Наличие опционального офиса для команды – это не насущная необходимость, а роскошь, призванная способствовать росту продуктивности у команды. Никто не будет стремиться снимать офис, в который не ходит ни один сотрудник. Но офис будут открывать, если география распределения сотрудников позволяет и если у тех есть запрос на пространство, в которое они смогли бы прийти поработать. Например, в каком-то городе у вас работает довольно много специалистов, и они предпочитают регулярно собираться вместе, чтобы решать некоторые задачи сообща.

В основном так называемые свободные офисы практикуют ИТ-компании и крупные диджитал-агентства, у которых хватает средств на поддержание подобной инфраструктуры.

Если у вас уже есть офис и вы планируете переходить на удаленную работу, то вы можете попробовать разрешить сотрудникам работать из дома и офиса по их усмотрению. Опыт ряда компаний показывает, что такая организация позволяет в короткие сроки и с минимальным риском получить все преимущества удаленной работы в том числе от офисных сотрудников, кроме экономии на содержании офиса. Но не забывайте, что к удаленной работе вы должны быть готовы как технически, так и организационно.

Относительно просто и понятно на удаленную работу переводятся те специалисты, которые в основном работают за компьютером, часто пользуются интернетом и у которых минимум дополнительных инструментов. Если в обязанности сотрудника входит создание контента, он имеет отношение к разработке ПО, у него нет необходимости работать с физическим оборудованием, то, скорее всего, его можно перевести на удаленную работу.

При этом такие факторы, как необходимость постоянной коммуникации с коллегами или наличие защищенного сетевого соединения, не так критичны для перевода сотрудника в домашний офис.

Ниже перечислены специальности в порядке от самой простой к самой сложной с точки зрения организации удаленной работы.

Минимальная комплектация для перевода маркетолога на удаленку – это ноутбук, наушники и хороший интернет. Все сервисы, которыми может пользоваться маркетолог, имеют облачные версии. Под большинство задач есть инструменты коллективной работы (те же трекеры задач отлично подходят для планирования маркетинговых кампаний, а продукты Google или Яндекса позволяют нескольким аккаунтам работать в общей инфраструктуре).

При этом распечатывать документы для решения задач приходится крайне редко, а для подачи бумаг в инстанции достаточно заскочить в ближайший копицентр (или офис, если он есть). Заранее обсудите со своими сотрудниками этот момент – это не вопрос пары рублей на распечатку, а вопрос заботы об их рабочих нуждах.

Специалистов по маркетингу очень много. Любые маркетологи вместе с организаторами мероприятий, специалистами по контекстной рекламе и менеджерами сообществ отлично могут перебраться на удаленку в течение одного дня. Из сложностей при этом можно столкнуться разве что с их собственной неорганизованностью и отсутствием отлаженных процессов в компании.

Вслед за маркетологами довольно легко на удаленку переезжают специалисты по созданию контента для сайтов, социальных сетей и полиграфии. Особенно если их работа связана только с текстом. Дизайнерам и художникам в дополнение к ноутбуку может понадобиться монитор побольше и дополнительное средство ввода в виде графического планшета. У специалистов, работающих с контентом, как правило, расширенные требования к организации тихого рабочего места и закупке специального программного обеспечения. Но они требуют всего этого и в офисе.

Большим плюсом в переходе на удаленную работу для таких специалистов может стать снижение стресса от работы в опенспейсе, где довольно сложно сосредоточиться из-за постоянно врывающихся в рабочий процесс коллег и просто мельтешения на фоне. Наладьте поток задач, потребуйте от менеджеров оформить контент-план в виде четких инструкций и таблиц – и продуктивность контент-команды вырастет.

При переводе на удаленку специалистов по продажам вам может потребоваться дополнительное программное обеспечение. В первую очередь это CRM, находящаяся в облаке или доступная из офиса по выделенному защищенному каналу для всех специалистов. Если она у вас есть – прекрасно, вы почти готовы отправлять продажи по домам.

Если продажи занимаются голосовым обзвоном, то для них очень важно качество связи. Тут придется закупить для всех сотрудников хорошие гарнитуры и ввести жесткие требования к качеству интернета и мобильной связи в том месте, откуда они работают.

Главной сложностью в организации работы распределенного отдела продаж будет поддержание дисциплины и ориентирование сотрудников на результат. Особенно это становится актуальным при обзвонах холодной базы. Решить эти вопросы помогает разработка грамотных KPI, отслеживание продуктивности через CRM, регулярное обучение и иногда, к сожалению, обновление кадров.

Перевод разработчиков на удаленку может оказаться как самым простым в рамках вашего бизнеса, так и одним из самых сложных мероприятий. Все зависит от того процесса и набора ПО, который они используют для организации своей работы в офисе, а также от размера команды и количества продуктов в одновременной разработке. Если команда практикует любую из гибких методологий, ведет все свои задачи в системе и имеет сформировавшиеся ритуалы и традиции, вам будет проще перевести ее на удаленку, чем команду, работающую по принципу «водопада» и коммуницирующую исключительно устно.[11]

Дополнительным усложняющим фактором может стать необходимость обеспечивать специалистов устройствами для тестирования. Если это компьютер и пара мобильных телефонов, то задача решается просто и относительно недорого. Но разворачивать VR-гарнитуру с несколькими стойками с трекерами у себя в квартире для многих может оказаться непосильной задачей.