Гораздо проще ставить системы контроля рабочего времени или отслеживания действий сотрудника на ту технику, которую вы ему выдали, чем на его личную. А для службы технической поддержки удаленных сотрудников будет гораздо проще управлять парком единообразной, закупаемой средними и крупными партиями техникой.

Основные статьи технических расходов для перевода рабочих мест сотрудников на удаленку таковы.

1. Покупка сотрудникам необходимой техники: компьютеры и ноутбуки, средства аудио- и видеосвязи, сетевое оборудование, прочее оборудование.

2. Организация удаленного доступа к серверам компании.

3. Покупка программного обеспечения или оплата подписки на него.

4. Организация удаленной поддержки.

5. Опционально: гранты сотрудникам на покупку недостающей мебели и техники для обеспечения комфорта на новом рабочем месте.

Расходы сильно разнятся от отрасли к отрасли и от специальности к специальности и значительно зависят от того, как долго продлится переход всей компании и насколько тяжелые жизненные условия у конкретного специалиста. В качестве расходов, помимо затрат на программное и аппаратное обеспечение, нам нужно учитывать расходы на все службы, обеспечивающие переход (ИТ, кадры, юристы и т. д.).

Но самой существенной, хотя и непрямой, статьей расходов окажется период общего снижения производительности сотрудников при переходе на удаленную работу. Продолжительность этого периода может быть относительно короткой и занять от недели до месяца. Тогда можно говорить, что переход прошел штатно и практически безболезненно.

Но если совершить много ошибок и застрять на каком-то этапе, особенно на этапе внедрения новых управленческих практик и базовых правил работы с ПО для удаленки, то этот период может затянуться надолго и даже вогнать компанию в крутое пике. Особенно если переводится ключевой отдел или вся компания.

Постарайтесь спланировать переход на удаленную работу так, чтобы к моменту его начала у вас были максимально готовы все службы и проведены все подготовительные мероприятия. Тогда решать появляющиеся по ходу дела проблемы будет гораздо проще и удобнее.

И я очень надеюсь, что эта книга поможет вам в этом.

Чек-лист по переезду на удаленку: техническая часть

Бóльшая часть проблем, с которыми сталкиваются современные распределенные команды, уже решалась ранее компаниями, которые состояли из нескольких офисов или имели филиалы в разных городах. Фактически в удаленной работе мы наследуем у них большинство технологий коммуникации, контроля процессов и задач и, главное, управленческие практики ведения проектов с вовлечением сотрудников, которых ты не видишь вживую, – да, они работают не из дома, а из офиса, но офис этот находится за тысячи километров от вашего, там другое качество интернета, другая погода и другие рабочие часы.

Для значительной массы специалистов, которые никогда не работали в подобных структурах и не сталкивались с большинством методов и решений, которые в них применяются, погружение в удаленную работу становится гораздо более сложным и рискованным опытом. Особенно если они при этом начинают работать не просто удаленно, а именно из дома, так как в адаптацию к изменившимся условиям работы начинают вмешиваться не только внедряемые процессы и технологии, но и личная жизнь, с которой нужно как-то договариваться и уживаться.

Сегодня огромное количество визионеров и лидеров мнений в бизнесе, достигших успехов благодаря работе с распределенными командами, жаждут поделиться своими соображениями о счастливом будущем удаленки, с сопутствующим полным исчезновением офисов как явления. На самом деле такие прогнозы слишком утопичны и радикальны.

В то же время, опыт столкновения наших современников с пандемией COVID-19 совершенно точно поменяет отношение к удаленной работе в среде как специалистов, так и владельцев бизнеса. Хотя бы потому, что многим из них неминуемо пришлось столкнуться с опытом удаленки, который позволил им скорректировать взгляды на нее в худшую или лучшую сторону. Скорее всего, в ближайшее время мы увидим рост развития новых технологий для организации работы распределенных команд. А также движение в сторону нормализации удаленной работы на законодательном и социальном уровнях в тех сферах, где она возможна.

Сможет ли удаленная работа полностью заменить офис для всех? Нет. Но она совершенно точно создает альтернативу, заставляя офисы развиваться и трансформироваться. На самом деле, тенденция распределения некоторых сотрудников по домам и реорганизации офисных пространств существовала всегда. Но только в последнее время мы наблюдаем значительный рост популярности полностью безофисных структур, решающих все задачи онлайн. И связано это в большей степени с тем, что гибкость, создаваемая возможностью работать как офлайн, так и онлайн, обеспечивает лучшие шансы на выживание и уверенный рост любому бизнесу или специалисту при прочих равных.

Это очень сильно зависит от сферы. Какие-то специальности, скорее всего, так никогда и не переедут на удаленную работу просто в силу необходимости прямого контакта с потребителем или работы со сложным и дорогостоящим оборудованием, доступ к которому выгоднее обеспечивать большой группе людей сразу. Другим придется ходить в офис из соображений контроля за безопасностью данных. Причин довольно много, и у каждой профессии и бизнеса они свои. Чаще они связаны не с внутренними ограничениями управленцев, которые не понимают, как можно делать работу удаленно, а именно с отсутствием какого-то физического решения, позволяющего перевести работу в распределенный формат. Поэтому, сколько бы главный инженер ракетостроительного предприятия ни читал о прекрасном будущем без офисов, в ближайшей перспективе оно для него неактуально.