Презентация нужна, если документ новый и сложный. Для новых версий уже существующих документов и/или при незначительных изменениях ее можно не проводить. На презентации рассматривается структура документа и раскрываются основные моменты его содержания. Затем проходит обсуждение проекта документа. Во время презентации согласующие руководители получают интересующую их информацию по документу, задают вопросы и т. п. В результате им проще формулировать замечания к документу, которые должны быть представлены ОР.

Эта работа может проводиться при помощи системы электронного документооборота, или BPMS.

Согласование версии НМД всегда вызывает вопросы. Чем больше согласующих лиц, тем дольше и сложнее проходит этот этап.

Пример. Двадцать шесть версий проекта НМД

В крупной известной компании в рамках одного из проектов нужно было подготовить несколько десятков регламентирующих документов. Каждый документ представлял собой регламент объемом от 12 до 30 и более страниц.

Как правило, в список согласующих лиц включались шесть-восемь руководителей подразделений, один-два специалиста по организационному развитию и начальник отдела организационного развития.

Формальной процедуры согласования проектов документов в компании не было. Все делалось «на коленке» – файлы отправлялись через Outlook с сопроводительным письмом в произвольной форме. Затем разработчикам приходилось буквально отлавливать менеджеров на их рабочих местах. Большинство из них явно проявляло бурную активность: кучи документов, перегородки, облепленные желтыми и красными стикерами, постоянные звонки и электронные письма. Приходилось ловить момент, когда менеджер не говорит по телефону и не отправляет e-mail, и вежливо напоминать про такой-то документ и необходимость его согласования. Ответ, как правило, был один: «Приходите завтра, а лучше через неделю. А кстати, разве Иванов (Петров, Сидоров…) не может его посмотреть и согласовать?»

У специалистов по организационному развитию была своя «фишка». Получат документ на согласование, пробегут глазами пару страниц, сделают замечания и отправят разработчику. В следующей версии читаются уже третья-пятая страницы и т. д. Когда появляется четвертая или пятая версия, специалист забывает, какие изменения внес на первой или второй странице, и делает новые правки и замечания и т. д.

Впечатляющий итог таких согласований – от 26 до 40 версий документов – наверняка не предел для этой компании!

Пример. «Оптимизация» процесса на основе обобщения лучшего опыта

Крупная компания имела несколько филиалов в разных городах. Руководство приняло решение стандартизировать деятельность всех филиалов. Для этого был выбран ряд процессов, в том числе процесс управления договорами.

Специально созданная рабочая группа проанализировала этот процесс в трех филиалах и выявила лучшие практики работы. Каждый филиал имел свои положительные и отрицательные особенности. По итогам был разработан проект регламента управления договорами, который объединял все лучшие наработки. Приступили к согласованию документа.

В процессе согласования со стороны менеджмента филиалов возникали критические замечания. Разработчикам многое пришлось убирать. После двенадцати итераций документ стал весьма формальным, зато устраивал всех.

Однако кто-то из руководителей филиалов пролоббировал следующее решение головного офиса: каждый филиал имеет право адаптировать общий регламент к своим конкретным условиям. В результате регламенты были откорректированы настолько, что новыми остались лишь две вещи: структура документа и его обложка.

Формализованная процедура согласования НМД, четкие требования по формулировке замечаний, учету замечаний и т. п. необходимы, чтобы снизить бесконечное количество согласований, существующее в современных компаниях.

В рассматриваемой нами процедуре управления НМД должно быть три, максимум четыре итерации документа.

Не стоит чересчур нагружать ГД такого рода проблемами. Однако рассматриваемая процедура предназначается для небольшой и средней компании. Если организация крупная и/или документов много, лучше рассмотреть возможность согласования и утверждения НМД различными должностными лицами, например по направлениям деятельности.