Для этого очень важно планировать день. Вот семь идей, которые нужно учитывать, когда создаете и оттачиваете собственную pOS и ищете уникальный, оптимальный способ создания пространства для дел.

Первое – структурировать неделю. Об этом нужно задуматься перед тем, как планировать день. Некоторым людям нравится проводить дни одинаково. Другие предпочитают по возможности отводить разные дни под разные задачи. Неделя делится на три типа. В дни резерва перемещаются мириады мелких дел. Дни отдыха некоторые люди предпочитают проводить вдали от экранов. Третья категория – дни концентрации на крупных проектах. Примерно так я и работаю, пытаясь проводить среду в другом темпе, даже если изменение минимально. Так я делю неделю надвое и получаю стимул закончить ее на подъеме, вместо того чтобы тихо уползти в угол. А ведь так делают многие люди: «неформальная пятница» на многих рабочих местах часто касается не только свободной формы одежды. И да, мне повезло: я сам контролирую свою неделю.

Следующее – рефлексия о каждом дне. Полезный способ создавать временное пространство – это не спешить. В конце каждого рабочего дня отведите примерно десять минут, чтобы пересмотреть и обдумать, чего вы достигли, не достигли, что отложили или поручили и что нужно будет сделать завтра. Таким образом, когда сядете за стол на следующий день, вам не придется думать об этом – день уже размечен и по мере необходимости можно его корректировать. Я всегда думаю, что проще работать с чем-то, вместо того чтобы глядеть на чистый лист, особенно с утра, когда мозг еще не работает в полную силу. Конечно, кто-то предпочитает писать подобный список в начале дня. Решайте сами, что больше подходит именно вам.

Советники по тайм-менеджменту и эксперты по продуктивности настаивают, что утро – лучшее время для творчества, для того чтобы делать «крупные» куски работы, а первым делом нужно делать самое неприятное, то есть самое сложное, крупное или важное задание дня. Тогда вы разгружаете голову.

Питер Друкер сравнил это с крупными камнями, которые сложили в банку прежде, чем насыпать туда мелких камешков, песка и налить воды. Поставьте на первое место одну из этих трех вещей – мелкие задачи, быстрые действия, проверку почты – и места для крупных камней, более сложных элементов работы, которые требуют пика энергии и внимания, может уже не остаться

Исследования и мой опыт работы с клиентами предполагают, что это правда, но не для всех. Я знаю одного очень успешного начальника, который считает, что день надо начинать медленно, неспешно, поэтому он вначале делает мелкую работу, а после обеда разгребает «трудные» дела. Как всегда, каждому свое.

Четвертую идею я предлагал Тамсин – делить время на интервалы. Это способ организовать день и работу, поделив их на серию тематических интервалов. Это повседневная версия недельного подхода, который я описал выше.

Мы можем концентрироваться на работе с высоким уровнем креативности, внимания и точности в промежутке от 20 до 90 минут.

Работа двадцатиминутными блоками известна как техника Помодоро. Это очень популярная стратегия тайм-менеджмента, где вы заводите таймер на двадцать минут, работаете над одной вещью это время, а затем делаете перерыв на пять минут, прежде чем вернуться к ней. Это значит, что каждый проработанный час вы делаете перерыв на десять минут (примерно как 50-минутный час на приеме у терапевта). Некоторым людям двадцати минут недостаточно, и они предпочитают работать по полчаса, сорок пять минут или даже дольше, прежде чем сделать перерыв. Самое долгое время для работы над задачей, которое рекомендуют, – это полтора часа, но я знаю людей, которые погружаются в работу и выныривают, только когда уже весь день пролетел. Как всегда, найдите, что лучше подходит вам, но не бойтесь экспериментировать.

Очень важно менять темп. Работа по интервалам помогает смотреть на день как на серию коротких спринтов, а не на марафон, но – как и в спорте – большинство справляется с последним лучше, чем с первым.

Чему это учит нас? Поработайте интенсивно, потом сделайте перерыв и отдохните. Трудитесь весь день без отдыха, и вы не справитесь с поставленными задачами. Вас опередит коллега, который работает короткими интенсивными подходами и делает регулярные перерывы в промежутке. Вопрос не о том, кем лучше быть – черепахой или зайцем, как в басне. Нужно найти способ быть иногда одним, а иногда другим.

Кроме того, интервальный подход включает группировку однотипных заданий вместе и решения их разом. Эта техника сокращает количество работы, которую нужно сделать мозгу, когда он переключается между делами. Вместо того чтобы разбираться с одной квитанцией, затем читать один отчет, затем отвечать на одно голосовое сообщение, копите задачи из одной категории и решайте их вместе.

Последняя идея, помогающая создать пространство для исполнения, включает в себя разбивку дел на части. Иногда задачи представляют собой целые проекты. Если вам вдруг не хочется делать дело и вы изо всех сил тянете время, попытайтесь разбить его на более мелкие компоненты. Иногда хочется думать, что на выполнение дел требуется множество часов, а этого времени никогда нет. Разбейте проект на небольшие задания, и у вас появится пространство для работы над каждым по отдельности.

Личный пример

Если у меня обычный день в офисе, я вначале делаю письменную работу (отчеты об оценках, предложения и т. д.), затем приступаю к другим задачам (встречи, административная работа и т. д.). К вечеру у меня обычно возникает мини-всплеск энергии, когда я могу сделать два-три более мелких, но все еще важных элемента работы (подробный ответ на письмо, просмотр документа и т. д.). Моя концентрация начнет истекать через девяносто минут, и тогда я делаю перерыв или хотя бы меняю деятельность. Даже пятиминутная растяжка или ходьба может помочь.

Конечно, очень важно создать пространство, чтобы сделать идеальный график вашим рабочим графиком. Смело делите ежедневник на блоки и говорите «нет» или хотя бы твердо откладывайте на потом просьбы, которые не умещаются в план. Исключения будут, но ваша цель – свести их к минимуму. Если я не работаю с клиентами, мой типичный день выглядит так: