Подготовительная работа.

Запланируйте, что вам и другим участникам собрания нужно сделать перед встречей. Составьте список справочных материалов и требований и подчеркните, что подготовка к собранию – важная часть собрания. При необходимости поговорите с людьми перед собранием, чтобы убедиться, что вам удалось заложить надежное основание для эффективного обсуждения, однако не приступайте к принятию решения до начала собрания.

Обдумайте дату, место и условия.

Когда лучше всего провести собрание? Если ваша организация работает по календарю, который позволяет автоматически запланировать подходящее время, воспользуйтесь этим. Обдумайте, в какое время дня провести собрание и насколько это сообразуется с обязанностями и внутренним распорядком дня участников. Подумайте, где провести собрание. Если есть выбор, подумайте, какой формат комнаты больше подойдет для тех типов обсуждения, которые вы предполагаете использовать. Например, обсуждение новых идей и отношений предполагает менее формальную обстановку, чем обсуждение возможностей и действий. Возможно, вам понадобится оборудование: например, визуальные средства, флип-чарты, или придется использовать коммуникационные технологии. Наконец, подумайте, будут ли у вас закуски и напитки. Без угощения собрание закончится быстрее, но угощение помогает участникам расслабиться и создает неформальную обстановку. Свежая вода должна быть всегда под рукой.

Раздайте повестку дня.

Распечатайте повестку дня со всей информацией и раздайте людям заранее, чтобы дать им возможность подготовиться. Включите дополнительный материал (или ссылки на него). Можно скачать образцы моей повестки дня, основанной на этих принципах: www.speaksopeoplelisten.co.uk

Всегда начинайте вовремя. Отметьте это в повестке дня, например: «Начало собрания ровно в 10:00». Можно также пригласить участников собрания так: «Завтрак в 9:45. Собрание начинается ровно в 10:00». Если вы не начнете вовремя, люди подумают, что можно опаздывать, что опоздавшие даже важнее, чем те, кто пришел вовремя, и что вы без зазрения совести готовы тратить их время, заставляя ждать.

Начните с любезностей и вежливых пассажей, чтобы создать дружескую атмосферу и наладить взаимопонимание, даже если собрание длится всего несколько минут. Если участники соберутся к 9:45, а встреча начнется в 10:00, у них будет время, чтобы пообщаться в непринужденной обстановке, не урезая время основного обсуждения.

Прежде всего, акцентируйте внимание на целях собрания и опишите план обсуждения (повестку дня), которому вы намерены следовать. Далее ваша основная задача – призывать всех участников внести свой вклад в обсуждение и придерживаться намеченного плана, чтобы достичь целей.

Для этого вам понадобятся пять основных навыков, которые опираются на гибкость и беспристрастность.

1. Предлагать каждому участнику внести свой вклад

Подключайте людей к обсуждению, по очереди; решайте, кому первому дать слово и кого должны услышать все. Убедитесь в том, что прозвучало мнение каждого участника, обратив особое внимание на тех, кому не хватает уверенности и напористости. Задавайте вопросы, чтобы участники обсудили проблему всесторонне, и поощряйте креативное, дивергентное мышление – поиск разных вариантов решений.

Возможно, некоторые участники будут доминировать в обсуждении, а некоторые мнения вызовут критику или даже враждебность. Ваша задача – контролировать поведение участников и сохранять позитивную атмосферу равноправия и уважения.

2. Признать и похвалить

Чтобы создать благоприятную атмосферу, крайне важно управлять своими мыслями и эмоциями, а также ментальным и эмоциональным состоянием участников. Будьте позитивны, вдохновляйте и ободряйте. Вы должны знать всех участников по имени и обращаться к ним по имени, поэтому, если вы не со всеми знакомы, то нарисуйте на бумаге, кто где сидит, затем в начале встречи попросите каждого участника представиться и запишите все имена на этой схеме.

Когда кто-либо вносит вклад в обсуждение, признайте это и похвалите за ценную информацию, комментарий или смелость.

3. Контролировать процесс обсуждения

В течение всего обсуждения следите за тем, чтобы каждого участника выслушали с уважением, создавая атмосферу, в которой люди проявляют стопроцентное внимание друг к другу. Так будет меньше недопонимания, однако если заминка с пониманием все-таки произойдет, ваша задача – дать человеку возможность объяснить свою точку зрения, прежде чем продолжить обсуждение.

Вы также должны поощрять креативные споры, во время которых люди выражают несогласие друг с другом и высказывают противоположные мнения с целью всесторонне исследовать сложный вопрос. Но не позволяйте переходить на личности. Кроме того, некоторые участники обладают сильным влиянием, основанным на их статусе, возрасте или опыте, знаниях, связях или просто на личностных качествах. Эти люди могут доминировать в обсуждении и, следовательно, подталкивать к решениям, которые не всегда эффективны. Ваша задача – ослабить давление их авторитета, позволив другим участникам высказаться и в полной мере озвучить свою точку зрения, прежде чем более влиятельные участники «захватят» обсуждение.

По ходу обсуждения делайте паузы, чтобы подчеркнуть важные комментарии, договоренности, решения, обязательства или информацию и дать возможность всем записать это. Запись важных моментов на доске поможет выработать общий взгляд на результаты обсуждения и позже составить официальный отчет по собранию.

Советы:

Что делать, если собрание выходит из-под контроля

Предлагаю несколько советов, которые можно использовать по отдельности или комбинируя их.

• Сохраняйте спокойствие и сосредоточенность – используйте процесс SCOPE.

• Напомните цели собрания и временны`е рамки.

• Обсуждайте каждую тему по отдельности – и отмечайте все вопросы, которые возникают по ходу обсуждения, чтобы вернуться к ним позже.

• Предложите высказать новую точку зрения.

• Попросите соблюдать тишину в течение двух минут – в принудительном порядке.

• Сделайте перерыв, точно указав время, когда собрание продолжится.

• Четко сформулируйте основные правила и принципы обсуждения.

• Отложите спорный вопрос на потом – возможно, даже на другое собрание.

• Переговорите лично с одним-двумя ключевыми участниками дискуссии.

• Извинитесь, что ситуация вышла из-под контроля, и попросите всех помочь навести порядок и двигаться дальше (это скрытый упрек и просьба о поддержке, обращенная к тем, кто не одобряет поведение некоторых участников).

4. Завершить обсуждение

Одним глазом следите за временем, а другим – за ходом обсуждения. Здравый смысл подскажет вам, когда наступит время для того, чтобы завершить обсуждение и принять решение. Теперь пора вам тоже внести свой вклад – резюмировать сказанное и либо сформулировать решение, принятое в ходе обсуждения, либо принять решение самостоятельно, если вы обладаете соответствующим авторитетом.