Технологии и уверенность сотрудников в себе

Правильно разработанная технология позволяет сотрудникам самостоятельно справляться с большей частью работы HR. Они могут самостоятельно получить информацию по многим вопросам HR, например, о количестве отпускных дней – разрешенных и уже использованных; об условиях выхода на пенсию, о возможностях карьерного роста и необходимой для этого квалификации; о собственном уровне квалификации (путем исследования самооценки). Сотрудники могут заняться многими рутинными делами, поскольку автоматические системы работают круглосуточно.

По нашим подсчетам на 60 % вопросов, касающихся HR, сотрудники могут ответить самостоятельно в режиме он-лайн. Если ответ не устраивает сотрудника, он может обратиться в сервисный центр. Сотрудники сервисных центров в состоянии ответить на 85 % вопросов, оставшихся неразъясненными в режиме он-лайн. Оставшиеся 15 % могут быть адресованы кейс-менеджерам. По некоторым подсчетам такая ярусная система экономит до 50 % затрат на выполнение транзакционной функции HR.

Использование технологий для выполнения транзакционной функции HR-службы имеет много преимуществ. Связанные с этим HR-инструкции должны быть стандартизованными, что позволяет избежать дублирования, снижает издержки и обеспечивает последовательность. Удобство получения информации также повышает качество HR-услуг в глазах сотрудников, поскольку они могут получить ответы на свои вопросы тогда, когда им это удобно. Кроме того, повышается точность информации, потому что сотрудники могут обновлять и корректировать свои записи. Менеджеры, имея доступ к личной информации о сотруднике (например, об обучении и зарплате), могут учитывать ее при обосновании своих решений.

Например, сотрудники фирмы Boeing могут получить информацию через персонализированный веб-портал или по телефону. Такой портал (TotalAccess) позволяет сотруднику легко получить информацию по вопросам HR: информацию для принятия решений, инструкции для выполнения транзакций и информацию для завершения этих транзакций благодаря доступу к веб-узлу.

Расширение использования технологий для выполнения административных HR-задач заставляет задуматься как о новых тенденциях, так и о следующих ловушках, которых можно избежать.

Создание с нуля. Часто компании считают себя первопроходцами; но лучше все-таки избежать соблазна создавать уникальный портал для HR-информации и услуг. Значительно проще и дешевле адаптировать один из многих предлагаемых на рынке эффективных продуктов для своих нужд.

Отсутствие взаимосвязи. Многие HR-транзакции требуется завершить как можно быстрее. Однако HR – это вовсе не массовое банковское обслуживание, при котором клиент завершает транзакцию без какого бы то ни было общения с банком. В этом отношении HR, скорее, напоминает инвестиционную деятельность банков, предусматривающую установление между банком и клиентом долгосрочных отношений. Подобным же образом деятельность HR, основанная на взаимоотношениях, способствует лояльности сотрудников по отношению к фирме.

Информация без понимания. Сама по себе информация, если она не подбирается с определенной целью, не облегчает принятия решения. Если она кладется на полку и никем не используется, – значит ее просто нет. Правильные решения начинаются с правильных вопросов, которые требуют понимания и предвидения со стороны менеджера. И тогда уже информация, полученная с помощью технических средств, может использоваться для оценки альтернативных решений и проверки гипотез.

Навязчивость. Чем больше собирается информации, тем больше фирма узнает о своем сотруднике, а хранить эту информацию становится все труднее. И хотя круглосуточный доступ к информации очень удобен, он стирает границу между рабочим и нерабочим временем. Каждый сотрудник решает эту ситуацию по-своему, однако следует помнить, что технология может становиться все более навязчивой, устраняя противовес, который делает сотрудников целеустремленными и страстными.

Несмотря на эти недостатки, технологии все больше будут использоваться для работы с сотрудниками. По мере того как технологии будут становиться более удобными для пользователя, доступными и надежными, они начнут помогать сотрудникам выстраивать свою карьеру, а руководителям – использовать информацию о сотрудниках для создания ценности для компании.

Аутсорсинг

Принцип аутсорсинга заключается в том, что необязательно обладать знанием, чтобы им пользоваться. Две-три фирмы создают общую службу или просто покупают услуги у фирм-продавцов данной специализации.

Фирмы-продавцы помогают сократить как расходы на приобретение самого знания, так и сам объем работы. Стремление сократить расходы заставляет их быть в курсе новейших исследований, разработок и технологий в области HR, что позволяет предложить способ выполнения транзакционной работы в соответствии с последними идеями. Что касается экономии на объеме работ, то фирмы-продавцы предлагают пакеты HR-услуг, пытаясь отучить клиентов от традиционного подхода к аутсорсингу из нескольких источников: один – для найма, другой – для обучения, третий – для выплаты зарплат и так далее, при этом у всех источников будут разные подходы к работе.

Развиваясь, HR-аутсорсинг будет стремиться к интегрированным решениям, уходя от изолированных процедур. Например, при найме рабочей силы системы HR выявляют навыки, необходимые для данной работы, а затем используют их как критерий поиска и отбора кандидатов. При применении интегрированного подхода идентифицированные навыки будут использоваться уже не только при поиске кандидата, но и при обучении, выплате вознаграждений, распределении должностей.

Интегрированный подход требует от фирмы-продавца знания всего спектра HR-работы, а не только в какой-то конкретной области. British Petroleum, International Paper, Prudential, Bank of America и другие компании впервые использовали аутсорсинг для выполнения транзакционной функции HR. И хотя еще рано говорить об определенных результатах, поскольку аутсорсинг в таких масштабах – это еще относительно новое явление, эти фирмы уже убедились в нескольких преимуществах аутсорсинга.

Сокращение затрат. Экономия составляет около 15–25 % – это немало, особенно для крупных компаний. Административные издержки у них в среднем составляют 1600 долларов США в год на каждого сотрудника. А при сокращении их на 20 % (то есть на 320 долларов на каждого человека) компании с численностью 10000 сотрудников могут сэкономить 3200000 долларов США в год.

Стандартизация. Аутсорсинг требует стандартизации всех HR-транзакций. Многие крупные фирмы развивались путем слияния и поглощения, и вливающиеся в них фирмы привносили свои HR-системы. В этом случае аутсорсинг поможет достичь единообразия гораздо быстрее самой фирмы, которой понадобилось бы на это несколько лет.

Повышение качества услуг и скорости выполнения. Обычно фирмы-продавцы используют технические средства, что позволяет им предоставлять доступ к информации и консультации по вопросам HR круглосуточно и без выходных. Сотрудники видят, как аутсорсинг повышает качество услуг.

HR-концентрация. Аутсорсинг позволяет HR-сотрудникам сконцентрироваться на стратегической работе. В главе 11 мы рассказываем о том, как подготовить к этому HR-сотрудников, однако сам факт привлечения третьей стороны для выполнения административной работы позволяет надеяться, что HR-сотрудники начнут мыслить и действовать стратегически.