5. Завершить собрание

В конце собрания резюмируйте ключевые моменты обсуждения, включая расхождение во мнениях. Затем напомните об обязательствах, которые берет на себя каждый участник. Сообщите, что будет дальше, после собрания. Три принципа завершения: подытожить договоренности; действия / распределение обязанностей; последующие действия – то есть о чем мы договорились, что нужно сделать и кто это сделает и что потом.

Итак, координация собрания

1. С самого начала собрания сформулируйте результаты, к которым вы стремитесь в идеале, а также критерии успеха.

Этим могут заняться координатор или сами участники.

2. Сформулируйте четкую повестку дня.

Все должны знать план, которому вы будете следовать, и как он согласуется с целями собрания.

3. Проследите за тем, чтобы у каждого участника была возможность высказаться.

Особенно это касается тихих, скромных людей, у которых множество идей, но они стесняются поделиться ими. Зачастую именно их мнение приносит больше всего пользы.

4. Сформулируйте противоположную точку зрения.

Это необходимо, чтобы проверить обоснованность всех данных и аргументов, предложенных во время обсуждения.

5. В завершение используйте три принципа, обозначенные выше.

Напомните обо всех принятых договоренностях и соглашениях, напомните о запланированных действиях и распределении обязанностей, а также о последующих мероприятиях.

После собрания отправьте всем участникам письменное резюме всех договоренностей и решений, принятых на собрании, а также перечень запланированных действий и старательно выполняйте свои обязательства, подавая пример остальным.

Первое правило участия в собраниях:

«Не старайтесь посетить как можно больше собраний только потому, что можете это сделать».

Выбирайте только те собрания, на которых вы можете привнести в обсуждение что-то ценное или можете научиться чему-то. Также взгляните на повестку дня и свяжитесь с председателем собрания, если вас интересует только один из вопросов. Если вы договоритесь, что приедете, чтобы поучаствовать только в одном конкретном обсуждении, а затем покинете собрание, это позволит вам оптимально использовать свое время. Кроме того, я рекомендую не посещать собраний, если нет четкой повестки дня.

Приезжайте вовремя, с энтузиазмом и готовностью участвовать в обсуждении. Хотите или нет, но вы уже приехали, так что «засучите рукава» и ведите себя так, как будто это самое важное занятие в вашей жизни.

Внимательно слушайте и записывайте, четко структурируйте свой ответ. В главе 5 мы обсуждали схему структурированного ответа, она поможет вам сформулировать свои мысли эффективно, чтобы люди слушали вас.

Третий закон Ньютона гласит: действие равно противодействию. Когда вы высказываете свою мысль на собрании, кто-то может отреагировать негативно, и возникнет сопротивление. Однако реакция на вопрос – это ответ. А ответы пробуждают сознание и побуждают людей выслушать вас.

Советы:

Как запомнить имена

Неважно, председатель вы или просто участник собрания, попробуйте нарисовать схему размещения людей в комнате, это позволит запомнить их имена, а если вы не знаете никого из присутствующих, абсолютно уместно попросить председателя собрания представить всех. Предлагаем несколько советов, которые помогут вам запомнить имена.

• Мы запоминаем только то, что важно для нас, так что будьте внимательны, когда человек произнесет свое имя.

• Обратите внимание на само имя: что в нем необычного? Как оно пишется? Мысленно повторите его.

• Потренируйтесь – во время собрания обратитесь к человеку по имени, когда представитесь ему, или запишите его имя.

• Мысленно – или вслух – прокомментируйте имя: происхождение, необычную орфографию или придумайте историю, связанную с этим именем.

• Свяжите это имя с кем-то или чем-то из вашей жизни. Чем смелее ассоциации, тем лучше, но не озвучивайте свои мысли!

• Обращайтесь к человеку во время обсуждения – но не слишком часто…

• … и снова обратитесь к нему, когда будете прощаться.

Говорите, только когда можете сказать что-то ценное; в противном случае… молчите. Если хотите говорить так, чтобы вас слушали, говорите чем меньше, тем лучше. Ваш вклад будет особенно ценным, если вы:

• предложите идеи;

• разъясните сложные моменты;

• предложите процесс/план действий;

• подскажете решение;

• поможете разрешить конфликтную ситуацию.

Советы:

Что делать, если вы столкнулись с сопротивлением

1. Всегда проявляйте уважение к человеку, который противоречит вам.

2. Вынесите этот вопрос на открытое обсуждение, не замалчивайте.

3. Считайте, что человек, от которого исходит сопротивление, руководствуется позитивными причинами.

Если же он ведет себя недостойно, попросите председателя и участников собрания разобраться с этим.

4. Не пытайтесь читать чужие мысли и не думайте, что знаете, в чем источник и причина сопротивления. Задавайте вопросы, проявите любопытство, прежде чем решать эту проблему.

5. Добейтесь взаимопонимания, определив, в чем вы согласны друг с другом, прежде чем перейти к разногласиям.

6. Будьте любопытны и подумайте, чему вы можете научиться у этого человека. Возможно, он знает то, чего не знаете вы.

7. Используйте процесс SCOPE, чтобы не позволить другим людям вовлечь вас в эмоциональную перепалку.

Подробнее о позитивных методах преодоления сопротивления читайте в моей книге «Как справиться с сопротивлением» (The Handling Resistance Pocketbook).

Практически вся информация, которая вам нужна по этой теме, представлена в главах 3 и 7. Однако не забывайте, что собрания, посвященные налаживанию связей и контактов, – особые мероприятия, где люди часто совершают несколько ошибок.

Ошибка 1. Стоять в углу и ждать, когда к вам подойдут

Так вы не познакомитесь с теми людьми, с которыми вы хотели познакомиться; кроме того, на общение у вас останется меньше времени. Уверенно подойдите к людям и вежливо поинтересуйтесь, не хотят ли они рассказать о себе. Кто не хочет?