Царь был окружен высокопоставленными должностными лицами, которые образовывали его двор. Если правитель не был несовершеннолетним, он сам выбирал их по заслугам, способностям и лояльности. Очень часто, особенно в ранний период, чиновники, рожденные не в том царстве, где они служили, но являвшиеся уроженцами греческих городов, возвышались при дворе вследствие целого ряда факторов. Происхождение из семьи, обладавшей влиянием и связями, способствовало получению места при дворе, однако умелые люди, особенно военные командиры, могли подняться в иерархии на основе их заслуг и верности. Эта верность имела личный характер и была обращена к царю, а не к царству или «государству». Потому административная некомпетентность царя или поражение его в войне могли подорвать доверительную связь между царем и его командирами, заставив последних искать другого «нанимателя».

Члены двора и высокопоставленные чиновники были прямо связаны с персоной правителя. Они были его «друзьями» (philoi). Их титулы указывали на близость к царю и на место в иерархии. В царстве Птолемеев, где титулы формально были закреплены в начале II века до н. э., высшие чины и члены двора назывались «телохранителями» (somatophylakes), «последователями» (diadochoi), «друзьями», «главными телохранителями» (archisomatophylakes), «первыми друзьями» (protoi philoi), «родственниками» (syngeneis) и далее — «равными родственникам по чести» (homotimos tois syngenesin). Подобные определения существовали и в Селевкидском царстве: «друзья», «почетные друзья» (timomenoi philoi), «первые друзья» и «первые и избранные друзья» (protoi kai protimomenoi philoi). «Друзья» составляли один из наиболее значительных административных и военных органов эллинистического царства. Они руководили важными армейскими частями, управляли областями и провинциями, выполняли функции послов и советников. Они сопровождали царя на охоте и пировали вместе с ним, обучали царевичей, а порой оказывались и настоящими друзьями. Со временем положение царского «друга» стало передаваться от одного поколения к другому, и сложилась наследственная аристократия, что, однако, не лишало умелых или способных новичков возможности стать придворными.

Двор находился там, где пребывал царь, а царь, если только он не вел военный поход, располагался в столице или одной из столиц, если их было несколько. Для Птолемеев такой столицей была Александрия, в течение периода эллинизма выросшая в огромный городской центр с населением около миллиона человек — настоящий мегаполис античности. Неоспоримым центром власти был дворец, находившийся поблизости от царских гробниц. Он был соединен с учебным центром и библиотекой — Мусейоном. Царство Селевкидов имело три столицы — Антиохию и Апамею на Оронте и Селевкию на Тигре. В течение III века до н. э. в крупный городской центр развился Пергам — центр власти Атталидов. Ни традиционные столицы Македонии Эги и Пелла, ни второстепенный центр Деметриада не достигли масштабов столиц новых царств.

Сложность административных задач сделала жизнь при эллинистических дворах более утонченной, нежели при незамысловатом дворе древней Македонской монархии. Фундаментальным элементом придворного быта оставался пир, или симпосий, на котором в непринужденной обстановке встречались царь, его семья и высшие военные и административные чины. Пир предоставлял возможность обсудить вопросы внешней политики и военной стратегии, обменяться словами с иноземными гостями и посланниками, да и просто поговорить на различные темы. При эллинистических дворах, особенно в Александрии, связанные с пирами культурные мероприятия — чтение старой и новой литературы, лекции по истории, обсуждение произведений искусства и музыкальных выступлений — часто достигали высокого уровня изысканности. Он зависел от интеллектуальных способностей и интересов царя и его придворных. На одном полюсе мы имеем людей вроде Птолемея I, который, сам будучи настоящим историком, собирал в Александрии ведущих ученых своего времени, чтобы создать Мусейон с библиотекой в качестве учебного центра, или Пирра и Антигона Гоната, окруженных философами; на другом — находим царей, которые любили показать собственные артистические навыки (Антиох IV — сценического танцора, Птолемея XII — флейтиста), но порицались современниками за унижение царского достоинства. Стоит ли говорить, что соревнование между придворными за влияние, их тщеславие, вражда и интриги, равно как и любовные связи между их родственницами и царями, процветали при эллинистических дворах так же, как и при любых других дворах в истории.

Наиболее крупные царства приняли систему управления провинциями, в общем и целом следовавшую более ранним традициям. В Египте еще с фараоновых времен существовала сложная административная система, нацеленная на наиболее эффективное использование ежегодных разливов Нила для земледелия. Птолемеи восприняли ее. Местные администраторы должны были отчитываться перед центральной властью и координировать с ней решение наиболее важных задач, особенно сооружение и поддержание каналов и дамб, а также приготовление полей к разливам Нила. Центром административной системы являлся двор в Александрии, где фискальную систему возглавлял главный чиновник — диойкет. Территория разделялась примерно на 40 провинций, называвшихся номами. Каждый ном управлялся стратегом («полководцем»), на которого были возложены полицейские и судебные обязанности. Номархи («главы номов») отвечали за сельскохозяйственное производство, в то время как ойконом («домоуправитель») надзирал за фискальными делами и уплатой подати в царскую казну в Александрии. Ему помогал «царский писец» (basilikos grammateus), ответственный за ведение счетов. Эти посты имели очень большое значение, так как в экономической системе Птолемеевского царства почти вся хозяйственная деятельность находилась под жестким контролем царской администрации. Центральная власть определяла, что, где, кем и в каком количестве должно быть произведено, а заодно и устанавливала цены на товары и размеры подати, которую следовало уплатить. Производство многих товаров было государственной монополией, а правительственные ограничения запрещали торговлю с внешним миром. Чтобы управлять такой системой, государство прибегало к услугам сборщиков подати, которые сперва оплачивали ожидаемую подать на определенный продукт, а потом получали право взимать ее с населения. Во II веке до н. э. «стратеги земель» (strategoi или epistrategoi tes choras) отвечали за единицы крупнее провинций, а именно — Верхний и Нижний Египет, Фивы и Кипр.

Каждый ном был разделен на топы (районы), которые состояли из ком (деревень). Каждым топом и комой управляли локальные чиновники, топархи и комархи соответственно, которым помогали писцы. Для осуществления правосудия имелись местные суды, которые существовали отдельно для греков, отдельно для коренного населения и, возможно, для других этнических групп вроде евреев. Кроме того, Птолемеи до известной степени уважали авторитет египетского жречества как посредника между смертными и богами. Административная и фискальная система Египта применялась с незначительными изменениями в управлении внешними владениями Птолемеев в Южной Сирии и Палестине, Малой Азии и на Эгейских островах. Этими внешними владениями также управляли стратеги, а ойкономы надзирали над фискальными и экономическими делами и служили связующим звеном между сборщиками подати и царской казной. Каждый администратор был связан с вышестоящим чином, образуя жесткую иерархическую вертикаль управления, которая начиналась на уровне деревни и через район и провинцию достигала центральной власти в Александрии. По вопросам безопасности и правосудия провинциальные стратеги обращались напрямую к царю, в то время как фискальное управление возглавлялось диойкетом.