На основании заранее полученных сведений: какие фотографии партнеру важно получить (общий план, застройка, активности, гости на стенде, персонал, промопродукция) – вы собираете для него фотографии. Передавать их удобнее всего через облачные сервисы, где вы для каждого партнера создаете отдельную папку (а также папку, доступ к просмотру которой получают все партнеры, – в ней полный фотоотчет о событии, отчетные ролики, видео с отзывами участников, пострелизы). В папке, помимо фотографий, вы собираете:

• видео (если это было оговорено и включено в партнерский пакет);

• отзывы участников;

• скриншоты с упоминанием партнера или его активностей в соцсетях, блогах, рассылках (их сбором в течение всего мероприятия и еще 1–2 недели после занимается кто-то из команды организатора, так как это очень важный момент и упустить его нельзя. Отзывы, появившиеся уже после того, как вы отдали основной отчет, можно догружать в папку по мере их появления – и это еще одно проявление вашей заботы и того, что вы не теряете партнера из поля зрения даже после окончания события).

Представлять отчет можно как в своем привычном формате, так и в форме, удобной партнеру (нужно запросить ее у него заранее). Помните, что представитель партнера на всем протяжении вашей коммуникации может быть не очень оперативен и, помимо вас, вовлечен в десятки других проектов, поэтому все, что вам нужно, запросите заранее, а не тогда, когда ваше событие закончилось. Зачастую его приоритет в глазах партнера сразу снижается, потому что есть более срочная текущая работа. На это не нужно обижаться, но обязательно надо учитывать.

Вместе с отчетом, загруженным в «облако», напишите партнеру благодарственное письмо. Оно не должно быть формальной отпиской или копипастом, разосланным всем партнерам: уделите максимум внимания нюансам пребывания партнера на площадке, соберите то, что, с вашей точки зрения, удалось лучше всего, спросите о недочетах, о преимуществах. Данным письмом вы показываете, как важно и ценно вам было это сотрудничество. Приложите все усилия, чтобы получить от партнера обратную связь. Вы хорошо видите свою сторону медали, но не менее важно знать, как прошло событие для партнера, все ли было удобно, понятно, эффективно, продуктивно. Что на вашей стороне он рекомендует доработать, какие у него есть идеи по усилению вашего события – в том числе, вероятно, и с его помощью. Никогда не считайте себя все знающим, все умеющим и всемогущим. Учиться собирать обратную связь и – в том числе на ее основании – становиться лучше важно всегда.

Кроме того, имеет смысл назначить встречу с партнером после мероприятия, чтобы вместе проанализировать результаты и, вероятно, наметить вектор дальнейшего сотрудничества. Как показывает практика, далеко не все партнеры понимают смысл этой встречи, считая ее лишней и не планируя партнерские интеграции вдолгую, хотя бы на год. Но со своей стороны вы хотите принести максимум пользы данному сотрудничеству, поэтому инициировать такие встречи стоит.

Сразу после того как все закончилось, на ретроспективном сборе команды по проекту запросите обратную связь от коллег по каждому партнеру. Вы не можете быть в курсе всего, присутствовать везде и все успевать. Что-то точно прошло мимо вас, и это может быть важным элементом в вашей картине события. Собирайте любые мнения, факты, цифры и наблюдения. Из них вы сможете сложить более полную картину пребывания партнера на событии, а также сформировать идеи и предложения на будущее (как для этого партнера, так и для других).

Пара слов о том, как общаться с партнерами между событиями:

• поддерживайте отношения после мероприятия (поздравляйте с государственными праздниками, также будет уместным поздравить своего менеджера с днем рождения. Но ни в коем случае не переходите границу, чтобы не скатиться в навязчивость. Если вы не дружите, то не стоит писать раз в неделю, особенно если, по сути, сказать нечего);

• соберите базу инфоповодов, которые будут являться достойным основанием, чтобы написать партнеру поздравление или просто приятные слова. С Днем семьи, любви и верности вряд ли стоит поздравлять, но знать дату рождения компании, в которой трудится ваше контактное лицо, важно и поздравить с этим праздником будет уместно;

• периодически напоминайте о себе – присылайте рассылку о том, какие проекты вы планируете и запускаете, если есть идеи по интеграции партнера в события – пишите об этом;

• если по какой-то причине на событии или сразу после него вам не удалось обменяться полными пакетами документов, найдите возможность передать партнеру все, что у него должно быть, и заберите свои экземпляры. Порядок в документообороте также пойдет вам в плюс и даже через три года избавит от головной боли в случае, к примеру, банкротства партнера и хаоса в его документах.

Вместо заключения

Эта книга – база, основа. Удочка, которая понадобится всем, кто хочет лучше разобраться в направлении работы с партнерами для событий. Важно помнить, что ни одно решение не будет работать постоянно, ни одна интеграция не будет равно эффективной для разных событий, в разных регионах и с разной ЦА.

Постоянное улучшение события, внимание к деталям, погруженность в процесс и готовность превосходить ожидания партнеров за счет максимальной эффективности совместной работы – киты, на которых будет стоять ваше успешное сотрудничество.

Удачи!Бонус. Партнерство для онлайн-событий

Когда эта книга уже была сверстана и отправлялась в путь в сторону типографии – жизнь в офлайне замерла. Коронавирус, экономический кризис и ряд других событий отложили на некоторое время выход издания в свет, но в то же время дали возможность написать эту главу – о том, чем отличается партнерство для событий в онлайне, какие форматы и опции доступны, как работать с партнерами во времена турбулентности и коротких сроков.

В первые же месяцы после того, как все офлайн-события были отменены или перенесены, мы провели целый ряд онлайн-конференций, на которых тестировали гипотезы, интегрировали партнеров, получали обратную связь, придумывали эффективные варианты взаимодействия.

Какие основные тенденции и проблемы в нише спонсорства и партнерства событий мы обнаружили в процессе перехода в онлайн? Постараюсь все тезисно охватить.

• Все события переведены в онлайн. Привычные схемы рухнули, индустрия временно оказалась полностью парализованной. Когда стало понятно, что все происходящее – не на 2–3 недели, а надолго, все стали переписывать правила игры и учиться жить в новых реалиях.

• Многие события оказались перенесены/отменены. Это нарушило планы организаторов, это ударило по тем договоренностям, которые уже были достигнуты. Многие организаторы и партнеры получили негативный опыт, невозврат денег, отсрочки платежей, некорректное поведение игроков рынка. Последствия будут сказываться на рынке еще не один год.

• Невозможно прогнозировать срок недоступности офлайна. На момент написания этой главы (конец апреля 2020 года) карантин не снят, срок самоизоляции не определен, возможности возвращения в офлайн не обсуждаются. То есть то, что казалось временным и несерьезным, требует все больше внимания и новых решений.