Идеальная группа для определения целей и разработки плана – это технические эксперты и лица, принимающие решения со стороны бизнеса. Без лиц, принимающих решения, обсуждение становится бессмысленным, потому что именно они определяют цели и утверждают альтернативные варианты. Без технических экспертов в результате обсуждения могут возникать интересные идеи, но останется неизвестным, возможны ли эти решения с технической точки зрения. Как правило, необходимо, чтобы в подготовительных совещаниях принимали участие руководители достаточно высокого уровня. В моей практике были случаи, когда многие из участников встречи жаловались, что обсуждение проходит на слишком высоком для них уровне и что им хотелось бы просто получить список задач. Если собравшимся неинтересны темы, которые вы намерены поднять, остановите дискуссию и найдите людей, чей уровень в организации соответствует уровню запланированных вопросов.

Это достаточно распространенная проблема во многих крупных структурах. Менеджерам среднего звена в таких компаниях обычно поручается ответственность за реализацию конкретных функций, и результаты их работы оцениваются именно с этой точки зрения. Поэтому они не проявляют интереса к поиску альтернативных шагов, а кроме того, не обладают достаточными полномочиями для принятия решений.

Идеальная планировка облегчает взаимодействие, позволяя людям временно объединяться в группы, переходить от группы к группе и обратно. Наихудший вариант планировки – аудитория или класс с немобильными стульями: все просто уснут. Неудобны и варианты планировки, где 90 % полезной площади занимает большой стол. В конце концов, вы же не собираетесь проводить встречу с целью подписания мирного договора, а просто хотите разработать хорошую дорожную карту. Рассадка вокруг большого стола провоцирует людей играть во время выступлений со своими мобильными телефонами, а не участвовать в работе. Меня не раз отчитывали офис-менеджеры за то, что я сдвигал все столы в одну сторону комнаты – но дело того стоило. Предоставьте людям пространство, где им будет легко передвигаться и взаимодействовать, и они ответят вам тем, что начнут активно предлагать более эффективные идеи.

В комнате также должно быть много поверхностей, на которых удобно делать записи. Если у вас нет маркерной доски, но есть большие стены или окна, то можно использовать специальную пленку для записей. На всякий случай вообще неплохо носить с собой рулон такой пленки, чтобы при необходимости иметь возможность создать дополнительное пространство для записей или зафиксировать результаты обсуждения.

Не рекомендуется использовать проекторы или, что еще хуже, большие экраны, управляемые при помощи компьютера. Если планируется представить какие-либо материалы, распечатайте их заранее и раздайте участникам для изучения.

Чтобы выбрать правильное решение, у вас должно быть достаточное число вариантов. Процесс генерации идей и дивергентное мышление (особенно если в процессе задействовано несколько групп) быстро приносят хорошие результаты. Мне приходилось руководить обсуждениями, в ходе которых удавалось сэкономить до 90 % запланированного бюджета просто потому, что кто-то из участников предлагал абсолютно новую идею, позволяющую достичь того же эффекта. Но чтобы получать подобные результаты, вы должны облегчить процесс обсуждения альтернатив, даже если большинство из них никогда не будет реализовано. Слишком ранняя критика может убить дискуссию прежде, чем люди успеют выдать интересные варианты решений. Даже казалось бы глупая идея может вдохновить кого-либо из участников придумать прекрасное и вполне жизнеспособное решение.

Я часто подчеркиваю, что у дивергентной и конвергентной фаз совершенно разные цели и что цель фазы дивергентного мышления – предложить как можно больше идей, исключив всякую критику.

Как правило, в группе есть лидер. Если этим лидером является какой-либо чрезмерно самоуверенный руководитель, он постарается направлять дискуссию в нужном ему ключе. Поэтому собрать всех участников в одну группу – отличный вариант, как убить креативность и обратную связь. Разделите людей на несколько команд, и вы сможете снять риски, связанные с тем, что в дискуссии доминирует один человек, а также воспользоваться преимуществами метода отложенного принятия решений[18].

Мне не раз приходилось выступать модератором в ситуации, когда члены команды уже знали, что им делать, или по крайней мере так им казалось. Мы начинали с длиннейших «списков покупок», зачастую состоявших из сотен позиций. Несмотря на это, за пару дней работы над impact map нам удавалось находить гораздо более эффективные решения. Конечно, предложение на старте отбросить вообще весь «список покупок» может вызвать массу возражений, поскольку в совещании, скорее всего, участвуют те самые люди, которые потратили массу времени на его составление. Кроме того, в этот перечень могли попасть некоторые хорошие идеи. Я часто использую «список покупок» просто для начала обсуждения, поскольку это более эффективно, чем начинать вообще все с нуля. Я применяю некоторые ключевые пункты списка, чтобы нарисовать «скелет» карты, а затем подталкиваю людей к поиску альтернатив.

Безусловно, реверс-инжиниринг всего списка – чудовищно пустая трата времени, особенно если в совещании принимают участие старшие менеджеры. Поэтому, если вы являетесь модератором дискуссии, попытайтесь уловить тот момент, когда в самой первой версии карты уже достаточно информации, чтобы вдохновить людей на разработку альтернатив.