После того как дипломата зачисляли в штат министерства, на него в Департаменте личного состава и хозяйственных дел заводили формулярный список — личное кадровое дело, которое включало в себя следующие данные:

1. Чин, имя, фамилия и отчество, должность, возраст, вероисповедание, знаки отличия.

2. Из какого звания происходит.

3. Наличие за ним, за его родителями, женой или детьми недвижимого имущества (сокрытие такового считалось в системе МИД грубейшим нарушением дисциплины и строго каралось).

4. Где получил воспитание, какое учебное заведение окончил, когда поступил на службу, главные моменты прохождения службы (отличия, награды, наказания).

5. Был ли в походах и сражениях против неприятеля.

6. Не был ли в штрафах, под следствием или судом.

7. Отпуска, сроки их проведения и сведения о том, не являлся ли из них к месту службы с запозданием.

8. Не уходил ли в отставку, и если да, то когда и на какое время.

9. Семейное положение, наличие детей.

Все эти данные заносились в соответствующие графы. Если в положении дипломата происходили изменения, то старые данные аккуратно зачёркивались и рядом микроскопической вязью вписывались новые. Когда формулярный список, таким образом, становился неприглядным, кадровик заводил следующий. Формулярные списки имели порядковые номера, присваемые за каждый год.

Познакомимся с формулярным списком № 46, заведенным на поэта Ф. И. Тютчева (1803–1873) и обновлённым по состоянию на 1852 год. В это время поэту-дипломату исполнилось 49 лет. Фёдор Иванович уже статский советник (чин 5-го класса Табели о рангах), имеет солидную выслугу лет и занимает в Министерстве иностранных дел достаточно высокую должность; он — чиновник особых поручений и старший цензор при особой канцелярии МВД, камергер двора его императорского величества, состоит во втором браке.

В списке указано родовое имение дворянина Тютчева в Орловской губернии, за которым числилось 700 крестьянских душ. В подтверждение этого Тютчев при поступлении на службу по дипломатическому ведомству представил копию определения (справки) Орловского дворянского собрания. Отмечено, что благоприобретённого имения у дипломата нет.

Воспитание (то есть образование) получил в Московском университете, окончил там курс с получением степени кандидата и 21 февраля 1822 года вступил в службу в Коллегию иностранных дел. Спустя три месяца молодого дипломата причислили к миссии в Мюнхене сверх штата. В 1825 году он был повышен в чине до коллежского секретаря и стал камер-юнкером высочайшего двора, а три года спустя ему дали чин титулярного советника и должность 2-го секретаря миссии. В 1832 году он стал коллежским асессором, 31 декабря 1835 года — камергером двора.

В 1835 году, в связи с утверждением нового должностного расписания в Министерстве иностранных дел, Тютчев стал младшим секретарём той же миссии в Мюнхене и получил звание надворного советника. Далее читаем: «В вознаграждение ревностной службы его пожаловано на уплату долгов 100 червонных голландских июля 18, 1836». С 28 июня по 22 августа исправлял должность поверенного в делах. На этот счёт в архивах хранятся две докладные записки Тютчева в Департамент личного состава и хозяйственных дел: «Честь имею донести Департаменту, что Его Сиятельство князь Г. Н. Гагарин, отлучившись на короткое время из Мюнхена для посещения Карлсбадских минеральных вод, перед отъездом своим, воспоследовавшим сего 28 июля/9 августа, представил меня г. министру иностранных дел барону… в качестве повереннаго в делах, и что я с того же дня вступил в отправление возложенной на меня должности. Ф. Тютчев».

Двадцать второго августа Фёдор Иванович аккуратно уведомил департамент о прибытии посланника князя Гагарина к месту службы и о сложении с себя обязанностей управляющего миссией.

В августе 1837 года Тютчев стал старшим секретарём миссии. Год спустя на компенсацию дорожных расходов и за ревностную службу ему был пожалован полугодовой оклад. С 23 июля 1838 года по 25 июня 1839 года он исполнял обязанности временного поверенного в делах при Сардинском дворе. Пометкой от 20 июля 1837 года сообщается: «За убытки, понесённые им при пожаре на пароходе "Николай Первый", всемилостивейше повелено выдать ему из Государственнаго казначейства 800 червонных».

В 1839 году поэт стал коллежским советником и в октябре 1839 года возвратился из Турина в Россию «с оставлением до новаго назначения в ведомстве МИД». В июне 1841 года за несвоевременную явку из отпуска наказан и уволен с дипломатической службы, а спустя два года — снова восстановлен на ней. Через год Тютчев не только реабилитирован, но и повышен в звании и должности до чиновника особых поручений 6-го класса, при самом канцлере Нессельроде! В феврале 1848 года он — чиновник особых поручений 5-го класса и статский советник, а через три года — обладатель знака отличия беспорочной службы за 20 лет (грамота № 422 от 22 августа 1851 года), что примерно соответствует современной медали за выслугу лет.

Под судом и следствием не состоял, в военных походах не участвовал.

Особо отмечены поездки Тютчева в качестве дипломатического курьера: в 1833 году — из Мюнхена в Зант, в 1837 году — из Петербурга через Берлин и Мюнхен в Турин, а в 1847 году — из Петербурга через Берлин в Цюрих. Отметим попутно, что курьерская работа считалась незазорной и для такого опытного и уже не молодого дипломата.

Женат вторым браком на баронессе, вдове Дёрнберг, урождённой Пфеффель, римско-католического исповедания. Имеет от первого брака дочерей Анну 21 года, Дарью 17 лет и Катерину 16 лет от роду; от второго брака — сыновей Дмитрия, 14 июня 1841 года рождения, Ивана, 30 мая 1846 года рождения, и дочь Марью, 23 февраля 1840 года рождения. Пометки: «дети православные» и «все находятся при отце». Русская церковь и государство ревностно следили за сохранением православного вероисповедания детей, рождённых в смешанных браках

В 1838 году Ф. И. Тютчев подал в Департамент личного состава и хозяйственных дел прошение помочь устроить пасынка Альфреда Петерсона, 13 лет, сына первой своей жены Элеоноры, урождённой графини Ботмер, в морской кадетский корпус. Так как прошение поддержал сам Нессельроде, оно получило высочайшее одобрение.

В мае 1861 года поэт, уже находясь на «заслуженном отдыхе», запросил ДЛСиХД о выдаче копии со своего формулярного списка. Причина — устройство сына в Санкт-Петербургский университет.

В XIX — начале XX века вся чиновничья Россия, включая дипломатов, была одета в мундиры. Главным цветом дипломатических мундиров и головных уборов определён тёмно-зелёный, пошивочным материалом являлось сукно.

Дипломаты обязаны были иметь парадную и повседневную форму одежды. В комплект входили:

полукафтан на девяти пуговицах (пуговицы матово-белого цвета, выпуклые), с красным (консульские мундиры — с вишнёвым) суконным же воротником и обшлагами, с чёрной подкладкой (шёлк или саржа);