Рис. 5.6.8. Отмена действия НМД

ГД утверждает проект приказа об отмене НМД. В приказе об отмене устаревшей версии может содержаться информация о вводе в действие новой версии НМД.

Помощник ГД регистрирует приказ ГД об отмене НМД. Ставит на контрольный экземпляр НМД синюю печать «Отменен/Пересмотрен». Перемещает документ в архив отмененных НМД.

Помощник ГД удаляет отмененный НМД с сервера организации из общего доступа, сохраняя его в электронном архиве организации в папке «Отмененные НМД». Он уведомляет персонал по e-mail об отмене НМД.

Каждый сотрудник организации, использующий бумажную копию НМД, обязан уничтожить ее в течение трех дней с момента уведомления об отмене/пересмотре НМД.

Код НМД организации состоит из комбинации букв и цифр и имеет следующий вид:

где АААА – буквы и цифры, определяющие вид документа. Возможные комбинации этой части кода показаны в табл. 5.6.6.

Таблица 5.6.6. Коды документов

АААА-00-00-00 – первая пара цифр обозначает номер подразделения организации, за которым закреплен НМД. Таблица кодов подразделений формируется в соответствии со структурой организации, как показано в табл. 5.6.7.

Таблица 5.6.7. Коды подразделений организации

АААА-00-00-00 – вторая пара цифр определяет порядковый номер документа данного типа в базе НМД организации.

АААА-00-00-00 – третья пара цифр определяет номер версии НМД.

Оценка НМД специалистами (например, внутренними аудиторами) весьма субъективна. Чтобы снизить степень этой субъективности, полезно формализовать оценку документов при помощи определенных инструментов: таблиц оценки, шкал и т. п.

Ниже приводится пример таблицы, позволяющей формализовать субъективную оценку качества разработки регламентирующего документа.

Таблица анализа НМД

Наименование НМД _______________________________________

* См. главу 1.

Выводы по результатам анализа регламента:

1. _______________________________________

2. _______________________________________

Деятельность по регламентации ресурсоемка. Поэтому ею нужно квалифицированно управлять. Один из важнейших инструментов при этом – график регламентации. По каждому НМД этот график может содержать следующую информацию:

• наименование бизнес-процесса (подразделения, должности);

• тип НМД;

• номер и дата распоряжения о разработке НМД;

• плановая дата готовности НМД к утверждению;

• должность и ФИО ответственного разработчика;

• состав рабочей группы по НМД (должности и ФИО);

• список согласующих лиц (должности и ФИО);

• стадия разработки НМД (см. ниже);

• номер и дата приказа о вводе НМД в действие (для утвержденных НМД);

• проблемы (риски) при разработке НМД;

• ожидаемая дата готовности НМД к утверждению;

• прочее.

В табл. 5.8.1 представлена одна из возможных форм графика разработки НМД и примеры ее заполнения.

Табл. 5.8.1. График разработки НМД[117]

Рассмотрим вопрос контроля исполнения требований НМД. Можно выделить шесть основных возможностей (направлений) такого контроля:

1. Самоконтроль.

2. Контроль непосредственным руководителем.

3. Контроль по показателям.

4. Внутренний аудит.

5. Жесткая автоматизация.

6. Контроль, интегрированный в процесс.

Самоконтроль предполагает, что исполнитель самостоятельно отслеживает выполнение требований нормативного документа. Чтобы он это делал, необходимо несколько условий:

• знание стандарта и умение им пользоваться (быстро находить нужные требования в зависимости от ситуации);

• внутренняя мотивация выполнять требования стандарта;