При коллективном обсуждении технологии постановки задачи перед подчиненным и делегирования в данной игровой ситуации формулируются правила:

· Необходимо начинать формулировку задачи с результата и времени, в течение которого ее нужно выполнить. То есть руководительница должна была сказать: «Завтра в 10:15 я выступаю на совете директоров. К этому времени мне нужна готовая презентация».

· Далее нужно сформулировать мотивацию для выполнения задачи: «Слушайте внимательно! Это важно!»

· Затем необходимо обеспечить запись задания: «Возьмите блокнот и ручку, надо будет записать информацию».

· Конечно, по ходу нужно дать возможность сотруднику задать вопросы для уточнения задания: «Какие у вас вопросы? Все понятно?»

· Отлично, если есть возможность получения информации по ходу выполнения задания: «Я буду занята на переговорах с клиентом, но вы можете получить дополнительную информацию у нашего офис-менеджера, если это понадобится».

· Нужно обязательно сформулировать завершающую мотивацию по выполнению задания: «Действуйте! Вы хорошо работаете, мы довольны вашей работой!»

Информация о правилах делегирования

После анализа результатов живой и яркой игры участники самостоятельно читают раздаточный материал с правилами делегирования и подчеркивают те моменты, с которыми они согласны и которые можно внедрить в практику работы.

Затем проводится коллективное обсуждение прочитанного раздаточного материала. Идеи, с которыми слушатели согласны, отмечаются в учебной тетради; позиции, с которыми группа не согласна, разбираются более подробно. В некоторых случаях тренер может предложить учесть всю нормативную информацию по правилам делегирования, особенно если участники являются сотрудниками регламентированной компании. Однако в креативных рекламных компаниях, фирмах, в которых предусмотрен свободный график или имеется виртуальный офис, могут быть приняты другие правила делегирования, которые формулируются по ходу коллективной дискуссии и визуализируются на флипчарте. В любом случае игра запомнится каждому участнику, запустит учебную мотивацию правильного делегирования, и этот навык обязательно проявится в офисе.

Технологичная информация по правилам делегирования представлена ниже (7).

Правила делегирования: что, когда, кому, как?

Что делегировать:

· рутинную работу;

· мелкие, незначительные дела;

· работу, требующую узкой специализации;

· подготовительную работу (например, сбор информации);

· участие в совещаниях, если сотрудник может представить позицию руководителя.

Нежелательно делегировать:

· управленческие функции (определение политики предприятия, решение стратегических задач, постановку целей, контроль результатов, руководство сотрудниками);

· задачи высокой степени риска;

· нестандартные задачи;

· актуальные срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и проверки;

· задачи доверительного характера.

Когда делегировать:

· при повышении сотрудника в должности;

· при приеме нового сотрудника, имеющего соответствующую специализацию;

· в случае проблемных или кризисных ситуаций, когда вам нужно переключиться на решение важных проблем;

· при появлении новых сфер деятельности, соответствующих специальности сотрудника.

Кому делегировать:

· сотрудникам, находящимся в непосредственном подчинении;

· сотрудникам, имеющим соответствующую специализацию;

· способным сотрудникам;

· сотрудникам, имеющим свободное время;

· сотрудникам, которые хотят выполнить трудные или дополнительные задачи;

· сотрудникам с учетом их мотивации;

· сотрудникам, нуждающимся в приобретении опыта;

· сотрудникам, которых нужно проверить.

Как делегировать:

· крупные и важные задачи – в приказном порядке, лучше – в письменном виде;

· новые и сложные задачи – пятиступенчатым методом:

· мотивируйте сотрудник а;

· объясните задачу;

· расскажите (покажите), как делать;

· скажите о способах контроля, коррекции и оценки;

· установите сроки и делегируйте;

· заблаговременно, сразу после составления плана;

· объясняя смысл и значение задачи;

· объясняя всю задачу целиком, а не частями;

· объясняя, идет ли речь об отдельном случае или о постоянном выполнении данной задачи;

· поручая однородные задачи одному и тому же сотруднику;

· не поручая одну и ту же работу двум разным сотрудникам, не знающим об этом (если нет политической цели);

· с передачей полной инструкции, как это выполнить;

· предоставляя сотруднику возможность повышения квалификации;

· обеспечивая сотруднику доступ к необходимой информации;

· избегая слишком частого контроля, чтобы не перечеркивать делегирование;

· не забывая советовать и рекомендовать при необходимости;

· требуя отчеты о проделанной работе;

· контролируя конечные результаты;

· хваля за успехи, критикуя за ошибки.

Формирование навыка самоменеджмента и делегирования

Для формирования навыка самоменеджмента и делегирования тренер предлагает участникам написать план рабочего дня, который наступит после окончания тренинга. План составляется с учетом принципа блочности (разделения дня на три блока: начало дня, середина дня и завершение рабочего дня), а также правил позитивного начала дня, важных дел – на свежую голову, согласования совместных задач, делегирования, устранения поглотителей и др. (7, 10).

Пример плана рабочего дня приведен ниже (это структура плана, без учета специфики работы).

Организация рабочего дня

Начало дня:

· позитивное настроение утром;