14. Вовлечение руководителей и сотрудников подразделений в работу по описанию и стандартизации деятельности организации.

15. Развитие культуры процессного управления у сотрудников.

Любой сотрудник вполне способен описать несложный процесс. Однако полученная схема будет лишь в некоторой степени отражать реальность. Можно долго спорить о преимуществах той или иной нотации (методики) для описания данного процесса. Но с точки зрения моделирования процессов в масштабах компании эти вопросы и споры будут несущественны. Выбор нотации, как и другие частные вопросы, не определяет успех работы по описанию и регламентации процессов организации в целом. Эту задачу можно решить только в случае системного, комплексного подхода, учитывающего множество различных факторов.

Рассмотрим основные аспекты, которые должны знать и учитывать руководители при построении в организации системы работы по описанию (моделированию) бизнес-процессов.

Прежде всего необходимо четко определить цели описания процессов. Нечеткость или неадекватность целей приведет к некорректному выбору средств их достижения. В результате деньги и время организации будут потрачены впустую.

Цели описания процессов должны быть четко сформулированы в проектном документе. Возможными целями описания могут быть:

• анализ и последующая оптимизация процессов;

• разработка регламентирующих документов;

• подготовка к автоматизации процессов;

• прочее.

В 2011 году компания BPTrends провела исследования в области моделирования бизнес-процессов. Респондентами стали представители почти 16 000 зарегистрированных участников сообщества BPTrends и посетители соответствующего сайта (Северная Америка – 36 %, Европа – 32 % и т. д.). Поскольку деятельность BPTrends охватывает весь диапазон вопросов, составляющих часть понятия «бизнес-процесс», к исследованию были привлечены управленцы и практики, заинтересованные в комплексном подходе к процессному управлению.

В исследовании BPTrends приводится интересная диаграмма, представленная на рис. 4.2.1. По сути, на ней показаны цели моделирования (описания) бизнес-процессов.

Рис. 4.2.1. Как вы используете моделирование бизнес-процессов?

На первом месте (81 %) стоит пункт «Вместе с реинжинирингом и совершенствованием процессов». Это означает, что около 81 % компаний используют моделирование как средство для описания, анализа и оптимизации бизнес-процессов.

На втором месте – пункт «Для передачи информации о процессе». Иными словами, это использование описания процессов для последующей регламентации, размещения информации о процессах на портале организации и т. п.

Руководителям нужно определиться с требованиями к описанию процессов, в том числе выбрать нотации для создания моделей. Следует выявить внутренних потребителей и понять их запросы. Например, руководителям подразделений нужно будет использовать описания процессов для формирования регламентирующих документов. Департамент по работе с персоналом заинтересован в выгрузке из системы моделирования должностных инструкций. Важно понимать, что описание процесса в среде моделирования содержит гораздо больше информации, чем показано на его графической схеме (независимо от нотации). Но именно эта информация необходима при регламентации, формировании отчетов и т. д.

При выборе нотации полезно обратить внимание на следующее. Если описание процессов делается для создания регламентирующих документов, то схемы процессов должны быть просты и интуитивно понятны сотрудникам организации, информативны при минимальном наборе используемых графических символов. Нет смысла усложнять графическое представление – полезную информацию вполне можно вывести в нормативно-методические документы в виде таблиц и текста. Выбранная нотация должна быть понятна большинству сотрудников без специального обучения и длительного освоения. Конечно, можно заставить людей описывать процессы в любых нотациях (например, в UML[83]) при помощи совершенно разных средств моделирования, но затраты на внедрение таких нотаций/систем обычно значительны. Чрезмерно сложная нотация и средство моделирования сделают методы процессного управления доступными для узкого круга профессионалов из отдела организационного развития или IT-отдела, а преимущества процессного подхода не будут реализованы в полной мере.

Замечу, что если предполагается описывать процессы исключительно в целях последующей автоматизации, то лучше всего использовать нотацию BPMN[84] 2.0.

Сформулируем простые критерии для выбора нотации моделирования процессов на операционном уровне:

• в нотации представлен минимально необходимый набор графических элементов для описания процессов типа Work Flow (поток работ);