• Не делайте саркастических замечаний: «этим вы хотите произвести на меня впечатление?».

• Не переходите на личности: «вы нетерпеливый».

• Не пытайтесь истолковывать: «на самом деле вы хотели сказать…».

• Не давайте советы: «на вашем месте я бы…».

Зачастую именно на встречах обсуждаются важные вопросы, принимаются решения и делаются дела. Вы столько времени проводите на встречах, что любой совет о том, как сделать эти встречи эффективными, будет полезен. Итак, мы рассмотрим, как сделать так, чтобы вас услышали, как донести свою мысль до аудитории в довольно-таки непростых условиях – будь вы председателем или участником собрания; как налаживать связи, убеждать и продавать.

Количество времени, проведенного на встречах и собраниях, зависит от вашей профессии и от вашей общественной деятельности. Если ваша работа связана с менеджментом, то примерно пятую часть рабочего времени (или даже больше) вы проводите на собраниях, а если вы топ-менеджер или директор, то примерно половину или две трети времени вы проводите на тех или иных собраниях.

Если ваша общественная жизнь предполагает организацию родительских собраний, клубных ужинов и благотворительного сбора средств, членство в различных комитетах – от сообщества местных жителей до местных политических групп, собраний не избежать. А семейную жизнь тоже можно считать чередой собраний и встреч, на которых вы и ваша семья пытаются повлиять друг на друга, принимать решения и разрешать конфликтные ситуации. Итак, наша современная жизнь – череда собраний.

Собрания важны не только потому, что занимают столько времени, а потому, что именно на собраниях часто принимают решения, делятся информацией, проводят переговоры, составляют планы, заключают сделки и придумывают новые идеи. Собрание можно считать разговором или серией разговоров, которые преследуют одну или несколько целей. В зависимости от целей можно выделить четыре типа полезных собраний и один не очень полезный.

Поиск новых идей

Обсуждение с целью найти новые идеи. Самая креативная и свободная структура собрания.

Обсуждение возможностей

Оценка идей и принятие решений, именно здесь нужно применить ваши навыки убеждения, чтобы повлиять на других. Торговые мероприятия – одна из площадок обсуждения возможностей.

Обсуждение действий

На этих собраниях надо «закатать рукава» и взяться за дело. Тут решаются проблемы, разрабатываются планы, устанавливаются сроки и распределяются обязанности.

Обсуждение отношений

Эти собрания касаются строительства и укрепления отношений. На этих собраниях можно также поделиться знаниями и информацией. Одинаково воспринимаемая нами реальность укрепляет взаимопонимание.

Обсуждение – как ритуал

Собрание только ради собрания. Обсуждение «для галочки» не достигает никаких целей – даже не укрепляет отношений. Люди приходят на такие собрания, потому что обязаны делать это, и прекрасно знают, что впустую потратят время. Следовательно, такие собрания лучше отменить или реорганизовать, поставив конкретную цель.

Собрания важны, потому что они помогают воплотить в жизнь те или иные решения, однако если проводить их неэффективно, собрания становятся пустой тратой времени.

Научные данные:

Исследование больничных собраний, проведенное Studer Group

Studer Group – американская консалтинговая компания в сфере здравоохранения. В 2006 году она опубликовала результаты исследования собраний, которые проводятся в больницах и считаются эффективным методом развития всех организаций.

В течение четырех недель три больницы, участвовавшие в исследовании, собирали данные о типах собраний, их продолжительности и количестве присутствующих. Менеджеры и участники собраний также оценивали пользу и эффективность каждого собрания.

Затем менеджеры прошли тренинг, посвященный эффективному проведению собраний. После тренинга больницы снова собирали те же самые данные в течение четырех недель. В итоге количество собраний сократилось на 21 %, что привело к огромной экономии времени. И менеджеры, и участники собраний также отметили, что собрания стали намного полезнее и эффективнее.

Быть председателем или организатором собрания – важная роль, с которой вы должны справиться блестяще, если хотите с пользой потратить свое время и время других людей. Вы хотите, чтобы вас слушали, но на самом деле успешные председатели и организаторы говорят крайне мало. Однако важно, что они делают и как они говорят то немногое, что нужно сказать.

Мы рассмотрим три этапа: подготовка, проведение собрания и обратная связь, но для каждого этапа самое важное – не забывать о цели. Каких результатов вы хотите достичь? И, учитывая это, какой из четырех типов полезных собраний вы выберете?

Прежде всего, надо решить, какова цель собрания. Без полноценного ответа на этот вопрос ваше собрание будет бессмысленным и бестолковым, и его лучше отменить. Даже если есть веская причина для собрания, подумайте: «Нам действительно нужно встретиться?». Возможно, есть более эффективный метод обсуждения вопроса? Например, можно раздать информацию, поговорить с людьми индивидуально или распределить задания между людьми.

Если вы решили, что все-таки стоит провести собрание, то список действий, предложенный ниже, поможет вам эффективно подготовиться.

Подготовка к собранию

Сформулируйте четкие цели собрания.

Ограничьтесь несколькими целями, причем они должны быть взаимосвязаны. Если нужно провести две встречи с одними и теми же людьми, запланируйте две встречи одну за другой с перерывом между ними, вместо того чтобы устраивать одно длинное собрание с большой повесткой дня.

Выберите, проконсультируйте и пригласите участников.

Кто должен участвовать в собрании, чтобы выполнить поставленные цели? Не приглашайте людей по неверным причинам: чтобы не ранить их чувств, чтобы не оскорбить их достоинство или потому что вам кажется, что вы обязаны их пригласить. Какой вклад они внесут в обсуждение? Поговорите с ними, прежде чем составить повестку дня и список участников. Отправьте приглашения заранее, чтобы люди успели подготовиться.

Повестка дня.

Обдумайте серию обсуждений, направленных на достижение всех поставленных целей. Обдумайте их последовательность, продолжительность и организационные моменты. Запланируйте перерывы, чтобы усталость не повлияла на эффективность собрания.