Создание пространства должно стоять на первом месте

Без намеренного вмешательства многие обнаружат, что наши дни полны реактивной «занятостью»: ответами на письма, согласием на любую просьбу, с которой к нам обратились, неспособностью концентрироваться и утопанием в бесконечно интересных помехах. Пересмотрите четыре типа пространства, чтобы настроиться на продуктивность, – это важная часть лидерства над собой. Каждое из них напомнит об исследовании, которое мы делали в первой части, когда создавали пространство для размышлений. Но теперь мы будем концентрироваться не на мыслях, а на делах.

Мы пытаемся обнаружить ритмы и привычки, которые правильны для вас, потому что все люди разные (мы убедились в этом в первой части). Если хорошо знать себя, можно создавать действующие планы на день и неделю, которые устраивают вас ритмом, энергозатратами, обязанностями и крайними сроками. Также интересно – и продуктивно – экспериментировать и временами примерять на себя различные образы действия. Может быть, вы не делаете регулярные перерывы. А что будет, если попробуете? Может быть, вам не требуется планировать день, но что вы почувствуете, если попробуете делать это в течение недели?

Физическое пространство

Многие работающие из дома жалуются, что им трудно доводить там дела до конца, потому что граница между рабочей и домашней обстановкой размыта. Но работать в офисе ненамного лучше: там на каждом шагу попадаются разговоры и проекты, готовые затянуть надолго. Очень легко заполнить день мелкими делами, но не сдвинуться с мертвой точки в важном проекте. Создание физического пространства не менее важно, чем создание пространства для мыслей. Большинство офисов неважно устроены, когда дело касается непосредственно работы. Открытые пространства и политика открытых дверей позволяют любому прервать вас в любой момент, и это убивает продуктивность. Может быть, у вас нет возможности перестроить рабочее место, но некоторые вещи можно учесть. Например, работайте в противошумовых наушниках в свой «час силы», слушайте фоном успокаивающие звуки. Или на несколько часов в неделю перебирайтесь в другую часть офиса, например, в специальную тихую зону, конференц-зал или даже столовую.

Также обратите внимание на мучительные совещания, результатом которых становится еще больше встреч и переговоров. Они отнимают вашу потенциальную продуктивность и создают иллюзию усердной работы. В моей практике был случай, когда мы перевели статусные совещания в приложение Zoom, позволив людям присутствовать на них лично или созваниваться по мобильникам. За пятнадцать минут удалось достичь тех же результатов, что ранее не удавалось и за час. У сотрудников сохранялась мотивация, а компания сэкономила тысячи фунтов, сохранив отношения и связи.

Генеральный директор Yahoo! Марисса Майер известна способностью проводить семьдесят микросовещаний в неделю. Подход Майер учит людей ценить ее время так же, как свое, не тратить его попусту, планировать и ясно понимать, что от нее нужно. Другие директора, которых я знаю, ставят несколько десятиминутных совещаний подряд в определенный интервал времени по утрам. Всего за несколько часов они могут связаться с двадцатью людьми, и каждому кажется, что у них были настоящие переговоры «с глазу на глаз». Подумайте, как долго и часто вы участвуете во встречах, ведь они по-настоящему влияют на ваше пространство для действий.

То же самое касается цифрового окружения. Средний работник получает более сотни электронных писем в день, и культура работы многих из нас подразумевает, что на письмо нужно ответить в течение нескольких минут или часов. И неважно, чего это будет стоить. Контролируйте это, четко обозначая (автоответчик в почте, беседа с коллегами), когда вы на связи, и вы освободите необходимое место для выполнения работы.

Немного о смартфонах и создании пространства для исполнения. Множество исследований отмечает пагубное влияние телефонов на нашу способность делать дела. Согласно опросу Open Market, 83 % миллениалов открывают текстовые сообщения в течение 90 секунд после получения. Прилив дофамина приятен, но здорово мешает сосредоточиться на сложной и/или творческой работе, требующей пристального внимания, и отнимает возможность работать по-настоящему продуктивно.

Исследование Career Builders показало, что мобильные телефоны и текстовые сообщения даже сильнее, чем электронная почта, мешают продуктивной работе. Трое из четырех работодателей сказали, что работники, отвлекаясь, теряют два и больше часа в день. 43 % сообщили как минимум о трех потерянных часах в день. Когда их попросили назвать главного убийцу продуктивности на рабочем месте (разрешалось дать больше одного ответа), 55 % назвали мобильные телефоны и сообщения, 41 % – Интернет и 39 % – сплетни. Социальные сети обвинили 37 %, беседы с коллегами – 27 %, перекуры и перекусы – также 27 %, электронную почту – 26 % и совещания – 24 %.

Мы теряем не только то время, которое проводим в телефоне. Исследование в университете штата Флорида в 2013 году обнаружило, что вероятность совершить ошибку выросла на 28 % после ответа на телефонный звонок и на 23 % после получения сообщения. «Ничего страшного, – можете подумать вы. – Я не сразу отвечаю на сообщения и на звонки». Это хорошо, но, согласно исследованию в издании «Журнал экспериментальной психологии: человеческое восприятие и трудоспособность», люди, которым только что поступило сообщение или звонок, совершают ошибки в три раза чаще, даже если они на него не ответили! Когда садитесь работать, уберите телефон с глаз долой, включите режим авиаперелета (будьте готовы к шквалу сообщений и звонков, когда вы снова включите телефон) или «не беспокоить» (в этом случае уберите телефон подальше, чтобы не отвлекаться на то и дело оживающий экран). Простая дисциплина творит с трудоспособностью чудеса.

То же самое, конечно, распространяется и на ноутбук, компьютер или планшет. Закрывайте лишние вкладки: они замедляют не только ваш браузер, но и постоянно требуют внимания. Если вместо работы вы по привычке открываете новую вкладку и нажимаете иконку Facebook, используйте приложение, которое запрещает доступ в Интернет. Одно из лучших таких приложений, Freedom, создал Фред Стуцман, когда работал над диссертацией. Freedom полностью перекрывает доступ в Интернет на восемь часов. Другие варианты, например Anti Social, SelfControl, Cold Turkey и StayFocusd, заставляют придерживаться графика, который, как мы узнаем дальше, может легко изменить и преобразить рабочий день.

Временное пространство

Продолжим разговор о создании пространства для мыслей из первой части. Создание временного пространства может казаться очень трудным, особенно если ваш календарь полон встреч и договоренностей.