· на работу – без спешки;

· начало работы в одно и то же время (если рабочий день начинается в 9:00, лучше прийти на работу в 8:50);

· перед началом рабочего просмотреть план, составленный накануне;

· начинать с важных дел – без раскачки;

· делегировать;

· согласовать свои дела с секретарем, подчиненными, коллегами;

· не забывать про важные дела, чтобы их не поглотили мелкие.

Основная часть дня:

· хорошо подготавливать свои дела;

· установить реальные сроки и удобное время;

· доводить начатые дела до конца;

· избегать незапланированных, импульсивных действий;

· соблюдать размеренный темп;

· завершить начатое дело, чтобы не адаптироваться к нему вновь;

· использовать время без помех – «закрытый час» (в спокойные периоды делайте важные дела, в суматошные – мелкие дела);

· обязательно иметь обеденный перерыв;

· контролировать время и планы в течение дня.

Завершение дня:

· закончить несделанное;

· контроль результатов дня;

· проконтролировать делегированные дела;

· составить план на следующий день;

· запланировать домашние дела и общение с близкими;

· домой – с хорошим настроением!

Перенос навыка самоменеджмента и делегирования в рабочий процесс происходит после завершения тренинга, на следующий день. Я всегда рекомендую брать на работу учебную тетрадь, в которой были сделаны записи и пометки на тренинге по тайм-менеджменту. В этом смысле учебная тетрадь выступает «якорем» для памяти слушателя.

Участник приезжает на работу, открывает рабочую тетрадь и буквально по шагу строит свой рабочий день: сначала план, потом важные дела и делегирование, потом обед и устранение поглотителей, в завершение дня – контроль сделанного и делегированного и перенос несделанного на следующий день. Важно, чтобы в течение нескольких недель навык самоменеджента тренировался каждый день на рабочем месте, тогда возникнет привычка эффективно планировать рабочее время и вовремя уходить с работы.

Для переноса навыка участник тренинга, а теперь сотрудник, может предпринять такие действия.

· Преодолевать внешние и внутренние барьеры начала дня, делегирования, «закрытого часа» и т. п.

· Научиться самодисциплине и самомотивации контроля за рабочим и жизненным временем.

· Проводить регулярны й контроль времени с помощью фотографии рабочего дня (листка по учету времени).

· Заразить кого-то из коллег или подчиненных философией тайм-менеджмента.

· Получать дополнительную информацию от тренера по возникающим вопросам (в течение периода до полутора месяцев по телефону или электронной почте).

В некоторых случаях по предложению участника тренер может приехать в офис для осуществления наблюдения за контролем рабочего времени и дополнительной консультации по переносу и внедрению навыка самоменеджмента и делегирования в реальный рабочий процесс. Такой выезд очень помогает поддержать результаты, полученные на тренинге.

Кроме того, с целью облегчения переноса навыка самоменеджмента и делегирования в конце тренинга проводится мозговая атака для формулирования корпоративного стандарта по тайм-менеджменту (см. раздел «Обучение действием»).

Визуализация на тренинге

Способы схематизации содержания дискуссий разработаны в конце прошлого века Московским методологическим кружком и в ходе Больших организационно-деятельностных игр (46). Несмотря на то что на тренинге термин «схематизация» перешел в термин «визуализация», его основная цель осталась прежней: кратко, лаконично и строго по существу отразить, зафиксировать логику дискуссии, обсуждения и решения задачи. Также цель визуализации состоит в том, чтобы транслировать сложное содержание оперативными, простыми и в то же время информационно емкими способами.

Кроме того, с помощью визуализации достигаются следующие цели.

· Организовать у слушателей единое понимание содержания обсуждения, поскольку рисунки и схемы понимаются людьми одинаковым образом.

· Зафиксировать на листах флипчарта малую историю движения обсуждения – с чего начали, что было в ходе обсуждения и к каким выводам и результатам пришли.

· Ускорить динамику обсуждения и создать многомерность дискуссии с помощью не только аудиальных коммуникаций, но и визуальных средств общения.

Все тренеры активно пользуются визуализацией, я тоже. К визуализации я отношу презентации, заранее подготовленные к тренингу, «живые», спонтанные, ситуативные схемы, которые появляются на флипчарте за несколько минут перед занятием и в ходе дискуссий на тренинге.

При всей полезности визуализаций, рисунков и схем следует стремиться к максимальной изобразительности и минимальному текстовому наполнению картинки. Иными словами, чем больше крупного рисунка и меньше мелкого текста, тем лучше! Несмотря на это условие, визуальные материалы к тренингу должны быть максимально информативными.

В качестве примеров визуализаций, заранее подготовленных к тренингам, я приведу следующие: «Лестницу менеджера», «Ромашку Assessment Center» и «Яйцо». Как примеры ситуативных схематизаций я вы брала схемы «Два вида конфликта», «Динамика конфликта» и «Уровни коммуникаций в конфликтной ситуации».

Визуализация «Лестница менеджера» (рис. 2) была разработана мной больше 10 лет назад и часто используется на тренингах «Управление персоналом», «Личная эффективность», «Мотивация персонала», «Оценка персонала» и др. На визуализации показано, как руководитель, специалист идет по ступенькам вверх, к успеху (движение вверх иллюстрируется стрелкой, возникающей на презентации не сразу, а постепенно, с мультипликационным эффектом). Лестница состоит из пяти ступеней, каждая из которых обозначена и открывается вовнутрь после клика: возраст и пол, образование и способности, опыт, индивидуальный стиль в управлении и профессии, харизма. Последовательность ступеней не случайна: чем выше ступень, тем большее значение данный фактор имеет для достижения успеха в работе руководителя и специалиста.

С такой презентацией можно работать в течение всего тренинг- дня, дополняя ее ситуативными схемами на флипчарте, возникающими по ходу обсуждений. В процессе обучения каждый фактор успеха (ступени «Лестницы менеджера») прорабатывается подробно: с раздаточным материалом, анализом кейсов, проигрыванием упражнений и деловых игр, тестированием участников, дискуссиями, рекомендациями тренера, выводами и принятием решений каждым участником относительно повышения собственной эффективности. Особенно подробно прорабатываются такие факторы, как индивидуальный стиль в управлении и профессии и харизма как фактор управления.