Управление ежедневником

Я не знаю, относитесь ли вы к ведению ежедневника как к военной операции или же у вас его вообще нет. Моя жизнь была бы полным провалом без хорошо организованного ежедневника. После десяти лет и множества личных помощников, которые уволились, не в силах совладать с моим хаотичным расписанием, я понял следующее:

1) очищайте свой ежедневник и переделывайте его;

2) сделайте свой ежедневник доступным для важных вам людей;

3) синхронизируйте свой ежедневник на всех ваших электронных устройствах;

4) заранее зарезервируйте время на самые важные дела на год вперед;

5) отводите под самые важные дела те периоды дня, когда вы наиболее продуктивны;

6) используйте функции повтора и уведомления;

7) планируя встречи, указывайте детали;

8) актуализируйте и переделывайте свой ежедневник каждый год.

Давайте рассмотрим эти пункты подробнее.

Очищайте свой ежедневник и переделывайте его. Обычно после года постоянного использования ежедневник начинает походить на карту лондонского метро. По крайней мере раз в год, в идеале когда весь остальной мир отдыхает (в августе или декабре), вам следует проводить полную очистку ежедневника. Для этого вам нужно проверить все повторяющиеся события и удалить все прошедшие или потерявшие актуальность. Проделать такую работу придется со всеми устройствами, так как отдельные записи могут остаться только на некоторых из них (например, быть на компьютере, но отсутствовать на телефоне или быть в вашем ежедневнике, но не в ежедневнике вашего личного помощника).

Сядьте со своим спутником жизни и убедитесь, что расписание соответствует вашим семейным планам и не ущемляет их. Сделайте это тогда, когда будете уточнять свое видение и устанавливать цели. Сверьтесь со своим видением и зонами основных результатов. Определите, в какие моменты общение с близкими людьми важнее, где вы можете совместить призвание и отдых и что вам нужно начать делать, перестать и продолжить.

Сделайте свой ежедневник доступным для важных вам людей. Удостоверьтесь, что ваш ежедневник всегда у вас под рукой дома, на работе, на вашем компьютере и мобильном устройстве. Проследите, чтобы все значимые в вашей жизни люди, такие как личный помощник, партнер по бизнесу, ключевые менеджеры и ваш спутник жизни, имели к нему доступ. Если при фразе «синхронизация на разных устройствах» вам становится дурно, попросите помочь знакомого «технаря». Как только ваш ежедневник будет синхронизирован и доступен нужным людям, они перестанут посягать на то время, которое у вас уже занято, а если вы им для чего-то понадобитесь, они смогут зарезервировать какие-нибудь ячейки, но только не те, что помечены ярлыком «Не удалять!». Они выучат ваши привычки и ежедневные ритуалы и подсознательно начнут понимать, когда вас лучше не беспокоить.

Синхронизируйте свой ежедневник на всех ваших электронных устройствах. Убедитесь, что вы можете легко и быстро получить к нему доступ на всех устройствах, которые вы используете, включая телефон, ноутбук, домашний компьютер, рабочий компьютер и iPad.

Заранее зарезервируйте время на самые важные дела на год вперед. Это, пожалуй, самая ответственная часть вашего управления ежедневником (то есть жизнью). Всё, что относится к ВЦЗЗК, должно планироваться в первую очередь — и по крайней мере на год вперед. Сюда должны входить не только работа, но и семейная и общественная жизнь, если они у вас пока разделены. Сядьте со своим партнером, зарезервируйте повторяющиеся ячейки времени без срока давности и к каждой добавьте примечание «Не удалять!».

Эти ячейки должны занимать события высокой важности или ваши самые любимые вещи, например:

• отпуск (можете ли вы совместить призвание и отдых?);

• дни свиданий / вечера дома / время с семьей / походы в кино;

• поездки, экскурсии и школьные мероприятия;

• работа над видением и стратегией, планирование;

• мероприятия, связанные со здоровьем, посещение спортзала, а также ваши главные увлечения;

• встречи с ключевыми сотрудниками;

• дела, относящиеся к ЗОР высокого уровня;

• передача дел другим людям;

• обучение и самосовершенствование;

• работа с КПЭ и отчетами.

Если вы запланируете все эти задания по крайней мере на год вперед и поставите их повторение каждую неделю, месяц или год, тогда все прочие дела придется распределять по оставшемуся времени. Если же вы этого не сделаете, вашу жизнь заполнят рутина и «текучка»; у вас не останется времени ни на что из вышеперечисленного — и тогда вас ждут перегруженность, замешательство и неудовлетворенность. Этот прием, возможно, один из наиболее эффективных примеров использования принципа рычага. Он высвобождает много времени быстрее и надежнее всего.

Отводите под самые важные дела те периоды дня, когда вы наиболее продуктивны. Понаблюдайте за своей энергией в течение дня и за циклами подъема и спада производительности. Когда вы наиболее продуктивны, когда находитесь в потоковом состоянии? Когда на вас находит сонливость и сколько она длится? Когда вам хочется побыть одному? Когда тянет к людям? Когда вы предпочитаете работать, а когда — развлекаться? Когда к вам приходит вдохновение?

Я изучал энергетические циклы разных людей. Некоторые говорят, что лучше вставать очень рано, другим нравится работать допоздна. Кто-то говорит, что в середине дня лучше поспать. Кто-то — что обед должен быть легким. Одним нужно восемь часов сна, другим достаточно пяти. Где здесь правда?

Правда — это то, что работает в вашем случае, что основано на ваших привычках.

Проблема состоит в том, что многие люди недостаточно хорошо себя знают, чтобы связать свои энергетические циклы с управлением временем и жизнью. В течение следующих двух недель ведите «энергетический журнал». Можете просто создать текстовый файл и отмечать каждый час, что вы делали, когда работали и отдыхали и как себя при этом чувствовали. Пишите, когда вы были в ударе, когда вам пришлось нелегко, когда вы чувствовали себя по-настоящему продуктивным. Вы получите исчерпывающее представление о своих ежедневных циклах и сможете легко увеличить результативность, если будете строить планы в соответствии с ними.

Самые важные дела привязывайте к моментам, когда вы «в потоке». Любую рутину и всё, что не представляет важности или срочности, планируйте на периоды спада энергии. Работать над зонами основных результатов (ЗОР) и задачами, приносящими доход (ЗПД), лучше тогда, когда вам никто не мешает. Отпуск тоже лучше планировать заранее, на время школьных каникул или на месяцы, когда вы хуже всего себя чувствуете. Ешьте, когда проголодаетесь, а не потому, что все обедают с 12:00 до 13:00.

Теперь вы можете жить по собственным стандартам, которые лучше всего работают для вас. Вы больше не будете чувствовать вину и оглядываться на других. Вам больше не придется изыскивать силы на выполнение важных задач. Вы начнете добиваться большего за меньшее время и станете по-настоящему независимым человеком.