Обзоры организовывались для того, чтобы напоминать менеджерам об ответственности за результаты работы и достижение целей. При появлении проблемы (а это часто бывало) такие мероприятия предоставляли возможность немедленно приступить к ее решению или определяли области для дальнейшего анализа и доработки. Главной их задачей было заставить менеджеров, делавших презентации, проанализировать свои результаты, понять, где им чего-то недостает, и составить план по исправлению ошибок. Обзоры также предоставляли возможность сотрудникам из разных округов делиться эффективными методами решения тех или иных задач. Значимость и серьезность этих встреч подчеркивались присутствием на них всех топ-менеджеров компании. Подчиненные также получали возможность увидеть, что руководители компании разделяют ответственность за совместную работу и за помощь региональным менеджерам в достижении целей. Стоит отметить, что когда руководство собиралось, чтобы обсудить задачи, стоящие перед рядовыми сотрудниками, это позволяло формировать в нашей компании культуру ответственности и коллективной работы.

Кроме того, командировки в региональные офисы и колл-центры давали возможность устраивать по окончании обзора встречи с участием большого числа сотрудников. Это отличный способ обсудить всё, что было выявлено в ходе предшествовавшего мероприятия, и сделать выводы о работе компании в течение года. В ходе каждой такой встречи сотрудники могли задать вопрос мне или любому из топ-менеджеров.

В учебниках по менеджменту очень много пишут о том, как подготовиться к оценке деятельности сотрудника. Немало компаний обучают менеджеров искусству выставления оценок и проведения соответствующих собеседований. Несмотря на это, для многих управленцев оценка деятельности – один из самых неэффективных инструментов.

Почему?

Потому что зачастую менеджеры считают, будто оценка деятельности – просто бюрократическая процедура, которая проводится по требованию службы персонала, и всё, что для нее нужно, – это заполнить специальную форму на каждого из подчиненных.

Я считаю, что оценка – эффективный инструмент, позволяющий менеджерам закрепить уровень ответственности сотрудника и помочь ему достичь лучших результатов. В моем понимании это способ структурированно донести до подчиненного, что вы как менеджер думаете о его работе и о том, что можно сделать для улучшения ее качества. Оценка деятельности представляет собой документ максимум из трех четких и лаконичных параграфов (согласно нашей концепции «Будь проще»):

1) задачи, выполненные сотрудником;

2) цели, которых сотрудник не добился;

3) рекомендации менеджера касательно того, что стоит сделать сотруднику, чтобы улучшить свои показатели.

Заполнить документ должен менеджер. Я говорю об этом, потому что знаю случаи, когда руководители просили сотрудников выставить себе оценки самостоятельно, затем исправляли там пару слов и считали, что выполнили «обязанность». Несомненно, менеджеры, позволяющие себе подобное, не только неэффективны, но и ленивы!

Еще одна дурная привычка – «синдром копирования»: менеджеры берут отдельные слова и предложения из характеристики одного сотрудника – и вставляют в характеристику другого. Я даже слышал о руководителе, который забыл изменить пол подчиненного при копировании информации!

Толковые управленцы оценивают, как работает каждый их подчиненный и как сделать его работу эффективнее. Затем они записывают эти мысли, чтобы пройтись по всем пунктам в разговоре с сотрудником и убедиться, что взаимопонимание в том, что касается улучшения работы, достигнуто.

Многие компании проводят оценки деятельности как минимум раз в год и привязывают их к зарплате или премии. Я согласен с такой периодичностью, хотя еще лучше будет делать такие мероприятия раз в полгода или даже в квартал. Вне зависимости от того, как часто проводится оценка, она может стать эффективным инструментом в связке с рабочим соглашением, давая понять сотрудникам, что ждут от них менеджеры и соответствует ли их работа ожиданиям.

Правильно подготовленная оценка деятельности займет меньше одной страницы.

Что делать, если сотрудник не в силах достичь поставленных целей и не справляется с задачами? Во-первых, ему следует дать рекомендации, которые могли бы улучшить его работу. Вы поймете, что сотруднику недостает какого-то навыка и это отражается на результатах. В таком случае, вероятно, вы придете к выводу, что для решения проблемы следует провести специальный тренинг.

Однако несмотря на ваши усилия, может настать момент, когда вам придется документально зафиксировать всю серьезность проблемы, представив сотруднику план повышения его производительности. Этот документ обозначает трудности, с которыми сталкивается сотрудник, или задачи, которые он упускает из вида, и описывает, что нужно предпринять для их решения.

Ранее я уже говорил о менеджерах, которые дружат с коллегами и подчиненными и стараются добиться их симпатии. Они скорее смирятся с недостатками в работе, нежели возьмутся эффективно решать проблему. Они станут искать оправдания сотруднику или пытаться объяснить объективность неудач. Возможно, они даже будут закрывать глаза на плохую работу, просто чтобы не думать об этом. В результате такие менеджеры оказывают медвежью услугу сотруднику, компании и себе.

Для многих предъявление плана повышения производительности становится ушатом холодной воды. Эти люди вдруг осознают, что сотрудники не справляются с работой.

Правильный план повышения производительности состоит из следующих элементов:

• стремление менеджера помочь сотруднику добиться успеха;

• планы повышения производительности применяются в равной мере ко всем сотрудникам;

• у плана должны быть временные рамки – как правило, 30, 60 или 90 дней;

• менеджер указывает сотруднику, чего конкретно от него ожидают;

• менеджер также сообщает, где именно ожидания не оправдываются;

• менеджер обязательно подчеркивает, что производительность должна соответствовать установленным стандартам;

• менеджер объясняет сотруднику, как он намерен ему помогать и поддерживать его в течение всего указанного периода;

• менеджер и сотрудник должны договориться о контрольных датах в ходе выполнения плана.

Мы продолжаем придерживаться концепции «Будь проще» – эффективный план повышения производительности не должен занимать больше страницы.

Что произойдет, если сотрудник не справился с планом? В случае, когда прогресс налицо, можно слегка увеличить сроки исполнения. Однако будьте осторожны: если вы станете постоянно сдвигать дедлайн, план потеряет эффективность. Я видел «крайний срок», «самый крайний срок», «самый-самый крайний», «последний шанс» и т. д. Таким образом план в конце концов превращается в абсурд.