Дело в том, что большую часть рабочего времени мы выполняем типовые задачи и действия, которые соответствуют нашим навыкам. Благодаря этому повышается продуктивность, мы делаем меньше ошибок и экономим время. И когда коллеги просят помочь с проектами, которые требуют других знаний и умений, мы с полным правом можем отказаться.

А вот как именно отказать – это уже другой вопрос. Не придумывайте отговорок. Не изобретайте причин. Будьте искренни и вежливы, а также берите ответственность за свои решения.

Допустим, коллега просит помочь с ее проектом. Вы можете ответить так:

«Спасибо, что обратилась ко мне, Шэрон. Я ценю твое доверие, но не хочу отвлекаться от своих проектов».

Или так:

«Я не особо разбираюсь в этой теме, так что толку от меня мало. Поэтому я откажусь».

Вы увидите, что когда вы перестанете соглашаться на каждую просьбу, коллеги начнут уважать вас больше. Они поймут, что вы помогаете, только если имеете возможность, а их просьбы лежат в плоскости ваших потребностей, убеждений и долгосрочных целей.

Начальник должен быть в курсе вашей загрузки, знать, над чем вы работаете, представлять, каковы ваши временны́е ресурсы. А при назначении новых проектов и делегировании задач – пересматривать текущие приоритеты.

По крайней мере, так это должно работать.

К сожалению, в реальном мире все не так гладко. Знаком ли вам такой сценарий?

Вы сидите в кабинете и выполняете пункты из километрового списка. А также отвечаете на звонки коллег, клиентов и поставщиков. И все это время тоненький голосок у вас в голове ноет, что надо бы ответить на письма и кое-кому перезвонить. Взгляд на часы – и вы понимаете, что через 15 минут у вас встреча. Одна из многих назначенных на сегодня. Вы думаете: «Как вообще можно что-нибудь доделать, если у меня в календаре сплошные встречи?»

В этот момент вы смотрите на значок входящих писем. И сразу же жалеете об этом. Несмотря на все ваши усилия, неотвеченных писем становится все больше – похоже, здесь еще будет над чем попотеть. Вы чувствуете, как нарастает стресс. Дел слишком много, времени на все не хватает. Хуже того, вы не видите никакого просвета.

И в эту минуту смятения приходит письмо от начальницы. Вы с любопытством кликаете «Открыть» – она просит взяться еще за один проект. Вы удрученно вздыхаете – на него нет ни времени, ни сил. Вы едва выкраиваете минутку на обед.

Но как сказать об этом? Как отказать начальнику – тому, кто контролирует ваше рабочее время? Многие просто берутся за новую задачу. Стискивают зубы и тянут ношу, потому что им неудобно отказать. Они боятся прослыть «трудными», что может отрицательно сказаться на карьере.

Однако сообщать о своих пределах необходимо. Вы не только снизите уровень стресса, но и избежите чрезмерной нагрузки. Ведь новый проект, на который у вас нет времени, – это совсем не то, что вам нужно. Фактически, это гарантия провала и расстройства.

Хотя сказать «нет» непросто (приносить плохие вести всегда трудно), есть способы смягчить удар. Вот несколько вариантов.

Во-первых, в разговоре с начальником честно опишите текущую рабочую нагрузку и покажите, что у вас нет ресурса на что-то еще. Объясните, что не сможете полноценно работать над новым проектом, учитывая ваши нынешние задачи. Если имеются обязательства по срокам, напомните о них.

Во-вторых, расспросите о новом проекте. Когда он должен быть завершен? Кто еще над ним работает? Какие нужны навыки? Потребуется ли вам координировать действия других сотрудников?

В-третьих, попросите пересмотреть текущие приоритеты. Например, сдвинуть срок текущего проекта, чтобы у вас появилось время для нового.

В-четвертых, если продлить срок невозможно, спросите, нельзя ли перенести начало нового проекта. Допустим, можно сказать, что вы будете свободнее через пять дней, когда закончите то, чем заняты сейчас.

По сути, лучше обойтись без него, так как оно всегда несет в себе негатив. Гораздо важнее четко обговорить свои ограничения и предложить начальнику альтернативу, которая позволит достичь желаемого результата.

Есть клиенты, работать с которыми – одно удовольствие. Они внятно объясняют, что им нужно, ставят разумные сроки и готовы предоставить нам свободу действий. Более того, своевременно оплачивают счета.

Но есть и трудные клиенты. Они навязывают нереальные сроки. Требуют того, что выходит за рамки контракта или договоренности. И контролируют каждый наш чих, до такой степени, что мы начинаем ненавидеть их проекты.

Говорить «нет» трудным клиентам сравнительно легко. Отказывать тем, кто нас не уважает и предъявляет завышенные требования, – это вопрос выживания. Работа с ними отнимает слишком много времени, а отдача не стоит потраченных усилий и нервов.

Но порой приходится отказывать и хорошим клиентам. Например, когда у вас недостаточно ресурсов, чтобы взяться за тот или иной проект. Согласиться – значит обречь себя на провал. Или предложенная компенсация не покрывает затраченного времени и усилий. А может быть, проект всем хорош, но вы собрались в отпуск.

В общем, причины отказать клиентам, даже любимчикам, могут быть вполне вескими, но сделать это все равно непросто. Вы не хотите их разочаровывать или обижать, боитесь навредить отношениям. И уж тем более не хотите терять контракты.

Так как же сказать клиенту «нет», чтобы он зауважал ваше решение?

Во-первых, поймите, что отказ от проекта не делает вас непрофессионалом или халтурщиком. Наоборот, вы показываете, что знаете свои ограничения и четко понимаете, как нужно вести дела.

Во-вторых, приведите обоснованную причину отказа. Допустим, можно сказать:

«Я не возьмусь за этот проект, потому что моих ресурсов (или навыков) недостаточно, чтобы получить оптимальный результат».

Или так:

«В следующем месяце я ухожу в отпуск, поэтому у меня не будет на это времени».

В-третьих, предлагайте альтернативу. Допустим, если вы не можете взяться за проект по причине отсутствия времени, предложите передвинуть сроки. Если у вас нет необходимых навыков, перенаправьте клиента к тому, кто ими обладает. Если же вы просто не заинтересованы в проекте, посоветуйте квалифицированного коллегу, который мог бы взяться за него вместо вас.