранее озвучьте партнеру все ограничения относительно площадки, если такие есть. Если нельзя ничего клеить на стены, партнер должен знать об этом заранее, а не узнавать в день заезда, когда у него уже нет других вариантов и это становится уже вашей головной болью. Или же, к примеру, партнер захочет угощать на своем стенде всех гостей канапе и кофе, а представители площадки против любого кейтеринга и еды на своей территории, кроме внутренних. Зачем вам такие стрессы?

• Соберите все логотипы и промоматериалы партнера для размещения у себя (сайт, соцсети, полиграфия, рассылки). Мы жестко ограничиваем сроки приема логотипов на блокнот, к примеру, на обратной стороне размещаем партнерские лого, а внутри блокнота печатаем страницы с партнерской рекламой или специальными предложениями для участников. Но блокноты мы не любим сдавать в последний момент, поэтому срок приема лого и материалов в блокнот ограничен 14 днями до даты начала события. В то же время с прессволлом мы помягче: лого на него перестаем принимать за четыре дня до события (хотя в нашей практике были и форс-мажорные перепечатки прессволла для фотозоны в ночь перед событием).