2. В начале письма поприветствуйте адресата, например: «Добрый день, уважаемые коллеги!»

3. Основную часть письма начните с упоминания ваших предыдущих обсуждений, договорённостей и т. п. Например: «В продолжение нашего телефонного разговора…» или «В дополнение к теме…»

4. Наиболее важную информацию излагайте в первом абзаце. Это важно для того, чтобы получатель сразу вникнул в суть вашего послания.

5. Ограничивайте длину абзацев и предложений, чтобы ваше письмо было легко читать. В английском языке есть даже золотое правило шестнадцати слов. Оно гласит: «Каждое предложение, написанное вами, должно быть длиною не больше шестнадцати слов». Том Питерс пишет об этом же в книге «Человек-бренд» и рекомендует все свои мысли описывать не более чем в двух предложениях, состоящих в сумме из тридцати пяти слов.

6. В заключительной части письма укажите ваши просьбы или пожелания относительно дальнейшего развития событий.

Например: «Более подробно Вы можете ознакомиться с данной темой, открыв файл во вложении…», «Буду рад получить от Вас обратную связь…», «Пожалуйста, держите данный вопрос под контролем…»

7. В конце обязательно пожелайте адресату успехов или каких-либо достижений согласно текущей ситуации и затем поставьте подпись. Её, как правило, предваряют слова «С уважением…» или «С наилучшими пожеланиями…», далее следуют ваша фамилия и имя, должность, адрес электронной почты и номер контактного телефона. Здесь же можно указать название вашей компании и контактные данные офиса.

В качестве примеров приведу свою корпоративную переписку с медицинскими представителями. Я выбрал несколько писем по темам совместных визитов, собраний, рейтинга и т. д.

Письма о предстоящих совместных визитах

Тема: совместные визиты 9.10.12

Алекс, добрый день!

В продолжение нашего телефонного разговора сообщаю о предстоящих совместных визитах, которые состоятся завтра, 09.10.12, в клинике глазных болезней по адресу: 77, Уорт-Стрит. Встречаемся у аптечного пункта в 9:00.

Алекс, обрати внимание на зоны роста и комментарии с прошлых визитов.

Желаю продуктивного настроя на предстоящие визиты!

С уважением, Девин Спотл,

отдел по продвижению безрецептурных препаратов

tel: (877) 612-74539

e-mail: [email protected]

Письма об итогах совместных визитов

Тема: итоги совместных визитов 9.10.12

Алекс, добрый вечер!

По итогам работы 9 октября высылаю свои комментарии и дальнейший план действий.

Мы продуктивно потрудились на совместных визитах. Отмечаю наличие у тебя базовых навыков работы с клиентами, однако нельзя не отметить ряд существенных недостатков в работе.

1. Отсутствие знаний критериев категоризации. Как следствие, совершаются визиты к клиентам с низким потенциалом.

2. Недостаток навыков постановки цели. Отмечу, что цель необходимо ставить по критериям SMART на основе профиля пациента!

3. Использование фраз, не отражающих цели визита: «Хочу показать вам нашу презентацию» или «Наш препарат очень хороший». Одна из подходящих формулировок в данном случае: «Я могу вам предложить лучшее решение…»

4. Указание приблизительной цены препарата: «3–5 долларов за упаковку нашего препарата». Представитель должен знать точную цену продвигаемого продукта.

5. Незнание приоритетов по брендам на визите к клиентам.

Также я отметил отсутствие плана визитов на рабочую неделю 8–12 октября 2012 года.

В связи с неготовностью к работе мы прервали совместные визиты и акцентировали внимание на острых недочётах.

В ходе внеочередного устного контроля знаний мы обнаружили, что инструкции продвигаемых продуктов также требуют пристального внимания.

Мы проговорили дальнейшие шаги по устранению недочётов. Я отметил твою мотивацию и стойкость перед лицом возникших трудностей. Уверен, что ты справишься с текущим снижением работоспособности, и это только закалит тебя как профессионала!

Пожалуйста, подготовь план действий по устранению всех перечисленных недочётов и пришли его мне. Крайний срок – среда, 10 октября 2012 года, 18:00. План должен состоять из конкретных шагов (привожу пример):

1. Устранить пробелы в знаниях инструкций к продвигаемым брендам – до 19.10, 21:00.

2. Заучить вопросы, связанные с категоризацией клиентов: к кому совершать визиты, к кому нет, – до 20.10, 20:00.

3. Подготовить и отрепетировать подстрочник к презентациям – до 21.10, 20:00.

И так далее.

С наилучшими пожеланиями, Девин Спотл,

отдел по продвижению безрецептурных препаратов

tel: (877) 612-74539

e-mail: [email protected]

Тема: совместные визиты 11.10.12

Линда, добрый день!

В продолжение нашей работы на совместных визитах высылаю обратную связь!

Приятно отметить, что тебе удалось значительно улучшить структуру комментариев к визитам. Все по пунктам 1, 2, 3!

Ты хорошо справляешься с самоанализом по итогам встречи с клиентом: адекватно оцениваешь свои сильные и слабые стороны, такие как презентационные навыки (например, при посещении Дж. Брауна).

Что особенно стоит отметить:

1. Ты быстро смогла скорректировать свою работу под потребность клиента и найти выход из сложной ситуации борьбы с конкурентом.

2. Тебе вовремя удалось найти нужную тактику для выяснения потребностей клиента с последующей презентацией.

Всё это привело к тому, что клиент был вовлечён в конструктивную беседу и подтвердил дальнейшее сотрудничество.

Комментарий на будущее: до визита тебе необходимо освежать в памяти и проговаривать потенциал, лояльность, потребность клиента, чтобы корректно ставить цель и выстраивать структуру предстоящего визита.

Линда, я вижу хорошие результаты нашей совместной работы, желаю тебе успехов!

С уважением, Девин Спотл,

отдел по продвижению безрецептурных препаратов

tel: (877) 612-74539

e-mail: [email protected]

Тема: совместные визиты 16.10.12

Бак, добрый день!

Хочу подвести итоги наших совместных визитов. Уверен, информация, приведённая ниже, будет большим подспорьем для твоего профессионального роста.

По сравнению с предыдущим месяцем отмечаю значительный прогресс. Ты активно используешь small talk на визите к клиентам, проговариваешь цель визита, выявляешь потребности. А в атаке на конкурентов ты стал настоящим профессионалом. Бак, все перечисленные выше навыки достойны того, чтобы сохранить их в копилке твоих лучших достижений!