Банковская сейфовая ячейка передается клиенту во временное пользование на основании договора между банком и клиентом, в котором определяется срок передачи. Она представляет собой защищенную металлическую ячейку с индивидуальным номером, внутри которой находится контейнер для хранения материальных ценностей. Если же контейнера нет, то ценности помещаются напрямую в сейф. Предоставляемая клиенту банковская сейфовая ячейка открывается при помощи последовательного использования мастер-ключа, хранящегося в банке, и индивидуального ключа, передаваемого клиенту на время действия договора. Каждый индивидуальный ключ клиента имеет дубликат, который передается в кассовое подразделение банка или в кассовое подразделение внутреннего структурного подразделения банка на ответственное хранение на основании мемориального ордера. Дубликаты индивидуальных ключей вместе с описью помещаются в пакет, который пломбируется пломбиром кассового работника. Мастер-ключ рекомендуется хранить у ответственного исполнителя подразделения, предоставляющего сейфовые ячейки. На внерабочее время рекомендуется сдавать его вместе с ключами от депозитарного хранилища в опечатанном пенале (конверте) сотруднику штатной охраны банка под роспись в журнале службы охраны. Получив пенал (конверт) с ключами, сотрудник банка убеждается в том, что печать не повреждена, и лишь после этого ставит свою подпись в журнале. При отсутствии штатной охраны в нерабочее время мастер-ключ может храниться в сейфе у ответственного исполнителя или руководителя подразделения банка. Перед началом рабочего дня сотрудник банка убеждается в том, что пенал с ключами и сейф не подвергались несанкционированному вскрытию. Если у сотрудника банка возникнут предположения, что несанкционированное вскрытие произошло, рекомендуется следующий порядок действий:

— сотрудник обязан доложить о возникшей ситуации своему непосредственному руководителю, который в свою очередь должен ходатайствовать перед соответствующим подразделением головного офиса о проведении проверки;

— по усмотрению соответствующего подразделения головного офиса может быть создана комиссия для проведения расследования по факту несанкционированного вскрытия;

— результаты работы комиссии оформляются актом.

Сотрудник дежурной смены охраны банка имеет право принимать (выдавать) пеналы (конверты) с ключами от депозитарного хранилища только у ответственного исполнителя (ответственному исполнителю) или у иного сотрудника (иному сотруднику) банка, уполномоченного на эти действия приказом по банку или сотрудником, уполномоченным на совершение указанных действий доверенностью или приказом. Ответственному исполнителю рекомендуется запретить передавать ключи от депозитарного хранилища каким-либо иным лицам, за исключением случаев, когда подобные действия разрешены приказом по банку. Ключи от депозитарного хранилища в операционное время рекомендуется хранить у ответственного исполнителя в специальном сейфе.

Как было сказано ранее, депозитарное хранилище оборудовано средствами охранной, пожарной и тревожной сигнализации. Помещение, в котором находятся секции индивидуальных сейфов, кроме средств охранно-пожарной и тревожной сигнализации, как правило, оснащено средствами видеонаблюдения. Включение (выключение) охранной сигнализации по окончании (в начале) рабочего дня может осуществляться ответственным исполнителем или иным сотрудником, уполномоченным на эти действия приказом по банку. Включение (выключение) охранной сигнализации по окончании (в начале) рабочего дня должно производиться в отсутствии посторонних лиц. В случае если у сотрудника банка возникают сложности или сомнения в правильности выполнения процедуры включения (выключения) сигнализации депозитарного хранилища, рекомендуется прибегнуть к помощи сотрудников службы безопасности. При возникновении ситуации, требующей вмешательства представителя охраны, сотрудник банка может использовать тревожную кнопку, расположенную внутри депозитарного хранилища.

Банковская сейфовая ячейка используется клиентом для хранения материальных ценностей. Заключение договора, передача индивидуального ключа клиента, а также его доступ для вскрытия банковской сейфовой ячейки в случае утери индивидуального ключа осуществляется в течение операционного дня для обслуживания клиентов, установленного в банке. Рекомендуется предоставлять клиентам одновременный доступ к банковской сейфовой ячейке только в рамках одного договора. Как правило, услуга по предоставлению в аренду банковской сейфовой ячейки не предусматривает оценки материальных ценностей, которые клиент намерен оставить на хранение. В таком случае клиент вправе помещать и изымать из контейнера материальные ценности без какого-либо контроля со стороны сотрудников банка, и банк несет ответственность только за физическую целостность банковской сейфовой ячейки и ее замков.

Плата, взимаемая с клиента за предоставление ему во временное пользование банковской сейфовой ячейки, определяется в соответствии с тарифами банка. Как правило, клиент производит авансовый платеж за весь срок пользования ячейкой, который указывается в договоре. При досрочном расторжении договора денежные средства, внесенные клиентом, как правило, не возвращаются.

Рекомендуется вести журнал учета посещений клиентами депозитарного хранилища. Храниться он может у ответственного исполнителя. Желательно, чтобы все страницы журнала были пронумерованы и прошиты, а также заверены подписью и печатью руководителя.

Заключение договора между клиентом и банком не осуществляется, если данные клиента или реквизиты документа, удостоверяющего его личность, занесены в список реквизитов недействительных документов, удостоверяющих личность физического лица, или в перечень организаций и физических лиц, в отношении которых имеются сведения об участии в экстремистской деятельности (в соответствии с Законом о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем и финансированию терроризма). В таком случае ответственный исполнитель руководствуется правилами внутреннего контроля. До начала совершения операции по предоставлению в аренду банковской сейфовой ячейки данные клиента и (или) его доверенного лица и реквизиты их документов, удостоверяющих личность, должны быть проверены на отсутствие в списке реквизитов недействительных документов, удостоверяющих личность физического лица, или перечне организаций и физических лиц, в отношении которых имеются сведения об участии в экстремистской деятельности. При предоставлении в аренду банковской сейфовой ячейки ответственный исполнитель осуществляет полную идентификацию клиента — физического или юридического лица (его доверенного лица, представителя) в соответствии с требованиями п. 4 ст. 7 Закона о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем и финансированию терроризма. Идентификация клиента производится при первичном обращении в банк, для этого изготавливается копия документа, удостоверяющего личность, и помещается в юридическое дело клиента. При предоставлении в аренду банковской сейфовой ячейки ответственный исполнитель также проверяет правоспособность (дееспособность) клиента (его доверенного лица, представителя) — физического или юридического лица. В соответствии с Положением Банка России от 19 августа 2004 г. № 262-П «Об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» документы, составленные полностью или в какой-либо их части на иностранном языке (включая документы, удостоверяющие личность клиента и (или) доверенного лица), должны представляться с переводом на русский, заверенным в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, вышеуказанные документы должны быть легализованы.