Вы можете просто применять для этих целей общий диск, находящийся в офисе. Если вы организовали к нему доступ для всех удаленных сотрудников, то проблем возникнуть не должно. Но у диска на сервере в офисе по сравнению с вики или даже с таким же диском в облаке есть ряд очень серьезных недостатков. Во-первых, он не поддерживает полнотекстовый поиск по содержимому файлов, чтобы можно было найти нужное место в документации поиском по всему каталогу. Во-вторых, в нем очень неудобно создавать индексные документы, содержащие ссылки на другие файлы, чтобы легко переключаться на связанные документы. А в-третьих, файлы в папках не поддерживают истории изменений и комментирования, что напрочь лишает возможности понять, кто и что делал с тем или иным файлом и какая его версия на самом деле актуальна.

Хорошо изучите особенности вашей базы знаний. Конечно, этот пункт справедлив для любой технологии, которую вы используете. Применительно к базе знаний стоит обратить внимание на разницу между набором простых текстовых файлов, с которыми неудобно работать, и продвинутой системой хранения информации, которая при изменении одной сущности быстро меняет связанное с ней содержимое. Если ваша база знаний поддерживает автоматизацию ввода текста, ознакомьтесь с ее документацией и выучите хотя бы базовые функции. Если она поддерживает связь с другим ПО, которое вы используете в работе, то поэкспериментируйте с применением этой связи для упрощения рабочих процессов. Старайтесь сделать так, чтобы информация, с которой вы работаете, работала на вас.

Старайтесь хранить в базе знаний протоколы обсуждений. Несколькими абзацами ранее было сказано, что с этой задачей справляется электронная почта. Но база знаний справляется гораздо лучше. Если вы держите информацию о проектах и контрактах в базе знаний, то вам будет проще находить информацию по всем обсуждениям в одной системе, чем разыскивать ее по нескольким. Не выносите обсуждения в отдельную папку «Для протоколов», держите ее в пространствах проектов в отдельном подкаталоге.

Старайтесь отражать логику принятия решений. Если вы фиксируете в базе знаний какое-то решение, то всегда старайтесь писать, почему оно было принято. Тут достаточно ссылки на обсуждение или задачу, в которой есть эта информация. Главное – чтобы вы смогли спустя какое-то время вспомнить, почему вы делаете что-то именно таким образом, а не иначе. Особенно полезной такая практика окажется, когда в компанию придут новые люди и им нужно будет разбираться, почему проект движется именно таким курсом.

Используйте ссылки на внутренние документы везде, где это возможно. Если вы где-то уже написали какой-то текст, то не нужно копировать и вставлять его в другом месте. Просто оставьте там ссылку на документ с нужным текстом. В будущем содержание данного текста может измениться, и вам будет гораздо проще поддерживать документацию в актуальном состоянии, если не придется переписывать один и тот же текст в нескольких местах.

Если вы храните в базе знаний файлы, то всегда прилагайте к ним описание и/или краткое содержание. Это связано с тем, что вам в какой-то момент может понадобиться найти конкретный файл и, вместо того чтобы разыскивать его в дебрях каталогов, вы просто сможете использовать поиск. Но поиска по содержимому файлов нет, а названия не всегда отображают суть. Потому страница с кратким описанием файла и ссылкой на него будет служить вам хорошим подспорьем в поиске нужных документов.

У каждого раздела базы знаний должен быть один ответственный. Если вы начинаете новый проект, разрабатываете новую программу или выходите на новый рынок, при этом храните и обрабатываете информацию в базе знаний, то по каждой такой сущности должен появляться новый раздел в вики. И вот такому разделу стоит назначать одного ответственного, который будет поддерживать порядок в документации и отвечать за ее полноту. Использование коллективной ответственности практически никогда не приводит ни к чему хорошему, а особенно это касается документации, качество которой может серьезно влиять на долгосрочную деятельность компании.

Чек-лист по переезду на удаленку: организационная часть

Итак, вы решили перевести свою компанию на удаленную работу. Если вы читали эту книгу по порядку, то уже примерно представляете, что ожидает ваших линейных сотрудников и их руководителей. Теперь давайте посмотрим, что же нужно сделать бизнесу, чтобы отпустить сотрудников по домам и не понести при этом крупных потерь.

Какие-то риски и сложности возможно нивелировать за счет современных технологий, другие придется отрабатывать, повышая квалификацию персонала и дисциплину в коллективе. Современные решения в удаленной работе позволяют многим видам бизнеса полностью повторить их офисную структуру в работе с распределенной командой. Но получить по-настоящему эффективных удаленных сотрудников возможно только при применении подходящих управленческих практик.

Мы привыкли представлять себе удаленного сотрудника как фрилансера, молодого, почему-то стройного, с модным ноутбуком и молескином, знакомого с теориями тайм-менеджмента и практикующего лайфхаки известных бизнес-коучей. Но реальность говорит о том, что таких людей относительно мало, они составляют небольшой процент узкого круга специальностей, а большинству компаний предстоит работать с совершенно другими по опыту, стилю жизни и технической подкованности специалистами, помогать им в решении бытовых вопросов и всячески мотивировать к самоорганизации.

Визионерство на тему прелестей перевода всех процессов из офиса на удаленку может прельстить тех, кто много лет просидел в своем кубикле в бизнес-центре с девяти до шести пять дней в неделю, мечтая о новой жизни.

С одной стороны, людям свойственно мечтать об изменениях в их рутине, о выходе из зоны комфорта. Желательно, чтобы выход сопровождался лежанием на пляже и распитием «Маргариты» с периодическими проверками круглых сумм на своем счету.

С другой стороны, те компании, которые перешли на удаленную работу и добились в ней существенных успехов, стремятся рассказывать всем, какая крутая и единственно правильная у них модель. Их сложно в этом винить: успехом хочется делиться, а успешные кейсы – зачастую отличный мотиватор. Вот только единственно правильной модели не бывает. Если у вас в руках молоток, это не означает, что все вокруг должно превращаться в гвозди.

Между работой из дома и работой в офисе возникает здоровая конкуренция, которая идет на пользу всем. Офисы становятся более домашними, а специалисты – более дисциплинированными. Появляются новые средства для коллективной работы. Мы тратим меньше бумаги, но при этом производим больше контента.