Организация процесса – это создание условий для эффективной реализации целей, бесперебойного и непрерывного функционирования системы. Это значит:

• согласование в работе всех звеньев системы путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними;

• формирование внутренней культуры производственно-хозяйственной системы, чувствительной к изменениям, новациям;

• создание условий, стимулирующих работников к результатам деятельности;

• распределение прав, ответственности и полномочий;

• подготовка и расстановка персонала по операциям, комплексам работ, функциям;

• распределение в соответствии с выполняемым объемом работ различного вида ресурсов.

Эффективность организационных действий достигается, если обеспечиваются:

• учет объективных законов организации, закономерностей, отношений, определяющих условия функционирования производственно-хозяйственных систем;

• закрепление в организационных документах структуры, дающей возможность оптимального достижения поставленных целей организации, и распределение функций между подразделениями, рационализирующими их работу;

• непротиворечивость организационных документов по подсистемам и соответствующих документов по системе в целом;

• однозначность восприятия организационных документов.

Одной из необходимых составляющих организации является организация исполнительной деятельности. Она включает:

• доведение управленческих решений до исполнителей;

• разъяснение целей, задач и значения планируемых мероприятий;

• декомпозицию команд, расчленение функций на подфункции;

• подбор, расстановку и обучение кадров, организацию рабочих мест;

• обеспечение рабочих мест и трудовых процессов необходимыми материалами, оборудованием и другими ресурсами;

• использование системы мер экономического и морального стимулирования, а при необходимости и административного принуждения;

• проверку исполнения.

Организация как процесс состоит из ряда стадий (подпроцессов), которые реализуются в организационной деятельности. На вопрос: «На какие элементы распределяется процесс организации?» Г. Эмерсон ответил так: «Для успешного выполнения какой-либо работы нужно иметь:

1) определенный план или идеал;

2) организацию такого характера, которая способна достигнуть и выполнить требования идеала;

3) наличие людей, материалов, машин и механизмов, которые дают возможность организации достигнуть и выполнить задания;

4) компетентных руководителей, которые заставят организацию при наличии указанных людей и средств достигнуть поставленного идеала» [64].

П. Керженцев в книге «Принципы организации» выделил и сформулировал семь элементов процесса организации [18]:

1) цель (в чем состоит цель или задание работы?);

2) тип организации (какая форма организации является наиболее подходящей для выполнения намеченной работы?);

3) методы (какими организационными методами можно добиться намеченной цели?);

4) люди (при помощи каких лиц и при использовании какой людской силы будет производиться работа?);

5) материальные средства (какие материалы нужны для выполнения работы? какие орудия нужно применять для обработки материала по намеченным методам?);

6) время (в течение какого времени работа может и должна быть выполнена? сколько времени потребуется на выполнение каждой отдельной операции? в какой последовательности должны быть проведены все операции, на которые можно расчленить данную работу?);

7) контроль (каким образом вести учет работы и организовать, действенный контроль над ее выполнением?).

Под «управлением» в широком смысле слова понимается элемент, функция организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей.

На основе данного определения в организациях различного уровня можно выделить управляющую (субъект) и управляемую (объект) части, а также систему связей между ними (рис. 6.1).

Рис. 6.1. Управляющая и управляемая системы организации

Управляющая часть включает дирекцию, менеджеров, информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Она называется административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация. На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора из множества вариантов для достижения поставленной цели.

Управляемая часть – это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации. Например, организация по управлению финансами, банк, имеет на входе денежные средства или их заменители (векселя, акции, ценные бумаги), а на выходе – информацию по управлению финансовыми потоками и денежными средствами либо выплату наличных денежных средств.

Каждая из обозначенных частей имеет определенную самостоятельность и собственное предназначение. Объект управления есть не что иное, как система, выполняющая ролевую функцию организации, в то время как субъект управления поддерживает выходы этой системы на уровне, удовлетворяющем заданным условиям ее функционирования.

Связь в системе управления – это то, что объединяет субъект и объект управления в единое целое. Ее следует рассматривать как источник информации для выработки управляющего воздействия. Через каналы связи движутся потоки информации, запитывающие все подсистемы организации и обеспечивающие достижение ее целей. Такова упрощенная модель системы управления.

Из рассмотрения рис. 6.1 можно установить, как соотносятся между собой понятия «организация» и «управление».

Во-первых, управление, а точнее управляющая система, уже сама по себе есть организация, некое единое, упорядоченное целое, состоящее из различных элементов, складывающихся определенным образом в сформировавшуюся структуру. Эта структура полностью обладает системными свойствами организации, описанными выше.

Во-вторых, управление можно рассматривать как необходимую и важнейшую часть большинства биологических, экономических, социальных и механических систем, т. е. как часть организации, выполняющую особую функцию по поддержанию в допустимых пределах отклонений системы от заданных целей.