Руководящие принципы работы за столом

Если вы нашли в себе силы и проделали столь неприятную работу, как реорганизация своего письменного стола, то тем самым сделали гигантский шаг к превращению своего рабочего места в гораздо более эффективный инструмент. Некоторые находят полезным повторять реорганизацию письменного стола каждые шесть месяцев. Далее я привожу руководящие принципы, которые предназначены для дальнейшего повышения эффективности вашей работы за письменным столом путем уменьшения беспорядка и хаоса.

1. В каждый момент времени имейте у себя на столе только один про-е1сг - в данную минуту он должен быть вашим главным приоритетом.

2. Пока вы не готовы работать с какими-то документами, держите их Неугодно, но только не на своем письменном столе. Лучше хранить их в ^ртотечных шкафах или в ящиках стола, но в любом случае держите их вне поля зрения.

3- Не позволяйте более легким или более привлекательным задач уводить вас в сторону. Вы должны заниматься исключительно т первостепенной важности и не бросать его, пока оно не будет закончено

4. Когда вы завершите какой-то проект, переложите все связанныес ним документы в корзину исходящих бумаг и отправьте их дальше п0 маршруту исполнения. Затем проверьте свои приоритеты и перейдите, следующей позиции.

5. Если у вас есть секретарь, то он или она могут помогать вам поддерживать порядок на письменном столе и позаботиться о том, чтобы в начале каждого рабочего дня на столе вас ждали только задания первостепенной важности.

Как я уже отмечал, это не более чем руководящие принципы, и они могут оказаться не совсем подходящими для вас. Создавать некий фетиш из чистого письменного стола не нужно, чистый стол никак не сделай работу за вас, а для некоторых он становится всего лишь очередным средством отвлечения от эффективного выполнения работы. Самостоятельно выберите стиль, который лучше всего подходит вам лично, в определяйте цели, подлежащие выполнению, но будьте честным с самим собой. Немногие из нас работают хорошо, сидя за страшно загроможденным и абсолютно неорганизованным письменным столом.

Концентрация в любой ее форме — это воистину удивительное явление. Будучи шестилетним пацаном, я испытал потрясение, когда один из моих друзей зажег кусок бумаги, сконцентрировав на нем солнечные лучи с помощью увеличительного стекла. Наши время и энергия напоминают солнечные лучи. Мы преуспеем в дост ижении того, что хотим получить от жизни, ровно в той степени, в какой сможем сфокусировать, сконцентрировать свои усилия. Способность концентрироваться позволила многим людям со скромными способностями достигнуть таких неимоверных высот успеха, которые часто ускользали от гениев.

Думайте с карандашом в руке

Когда вы записываете свои идеи на бумагу, то автоматически сосредоточиваете на них максимум внимании. Лишь немногие люди, если та-

кле вообще имеются, способны записывать на бумаге одну мысль и в то самое время обдумывать другую. Таким образом, карандаш и бумага являются превосходными инструментами концентрации.

Всякий раз, когда вам надлежит сконцентрироваться, возьмите за правило думать с карандашом в руке. По мере того как вас будут посещать идеи, кратко записывайте их, ведь в процессе фиксации своих идей на бумаге вы будете автоматически продумывать их гораздо тщательнее н прояснять для себя многие аспекты. Вскоре перед вами окажется целый перечень мыслей, нуждающихся в глубоком рассмотрении. Теперь намного более вероятно, что вы сможете увидеть, какие из этих идей иррациональны, ошибочны или конфликтуют между собой, чем если бы вы стали рассматривать их все сразу.

Используйте свое рабочее место исключительно для работы

Все мы рабы привычек, и значительные проявления нашего поведения определяются весьма малым объемом мышления или вообще полным отсутствием мыслей. Мы учимся привязывать некоторое поведение к конкретной ситуации или внешнему окружению. Если мы не постараемся изо всех сил выковать у себя хорошие привычки в той сфере нашей жизни, которая называется работой или рабочим местом, то у нас могут появиться и расцвести пышным цветом всяческие непродуктивные привычки, которые будут отнимать все наше время и энергию.

Один из методов улучшения способности концентрироваться состоит в том, чтобы зарезервировать рабочее место только для одного дела, а именно для работы. Например, если вы работаете в офисе за письменным столом, то не делайте за этим столом ничего такого, что не связано с работой, с вашей непосредственной трудовой деятельностью. Скажем, если к вам заглянул гость с целью поболтать, встаньте из-за стола и отойдите поговорить куда-нибудь подальше. Если вы позволите себе общаться, сидя за рабочим столом, то станете ассоциировать свое рабочее место не только с работой!. Когда вы устраиваете себе перерыв, опять-гаки встаньте из-за стола, за которым работаете. Пересядьте в другое мест или перейдите в другое помещение. Если вы выработаете у себя привычку использовать какой-то пункт исключительно как место, предназначен Для работы, то, когда придет время работать, вы намного быстрее переключитесь на лето.

Умейте конструктивно притормозить и остановиться

Один из ключей к овладению искусством не отвлекаться от решещ,-поставленной задачи и постоянно заниматься ею состоит в умении понять, как и когда следует притормозить или даже отступить. Слепая на стойчивость, неослабное упорство характерны для дураков. Они означают, что в работу вкладывают больше труда, чем ума и сообразительности

Когда вы сами обнаруживаете, что оказались в состоянии психологической блокады и не можете заниматься решением проблемы, сделайте тактическое отступление. Если в таком состоянии насильственно подталкивать себя вперед, это приведет только к путанице, замешательству и разочарованию в собственных способностях. Возможно, вам необходимо получить больше исходных данных о стоящей перед вами задаче или требуется больше времени, чтобы переварить, усвоить и интегрировать имеющуюся информацию.

Когда вы вынуждены на время оторваться от работы, которая, что называется, «не идет», есть несколько действий, которые вы можете предпринять, чтобы потом, когда возобновите ее, ваш труд стал более приятным и производительным.

1. Пытайтесь закончить свою работу на высокой ноте. Если вы заканчиваете работу в минуту удовлетворенности собой, то будете в большей мере думать об этой работе как о благодарном занятии, и у вас будет сильнее стремление вернуться к ней.

2. Старайтесь останавливаться в той точке, которую сами воспринимаете как достижение, пусть даже маленькое.

3. Если вы бросаете работу в ситуации, где вам мешали и ставили палки в колеса какие-либо обстоятельства, то