Зачем нужно финансовое планирование

Каждый из вас ведет учет по — разному: один нанял бухгалтера, второй отдал задачу на аутсорс, а третий — взвалил все на себя. Есть бухгалтерский, налоговый и финансовый учет. Все они учитывают деньги, но каждый по — своему. Налоговый учет — это расчет налогов, и им мы обязаны заниматься. Бухгалтерский документирует наши обязательства перед контрагентами и их перед нами. А финансовый учет и планирование — это отслеживание и анализ эффективности использования финансов в компании. И нужен он только собственнику.

У перечисленных учетов совершенно разные цели и задачи. Бухгалтер имеет дело со свершившимися фактами. Он своего рода летописец, фиксирующий жизнь бизнеса и не вмешивающийся в него. Его задача — вовремя рассчитать и оплатить налоги, сдать отчеты. Поэтому текущее управление бизнесом ему мало интересно. Ему все равно, сколько позиций в чеке, каковы были трафик, конверсия и дневная выручка. Бухгалтер просто учтет ее накопительным итогом, чтобы правильно составить кассовую книгу. То же касается и движения товаров. Для бухгалтерского учета не имеет значения, какой товар принес наибольшую прибыль. Правила, по которым бухгалтер составляет свои записи, четко регламентированы федеральными и региональными законами. И его отчеты предназначены в первую очередь внешним пользователям: контролирующим органам, инвесторам, кредиторам.

Финансовое планирование определяет бюджеты по деньгам: сколько нужно зарабатывать и тратить для достижения нужной чистой прибыли. Это сделает бизнес понятным. Какие параметры являются самыми важными для данного предприятия, решает собственник. Финансовое планирование нужно не для налоговой или пенсионного фонда, а для руководителя, потому что помогает ему каждый день принимать решения на основе текущих данных.

Планирование — это компас в руках предпринимателя. Оно дает ему возможность оценить положение дел. Часто новичок ориентируется только на один показатель — выручку. Она действительно может быть высока, но что толку, если реализованная наценка 1 %? Возможно, у него не хватит денег на очередную закупку товара. Или он неэффективно тратит деньги, и при большой выручке прибыль мизерная. Насколько ситуация в его бизнесе стабильна? Может ли он быть уверен в завтрашнем дне? Планирование — это тот инструмент, который дает ответы на эти и многие другие вопросы.

Что можно понять при планировании?

Какой доход вы сможете получить в следующем году.

• Какой у вас реальный доход, сколько прибыли вы получаете.

• Сколько нужно потратить на текущие нужды бизнеса по квотам3.

• Сколько отложить на развитие и в другие фонды — на масштабирование, в резерв.

• Сколько денег оставить себе.

• Оценить, сколько денег имеется в товарных остатках, заморожено в неликвидах и на складе брака, задолженностях покупателя, сколько компания должна поставщикам. Это оценивается в динамике показателей прошлой недели.

Чем точнее вы будете планировать финансы, тем удобнее вести бизнес. Так происходит, потому что вы ориентируетесь в ближайшем будущем: с помощью планирования показателей рисуете примерный маршрут для своей компании на месяц, квартал, а лучше год. Чем точнее вы пропишете маршрут, тем лучше. Это поможет подстраховаться с очевидными проблемами, решить какие — то задачи заранее, распределить ресурсы.

Простой алгоритм планирования

Большинство предпринимателей ведет учет своих денег. Обычно записывают данные в две колонки: в первой — сколько, от кого и когда пришло, во второй — куда ушло. Это можно назвать отчетом о движении денежных средств.

Самое простое планирование — сделать такой же отчет о движении денежных средств для будущего периода. То есть прикинуть в уже знакомой вам форме, сколько денег вы заработаете и сколько потратите в следующем месяце. Это называется составление бюджета.

В течение месяца заглядывайте в свою табличку, чтобы проверить, получается ли заработать желаемую сумму и вписываетесь ли в лимиты по расходам. Если вписаться в план не удается, постарайтесь придумать, что для этого нужно сделать. Подобные действия — сверка с планом и принятие управленческих решений.

В конце месяца соберите отчет о движении средств и увидите, сколько денег вы тратили на самом деле. Сравните эти фактические данные с плановыми. Что получилось и почему, где провал и в чем его причина. Посмотрите, какие пункты у вас получилось спланировать с высокой точностью, а какие будто наугад. Это называется планфактный анализ. Он повышает точность планирования и помогает анализировать эффективность компании. Если план постоянно перевыполняется или не выполняется больше чем на 15–20 %, значит, с планированием проблемы, и нужно еще тренироваться: учитывать сезонность, текущие ситуации, даже деятельность конкурентов. Реальный план может быть перевыполнен или недовыполнен на 5–7 %.

Навык планирования, как и другие навыки собственника, руководителя, требует постоянной тренировки. И начало часто не бывает особо удачным. Это понятно: кто с первого раза поехал на лыжах, на велосипеде? Никто, зато большинство, в конце концов, лихо катит по лыжне и наматывает километры на колесах велика. Так что как говорил один крупный организатор: «Учиться, учиться и учиться».

Как составить бюджет

Бюджет на месяц — это планирование доходов и расходов компании. Таким образом получается спланировать выручку — то, сколько заработаете, и чистую прибыль — то, что останется вам и компании после вычета расходов.

Планирование начинается с доходов. Кто — то считает, что их невозможно спрогнозировать: нельзя загадывать, всего не предугадаешь. Но вы же занимаетесь бизнесом, который делает планирование понятным, прозрачным, а не гаданием на кофейной гуще.

Итак, как можно спланировать доходы?

• Поставить достижимую финансовую цель по желаемому результату и разбить путь ее достижения на малые периоды, например месяц или неделю.

• Посмотреть, сколько вы раньше зарабатывали за аналогичный период. Здесь необходимо учитывать сезонность, инфляцию, конкуренцию, темпы развития компании.

• Если работаете по заявкам и проектам, посчитать объем оплат. Если с заказами все ясно наперед, то можно ориентироваться на будущий период и определить, сколько получится заработать на уже имеющихся заявках.

Теперь перейдем к планированию расходов. Кому и сколько мы должны заплатить? Можно вспомнить все ежемесячные платежи, которые не меняются, например, аренда офиса и коммуналка за него, зарплата сотрудников, кредит, абонентская плата за телефоны и программы.

Дальше сложнее — нужно определиться с переменными расходами. Если ничего особенного не планируется, можно подсмотреть в отчетах за предыдущие периоды, на что и сколько приходится тратить — реклама, материалы, товары, обслуживание, — и взять усредненное значение. Все расходы планируйте по каждому отделу (операционному, коммерческому, маркетинговому). Если же вы знаете, что будут дополнительные траты, — запланируйте их. Например, пора купить новую машину, отремонтировать систему отопления. У моей компании на все есть квота, то есть лимиты, больше которых