Ответственность за ведение электронного и бумажного архива НМД несет помощник ГД.

Все НМД организации контролируемы. Это означает, что их выпуск, распределение, использование, изменение, хранение и уничтожение копий предыдущих версий проверяют ГД, его помощник и внутренние аудиторы.

Руководители компании могут иметь на своих рабочих местах папки документов, в которых находятся бумажные копии НМД. Каждая папка должна иметь идентификаторы принадлежности к структурному подразделению и лист с перечнем хранящихся в ней НМД («Содержание»)[115]. При замене НМД лист с перечнем нужно также заменить на новый, содержащий актуальную информацию. Папки документов нумеруются. Список папок с обязательным указанием ответственного находится у помощника ГД. Это контролируемый документ. Папки документов хранятся у ответственных лиц, контролирующих их содержание. Ответственные за папки назначаются распоряжением директора. Наличие бумажных копий НМД разрешено, но не поощряется.

Хранение электронных копий НМД на компьютерах сотрудников организации запрещено. При необходимости персонал пользуется электронными версиями, размещенными на сервере компании. Документы просматриваются в режиме «Только чтение» без возможности копирования на компьютер сотрудника.

НМД могут быть переданы за пределы организации только с разрешения ГД. При передаче копии на нее ставится синий штамп «Для информации» (то есть документ не контролируется).

Отмененный/пересмотренный НМД (с синей печатью «Отменен/Пересмотрен» на титульном листе) может храниться в архиве организации для информационных и методических целей отдельно от действующих документов. В электронном виде отмененные/пересмотренные НМД лежат на сервере компании в отдельном каталоге. Их хранение в электронном виде на компьютерах сотрудников запрещено.

Проекты НМД хранятся в отдельном каталоге на сервере организации.

Не реже раза в месяц помощник ГД осуществляет резервное копирование электронной базы НМД:

• в отдельную область жесткого диска сервера компании;

• на DVD и т. п. (зависит от решения IT-директора или менеджера).

Контроль и актуализация НМД проводится со следующей периодичностью (табл. 5.6.5).

Таблица 5.6.5. Периодичность контроля и актуализации НМД

Состав работ по контролю/актуализации НМД представлен на рис. 5.6.7. За две недели до планового срока контроля (аудита исполнения требований НМД) помощник ГД уведомляет ОР, внутреннего аудитора, руководителей подразделений, которые обязаны контролировать исполнение требований НМД. Помощник ГД назначает дату контроля НМД.

Рис. 5.6.7. Контроль исполнения НМД

Указанные выше лица готовятся к аудиту исполнения требований НМД.

Внутренний аудитор проводит аудит исполнения требований НМД. В нем участвуют ответственный разработчик НМД и руководители подразделений.

Дополнительно к контролю исполнения требований НМД при проведении аудита внутренний аудитор обязан выявлять случаи нарушения процедуры:

• использование сотрудниками бумажных копий НМД, распечатанных на бумаге любого цвета, кроме желтого;

• использование сотрудниками бумажных копий устаревших версий НМД;

• использование сотрудниками электронных копий НМД, размещенных на их рабочих компьютерах.

Внутренний аудитор готовит отчет по результатам аудита. В отчете указываются выявленные нарушения и их причины (обязательно), приводятся рекомендации по корректировке (актуализации) НМД. Отчет по аудиту передается ГД.

ГД рассматривает отчет по результатам аудита и принимает решение оставить НМД без изменений, пересмотреть или отменить НМД. О своем решении ГД уведомляет ОР, внутреннего аудитора и руководителя подразделения.

ГД в одном приказе отменяет действие устаревшей версии НМД и вводит в действие новую версию. Помощник ГД выполняет процесс отмены НМД и необходимые действия по вводу новой версии НМД.

Помощник ГД получает от шефа информацию об отмене НМД и готовит соответствующий проект приказа (рис. 5.6.8).