Для этого не забывайте о таких моментах:

— Устанавливайте приоритеты для действий.

— Устраняйте те действия, которые находятся в конце полученного списка.

— Увеличивайте время, отведенное на действие, которое следует запомнить.

— Придавайте больше значения данному действию.

— Создавайте логическую последовательность, организовывая свои действия.

Например, представьте себе женщину — преуспевающего менеджера, секретаря профсоюзного комитета, члена клуба взаимопомощи, которая при этом является женой, а также матерью двух детей, 7 и 10 лет. Очевидно, она — занятый человек. Но, возможно, она также и много теряет, поскольку “бросается” от одного дела к другому.

Располагая по приоритетам свои действия, человек может уделять каждой из своих обязанностей соответствующее количество внимания. Как распределены приоритеты у данной женщины?

— Семья.

— Работа.

— Профсоюзный комитет.

— Клуб взаимопомощи.

Подумав над своими приоритетами, она понимает, что одно из занятий необходимо исключить. Логичнее всего выбрать для этого клуб взаимопомощи, поскольку у него наиболее низкий приоритет. Также она понимает, что срок ее пребывания на посту секретаря (профсоюзного комитета уже подходит к концу. Можно будет остаться обычным членом профсоюза. Таким образом, при подобных изменениях она получит большее количество времени, и высвободит энергию, которую можно будет посвятить семье и работе. Она установила для своей семьи наивысший приоритет, за которым следует работа, поэтому теперь у нее есть возможность посвятить намного больше “качественного времени” данным обязанностям.

Как запомнить приоритеты

Все действия имеют контекст — набор окружающих обстоятельств, который придает деятельности значение и уместность. Например, когда сотрудник вспоминает о задании, полученном накануне, в контекст входит проект, над которым он работает, цель проекта, задействованные люди, взаимосвязь данного проекта с проектами других отделов компании и т. д.

Если сотрудник начинает работать над одним проектом, а затем переключается на другой, то чтобы возвратиться к первому, ему необходимо восстановить в своей памяти весь соответствующий контекст.

 При работе с различными проектами помните о следующем:

— Полностью “отключайтесь” от одного контекста перед переходом к другому.

— Думайте о новом проекте, сосредотачиваясь на всех проблемах и людях, с ним связанных.

— Общайтесь с людьми, работающими над этим проектом.

Необходимо разграничить предыдущий и последующий проекты либо создать переход от одного проекта к другому так, чтобы можно было полностью использовать соответствующую контекстно определенную информацию. Информация, связанная с одним проектом, скорее всего, никак не связана с другим. Небольшой перерыв между работой над проектами позволит “перегруппировать” свои мысли и сосредоточиться на новой задаче. Можно выпить воды, давая, таким образом, своему мозгу отдых. Тогда, вернувшись к своему столу, сотрудник будет готов вновь приступить к работе.

 Организовывая свою жизнь, и регулируя собственный темп жизни, можно улучшить результат тех действий, которые имеют наиболее высокий приоритет. По мере улучшения качества действий улучшается и способность запоминать соответствующую данному действию информацию.

Разговор с сотрудником, работающим над тем же самым проектом, может быть также полезен для восстановления в памяти нужной информации и способности к работе. Этот собеседник, фактически, является частью контекста воспоминаний относительно данного проекта.

Избегайте многозадачности

Довольно часто можно увидеть людей, которые выполняют несколько задач одновременно.

— Разговаривают по телефону и отсылают электронную почту.

— Читают прессу и смотрят телевизор.

— Пишут себе заметки во время собрания по совершенно другому поводу.

— Разговаривают по мобильному телефону, управляя автомобилем.

Подобный вид сложного управления называют многозадачностью, поскольку выполняется более одного действия одновременно. В последнее время многозадачность стала нормальным способом жизни.

Представьте себе собрание на работе, и человека, которого постоянно кто-нибудь отвлекает. Ему даже дважды приходится выходить, чтобы ответить на сообщение. Сев на место, он становится невольным слушателем разговора двух сидящих рядом коллег, и начинает жалеть о том, что рассматриваемые вопросы не излагают письменно.

 Тем, кто гордится своей способностью к многозадачности, следует задуматься о процессах, происходящих в их мозге. Не так давно исследованиями было установлено, что разделенное внимание ослабляет восприятие. Хотя многие и могут в течение дня одновременно выполнять простую и сложную работу, информация, оставшаяся в памяти, стирается по мере участия человека в действиях, требующих высокой степени концентрации.

С одной стороны, он слышит рассказ директора о положении дел в компании, с другой — обмен мнениями между сотрудниками по поводу свидания директора со своей практиканткой.

В конце концов, он решает, что возьмет у директора после собрания тезисы его доклада, а сейчас ему необходимо еще ответить на некоторые электронные письма и телефонные звонки.

Он открывает свой портативный компьютер, наскоро набрасывает текст письма, и рассылает его по всем электронным адресам клиентов.

После совещания его срочно вызывают в кабинет директора, где разъяренный глава фирмы вручает ему копию отправленного 10 минут назад письма, в котором написано: “Практикантка и директор хотят вас удивить”.

Скорее всего, подобная ситуация является достаточным поводом, пересмотреть свое отношение к многозадачности. Однако не обязательно доводить себя до такой крайности. Вероятность возникновения ошибок увеличивается при выполнении нескольких действий одновременно. Причем ошибки можно и не заметить, поскольку мозг в это время занят более важными задачами.

 При многозадачности способность к запоминанию значительно снижается. На выполнение каждой из задач расходуется часть умственной энергии человека. Распределение энергии на такие части и приводит к рассеянности. При переходе от одной задачи к другой сознание полностью от первой не “отключается”. Можно сказать, оно отсутствует.

Дело в том, что человек не обладает неограниченной способностью обращать внимание на несколько вещей сразу. С прибавлением каждой новой задачи вклад в выполнение остальных уменьшается Следовательно, даже если закончить одну из выполняемых задач, то можно не запомнить, как это произошло.

Возникает вопрос: “Следует ли избегать многозадачности?”, и вот простой ответ на него — “да”. Однако, время от времени, нам может казаться, что другого выхода просто нет. Это не так, на самом деле существует гораздо больше выходов, чем мы думаем. Конечно же, иногда все-таки приходится прибегать к некоторой многозадачности, но старайтесь делать это как можно реже. Наша задача состоит в том, чтобы видеть различие между ситуациями, когда действительно необходимо выполнять одновременно несколько действий, и когда этого можно избежать.

Даже если такая необходимость действительно существует, можно сохранить способность запоминать свои предыдущие действия перед переходом к другой задаче. Для этого следует изменить темп работы. Однако одного замедления недостаточно. Поскольку необходимо дать отдохнуть своему сознанию, для этого лучше всего периодически выходить подышать свежим воздухом.

Воспринимайте