даться с остальными позициями списка, начиная с первоочередных

адач.

Один из моих знакомых применяет для разных строк списка разно-1>|?шые маркеры, используя черный для обычных позиций и красный — имеющих первостепенную важность. Опытным путем я установил,

^ ддя людей, испытывающих трудности в работе с приоритетами, по. использовать один лист бумаги для перво- и второстепенных за-tm. а другой — для многочисленных работ третьестепенной важности.

1рн згом первый лист держат поверх списка третьеразрядных работ, и аждый Раз» когда поднимают его, чтобы сделать менее важную работу, то понимают, что используют свое время далеко не лучшим образом.

Пункты списка «Что надо сделать» могут быть оформлены несколь-дми разными способами. Один из вариантов носит функциональный характер: встретиться, позвонить по телефону, проследить, подумать о чем-то, решить, продиктовать. А можно группировать разные действия воедино на основе содержательного подобия работ (все по поводу загряз-яения вод), близкого местоположения (несколько клиентов в одном районе) или привязки работ к одному и тому же лицу (серия вопросов, по которым нужно выяснить мнение начальника). В вашем списке «Что надо делать» один-единственный пункт может служить представлением целой группы работ (разобрать бумаги в папке «Входящие», раздать поручения и т. д.).

Теперь следуйте по своему списку, выполняя намеченное. В отдельные дни вы сможете довести до конца абсолютно все позиции из своего списка, но более вероятно, что сделать это не удастся. Если вы выполняете дела в порядке I, 2, з, то иногда может получиться даже так, что вы не шнчите дела с первым уровнем приоритетности. В другие дни вы успеете сделать все перво- и второстепенные задания, а еще когда-нибудь добавите к ним и некоторые из числа третьестепенных. Но достигнуть мнцасписка «Что надо сделать» удается редко. И цель состоит вовсе не в Доведении указанного списка до конца, а в наилучшем использовании своего времени. Если вы обнаруживаете, что невыполненными остаются ЭДько второ- и третьеразрядные работы, бросьте свежий взгляд на свои возможные действия и добавьте к заве тному списку пункты такого типа,

как пересмотр системы хранения и архивирования документов с ускорения поиска, завершить чтение «Войны и мира» или выбор подходящего подарка ко дню рождения вашей тети — все те на самом деле первоочередные задачи, которые сидели где-то в задних рядах вашего разума, но по тем или иным причинам не выходили на авансцену и не попадали в исходный вариант списка. Зато сегодня возникло небольшое количество дополнительного времени, и к ним можно приступить.

Многие служащие, домохозяйки и квалифицированные специалисты-профессионалы приходили на мои семинары, поскольку чувствовали потребность «организоваться». Несколько месяцев спустя большинство из них сообщили, что чувствуют себя намного более организованными, — просто потому, что теперь они регулярно составляют список «Что надо сделать» и расставляют приоритеты. Например, одна медсестра крупной больницы воспользовалась и в своей частной жизни подходом на базе составления списка работ и указания их приоритетов, пошутив так после того, как она увидела, насколько хорошие результаты это дает в том большом учреждении, где она трудилась. Ведь эффективное использование времени одинаково важно и на работе, и вне ее. Разумеется, у вас нет желания превращать свое нерабочее время в нечто подобное службе, но в новой ситуации, обзаведясь указанным перечнем, вы сможете расслабиться душой и телом даже в большей степени, чем прежде, если те дела, которые вы должны совершить, будут организованы при помощи списка «Что надо сделать», после чего они станут выполняться гораздо быстрее.

Если изобилие мелких дел является для вас проблемой, то список необходимых работ, упорядоченный по приоритетам, дает особенно много, ибо он обеспечивает вам безопасность, поскольку вы знаете, что ничего не пропущено, у вас подтверждена приоритетность всех ваших действительно важных дел, есть стимул и возможность вычеркнуть те пункты, в выполнении которых вы не особо нуждаетесь, и имеется резервуар, откуда вы можете черпать очередные действия, подлежащие реализации вслед за теми, которые уже выполнены.

Когда вы станете делать больше первоочередных и меньше третьестепенных работ, иерархия ваших достижений изменится. Вы сможете разбить ваш прежний набор задач первой очереди на новые классы с приоритетами 1 и 2, понизить статус прежних работ второй очереди до третьестепенных, а большинство старых работ с самой низкой приоритетностью вообще исключить из своего списка.

Скажем, год назад посещение Дня родителей, проводимого в школе у ^ией дочери, было оценено вами как дело с приоритетом 1. Но теперь 9ы параллельно с основной работой занялись дизайном модной одежды,

,1 ваша дочь понимает, насколько вы заняты и какое большое удо-юяьсгвие вы получаете от своего нового бизнеса, так что теперь вы не пойдете на День родителей, разве что в ваших делах наступит некоторый перерыв. В прошлом году вы лично проявляли внимание к каждой мело-чй в процессе ежегодной инвентаризации у себя на фирме. К счастью, в <оде ее выполнения вы вели запись необходимых действий, так что в текущем году, имея такое, можно сказать, справочное руководство, прошлогодняя работа первоочередного характера (требовалось выяснить, что и как надо делать) стала уже третьестепенной — она требует лишь рутинного следования инструкции. Теперь вы можете передоверить ежегодную инвентаризацию человеку, работающему со складскими запа-йми, и использовать свое время с целью посодействовать лучшему распространению и продаже ваших товаров.

Торговый агент, который непрерывно пересматривает состав своей клиентской базы, обнаружил, что его прошлогодний клиент из класса 1 - такие покупали у него за год на юо долларов — в этом году перебрался в класс 3. А клиент из класса 1 теперь совершает за год покупки в размере 500 и более долларов; класс 2 у него сейчас ограничивается ежегодными приобретениями в размере не менее чем 250 долларов. Он модернизировал свой бизнес тем, что добросовестно концентрировался на клиентах первого класса. Агент тратил все больше времени на тех. кто купил у него на сумму свыше юо долларов, поэтому отнес тех, кто ежегодно тратил на покутши меньше юо долларов, к нижнему, третьему классу. Чтобы поощрять такую постоянную модернизацию, он каждую неделю просматривал свои файлы клиентуры и выбрасывал по крайней мере одного потенциального или реального клиента с низкими долларовыми показателями. Судя по моему опыту-, большинство торговых агентов могли бы извлечь для себя существенную выгоду, периодически вычеркивая 20процентов своих клиентов, — но не