Что мы можем извлечь из тех задач, которые были закончены в срок? Если мы выполнили задание, возможно ли в следующий раз сделать это быстрее? Если не выполнили, то почему и связано ли это с нашими способностями. А главное – как это исправить? Все эти итоги помогут нам в следующий раз быстрее и эффективнее справиться с задачами.

Если с умом использовать метод ментальных карт, можно выполнить все быстро, организованно и избавиться от ощущения нескончаемости ваших дел.

Закон Парето: делайте 80 % дел за 20 % времени

В науке управления временем тоже работает знаменитое «правило 80/20». В 1897 году итальянский экономист Вильфредо Парето обратил внимание на структуру доходов британцев. В ходе исследования он обнаружил, что бо́льшая часть богатства в Соединенном Королевстве принадлежит малому числу людей. Вместе с этим Парето открыл очень важное явление: существует тонкая связь между процентным соотношением этнической группы в общей численности населения и общим доходом, который они получают. Эта связь существует в разные периоды и в разных странах, и ее можно проследить математически.

Позже Парето провел большое количество исследований и сделал вывод о том, что 20 % людей в обществе владеют 80 % богатства, то есть распределение происходит неравномерно. Он также выявил, что в жизни таких ситуаций огромное множество: «Многие неравные соотношения можно объяснить “правилом 80/20”. И хотя в статистике мы не будем наблюдать именно эти конкретные цифры, но закон все же подходит для объяснения большинства явлений».

В 1949 году профессор лингвистики Гарвардского университета Джордж Ципф открыл «принцип наименьшего усилия», который являлся интерпретацией «правила 80/20». Предложенный им принцип гласит: «Примерно 20–30 % любого используемого ресурса дают 70–80 % результатов, связанных с этим ресурсом».

Позже, на основе длительных исследований инженер Джозеф Джуран пришел к выводу, что это правило работает и в области качества продукции. И превратил его в центральную идею мировой революции качества, которая способствовала индустриальному развитию США и подъему японской промышленности.

В настоящее время «правило 80/20» или «закон Парето» используется не только в экономике и управлении, но и в тайм-менеджменте. Оно помогает сделать правильный выбор: потратить время и силы на 20 % важных дел, а остальные 80 % неважных отложить на потом. Каждый хочет успеть сделать много дел за ограниченное количество времени. Но вам следует всегда помнить о «правиле 80/20»: во всем нужно расставлять приоритеты, и иногда ради цели приходится идти на большие жертвы!

В жизни «правило 80/20» мы можем встретить повсюду: 20 % людей склонны мыслить позитивно, 80 % – негативно; 20 % идут к своим целям, 80 % лишь мечтают о них; 20 % ищут ответы на вопросы, 80 % создают себе проблемы; 20 % смотрят на вещи в долгосрочной перспективе, 80 % ищут легких путей; 20 % людей хватаются за любую возможность, 80 % упускают ее, и так далее.

В любом занятии важную и решающую роль играют лишь 20 % дел, а остальные 80 % не несут особого смысла. Стоит запомнить, что время и энергия любого человека ограничены, поэтому выполнить 100 % всей работы невозможно. Нужно научиться разумно распределять время, а не хвататься за все и сразу, и сконцентрироваться на тех заветных 20 %.

Многие молодые люди не справляются с тайм-менеджментом и тратят свое время и энергию на бесполезные вещи. При тщательном анализе выясняется, что они вложили 80 % сил, но в итоге получили только 20 % результата. Если использовать «правило 80/20» для управления своим временем, то можно извлечь из него максимум пользы. Например, при составлении плана на день перечислите все дела, которые нужно сделать в течение дня, затем разделите их на две ключевые категории по важности. Сосредоточьтесь на том, чтобы потратить 80 % времени на выполнение 20 % самых важных дел, а оставшиеся 20 % времени используйте на 80 % всех остальных.

В конце дня вы будете удивлены тому, какой же правильный выбор сделали! Когда вы посвящаете 80 % своего времени тем важным 20 %, эффективность выполнения дел значительно повышается, и ваш результат будет гораздо лучше, чем от выполнения 80 % всех задач!

Принцип четырех квадрантов: расстановка приоритетов в списке дел

Есть одна древняя китайская поговорка – «Трудолюбие вознаграждается небесами». Ее смысл в том, что если вы готовы вкладываться в свой труд, то Бог наградит вас самым щедрым образом. Однако применительно к современному обществу эта поговорка несколько устарела. Часто случается, что за все свои труды вы ничего не получаете. Если не обращать внимания на метод выполнения дел, не уметь расставлять приоритеты, хватаясь за все и сразу, вы можете остаться ни с чем, даже если выложились на полную.

В реальной жизни многие люди, возможно, сталкивались с подобным: очевидно, что какое-то дело можно сделать быстро, но из-за других дел оно затягивается; очевидно, что план обучения очень прост в выполнении, но из-за отвлекающих факторов он срывается. Более того, с течением времени этих не сделанных, не выполненных дел будет накапливаться все больше и больше, их срочность также будет расти. Если вы сумеете расставить приоритеты между наиболее важными и срочными делами и хорошо организуете свою работу, вам удастся прийти к цели в кратчайшие сроки.

Американский военачальник и 34-й президент Дуайт Д. Эйзенхауэр создал знаменитое «правило четырех квадрантов», которое помогает правильно распределять свое время. Оно предполагает деление всех дел на четыре квадранта в зависимости от их срочности и важности.

Квадрант 1: важные и срочные дела, которыми необходимо заняться в первую очередь.

Под важными понимаются дела, которые имеют большое значение и способны повлиять на ход других дел; срочные – это дела, с которыми нужно разобраться немедленно. Сюда попадают такие вещи, как планирование расписания начальства, звонки с жалобами клиентов, разбор несчастных случаев, платежи по кредитным картам и т. д. Эти вещи очень важны и им следует уделить повышенное внимание. Если их откладывать, они могут привести к серьезным нежелательным последствиям.

Квадрант 2: не срочные, но важные дела, которые нельзя упускать из виду.

Хотя дела в этом квадранте и не имеют большой срочности, они все же способны оказывать влияние на будущее. К ним относятся в основном личные планы, идеалы, амбиции и т. д. Приведем простой пример: вы заканчиваете университет в этом году и сейчас заняты написанием дипломной работы. Хотя у вас есть конкретная тема, вам все равно необходимо провести подготовительную работу: собрать материалы, изучить литературу и т. д. Она кажется не срочной, но выполнить ее все же необходимо как можно раньше, иначе из квадранта 2 она перейдет в квадрант 1, и тогда вам потребуется гораздо больше времени и энергии для ее