Некоторые представители СМИ реагируют очень агрессивно, если им написать в соц. медиа, а некоторые наоборот – открыты для общения. Всегда уточняйте, как лучше общаться.

Не бойтесь звонить, для того чтобы уточнить, получили ли представители редакции ваше письмо.

Иногда ваше письмо может попасть в спам, и из-за своей совершенно излишней скромности вы потеряете возможность получить публикацию. На всякий случай проверьте свой почтовый ящик – не попал ли в спам ответ редакции. Это можно сделать с помощью постмастеров самих почтовых служб.

• Google – https://postmaster.google.com

• Яндекс – https://postoffice.yandex.ru

• Mail – https://postmaster.mail.ru

Когда вы договорились о публикации в СМИ, обязательно просите журналиста показать финальную версию текста.

Тщательно проверяйте всю информацию в тексте, особенно что касается фактов и сведений о вас.

Пользуйтесь профессиональными сервисами – например, в России наиболее популярным (после специализированных сообществ в Facebook) и однозначно самым удобным является Pressfeed – биржа запросов в СМИ.

Дважды в день вам приходит рассылка с темами, которые интересуют журналистов сегодня, и вы можете оперативно написать материал и отправить его представителю прессы. Если материал подошел, то в личном кабинете будет отображаться «принято», если нет – «отклонено».

Российские создатели сервиса Pressfeed были вдохновлены американским сервисом helpareporter.com (HARO – Help a Reporter Out). По официальным заявлениям HARO, в их базе больше 35 тысяч представителей СМИ и ежегодно выходит более 50 тысяч материалов, основанных на мнениях экспертов платформы.

Подписка делится на темы, и поэтому можно спокойно выбрать нужные направления – общее количество вопросов для публикации может достигать двух сотен. Репортеры не могут публиковать анкеты с вопросами или просить видеоконтент, студенты факультетов журналистики не могут отправлять запросы – так что выборка более-менее чистая.

В Pressfeed нет такой развитой IT-системы (по крайней мере на момент написания этих строк), как в HARO – материалы на запросы просят писать сразу на адрес электронной почты журналиста (у каждого свой ящик, заканчивающийся на @helpareporter.net). Так что, если у вас хорошо с английским, можете сразу попробовать выйти на международный рынок, но будьте готовы – процент отказа в HARO намного больше, чем в российском сервисе.

Что касается пресс-релизов и пост-релизов – это еще один способ улучшить свое медиаприсутствие. Особенно это актуально, если вы действительно серьезно занимаетесь созданием инфоповодов и сначала анонсируете предстоящее событие, а после завершения отправляете о нем отчет.

Опосредованная польза от рассылки пресс-релизов – улучшение поисковой выдачи (конечно, при условии правильно написанного материала).

Каноническая структура пресс-релиза имеет смысловую форму перевернутой пирамиды (краткая выжимка в начале, далее – пояснения уже сказанного) и выглядит следующим образом:

• Заголовок – сформулируйте максимально конкретно, о чем пойдет речь в материале. Релиз не терпит метафор и недосказанности, поэтому просто ответьте на вопрос, что именно произойдет. Вы будете отправлять письма именно с этим заголовком, так что от него будет во многом зависеть, откроют ли вообще ваше послание. Важное уточнение: в конце предложения в заголовке точка не ставится.

• Лид-абзац – самый первый абзац, более подробное раскрытие заголовка. Расскажите в одном, максимум двух предложениях – что, когда, по какой причине будет проходить, кто задействован, почему это интересно широким массам. Если ваш материал заинтересует новостные СМИ, именно этот абзац появится в ленте, а значит, он должен быть максимально информативным и кратким.

• В следующих двух абзацах (предложениях) опишите подробнее то, о чем вы заявили в лид-абзаце.

• В четвертом абзаце поместите цитату (так как личный бренд ваш, то угадайте – чью?). Небольшой лайфхак: чтобы эту часть нещадно не порезали, используйте какие-то цифры или статистические данные.

• В конце обязательно оставьте контактные данные, как можно связаться с вами для получения подробностей и аккредитации – телефон, адрес электронной почты, skype. Если вы поставили собственную цитату, то лучше оставить контактные данные своего личного помощника.

• В некоторых случаях после основного блока можно вставить короткую справку об организаторе. Она вероятнее всего не появится в публичном поле, но поможет журналистам познакомиться с вами ближе.

• Все видео – и фотоматериалы в обязательном порядке загружайте на файлообменники, чтобы их можно было скачать в хорошем качестве.

Вопрос, которым могут озадачиться новички, изучающие PR-технологии по классическим учебникам, – это оформление релизов.

Некоторые современные технологи уверяют, что контент всему голова и поэтому хоть просто текст в тело письма вставляй, все равно все будет прекрасно. Безусловно, если ваш инфоповод по-настоящему злободневный, его скопируют даже из переписки в WhatsApp, но в остальных случаях о PR-этике забывать не стоит.

Если вы будете делать рассылку своего материала по базе журналистов, которую сами составили, то самый простой способ массовой рассылки – завести аккаунт на одном из сервисов для автоматизации email-маркетинга (например, Mailigen), сделать шаблон в корпоративном стиле и уже оттуда отправлять письма. Подобное решение позволит не только правильно оформить релиз, но и получить подробную аналитику – кто открыл письмо, перешел по ссылкам и т. д. Зная, кто именно проявил интерес к вашим материалам, можно уже более точно составить список тех журналистов, которым вы будете звонить.

Если вы отправляете релиз старым добрым методом через встроенный почтовый редактор, то в теле письма не забудьте поздороваться, обозначьте заголовок, лид-абзац, а сам релиз прикрепите двумя документами – в pdf и doc.

Обязательно проверьте имя отправителя и подпись внизу письма – иногда они содержат некорректную информацию, например устаревший номер телефона или ссылку на неработающий сайт.

Также вы можете воспользоваться сервисами для отправки пресс-релизов:

• pronline.ru – много тарифов, некоторые даже гарантируют выходы публикаций;

• pressuha.ru – похожий на предыдущий сервис, но с более удобным интерфейсом и широким выбором услуг (от сегментирования по темам до вопросов, связанных с репутацией в Интернете).

«Процесс создания договоренностей о публикациях достаточно увлекателен и при этом довольно трудозатратен. Чтобы поддерживать медиаактивность на высоком уровне, но не тратить время, которое можно было бы использовать на свое собственное профессиональное развитие, вероятнее всего, процесс придется делегировать.