Спланируйте документ, используя понравившийся метод (см. главу 8). Сделайте оглавление с названиями разделов. Составьте план каждого раздела, отразив в его пунктах только самые важные идеи.

Пересмотрите свой план, чтобы убедиться, насколько эффектной получилась история. Может, стоит изменить порядок? Или, возможно, вы пропустили логический шаг?

Напишите черновой вариант документа, добавив как можно меньше слов к основным моментам, чтобы получились законченные предложения. Бо́льшая часть добавленного текста должна представлять собой подтверждающие факты, а не новые части рассказа.

• Что оно говорит? Можно ли неверно истолковать смысл?

• Мне нужно сказать об этом? Это повышает эффективность текста?

• Есть ли в предложении другие темы, не касающиеся главной? Если да, то можно ли вычеркнуть их или выделить в отдельное предложение?

Получился связный текст? Добавленные слова улучшили рассказ?

Воспользуйтесь следующими методами.

• Обобщение – может ли одно слово или фраза заменить несколько схожих? Обратите внимание на союз «и», так как иногда он указывает на лишние дополнения.

• Отказ от ненужного профессионального жаргона – вас поймет несведущий гений?

• Контроль размера предложений – постарайтесь включать в предложения в среднем не более 20 слов и варьируйте их длину как можно чаще.

Если у вас есть время:

• вычеркните лишние прилагательные/наречия;

• избавьтесь от слов «этот» и «тот», где возможно;

• исключите повторы – особенно при неоднократном использовании одного и того же описания.

Отвлекитесь ненадолго от текста, затем вернитесь к нему и перечитайте от начала до конца. Прочитайте в обратном направлении и обратите внимание на правописание.

Пример процесса составления документа вы найдете в Приложении 7.

Лаконичность – самая эффективная форма убедительности.

• Уберите ненужный профессиональный жаргон и слишком сложные слова.

• В предложениях придерживайтесь одной основной мысли, сократите среднюю длину предложений и варьируйте ее.

• Вычеркните все слова, которые не способствуют убедительности.

• Используйте аналогии и примеры для наглядного и понятного объяснения своей идеи.

В этой главе мы коснулись принципов редактирования. Однако очень важно также понимать, когда пора заканчивать редактировать. Деловой документ – это инструмент. Если хотите забить гвоздь, вам понадобится молоток. При этом вовсе не нужен молоток высочайшего качества, идеально сбалансированный, с лазерной гравировкой. Перестаньте редактировать, как только документ окажется вполне приемлемым для выполнения своей задачи. После этого вы просто гравируете свой топор.

Глагол – рабочая лошадка любого предложения. Без глагола существительное просто сидело бы сложа руки. Прилагательные рассказывали бы о том, как прекрасно существительное, но оно все равно бездельничало бы (хотя даже этого оно не может сделать, потому что «бездельничать» – глагол). Но стоит вставить глагол, и предложение примется прыгать, скакать, петь, танцевать и носиться по странице (или просто бездельничать…).

В этом разделе мы рассмотрим:

• части речи (вспомним грамматику);

• как оживить пассивные глаголы;

• как освободить отглагольные существительные.

Не забывайте: если следование правилам мешает убедительности, нарушайте правила.

Если последний раз вы вспоминали о грамматике на школьном экзамене, то этот раздел – для вас.

Начав разбираться во всем этом, я обнаружил, что о грамматике написано много. Даже слишком много. Я сформулировал бо́льшую часть информации в нескольких предложениях. И это доказывает, говоря об убедительном письме, что вам совсем не нужно много правил. Но сначала вспомним основные части речи.

Существительное – называет человека, предмет, место или идею/чувство. Например, профессор Плам, подсвечник, бильярдный зал, убийство.

Местоимение – слово, заменяющее существительное или идущее с ним в паре, чтобы показать принадлежность. Например, оно, им, они, мое, их, наше.

Прилагательное – характеризует качества существительного или местоимения, отвечает на вопрос «какой?», «который?». Например, дотошный профессор Плам, тяжелый подсвечник, темный бильярдный зал, жестокое убийство.

Глагол – описывает действие или состояние. Например, бежать, скакать, играть, следовать, гнаться, стрелять, надоедать, раздражать.

Наречие – говорит о том, как, когда, насколько и где действует глагол. Например, быстро бежать, скакать неподалеку, поиграть завтра, следовать по пятам.

Глаголы – это действие и энергия. Выбрав правильную структуру предложения, вы наполните глаголы энергией, а они, в свою очередь, вдохнут жизнь в текст. Прежде чем переходить к советам, вспомним еще немного грамматику.

Предложения состоят из подлежащего, сказуемого и, как правило, дополнения. Подлежащее – это «кто» или «что», к которому относится сказуемое. Например: «Дженни (подлежащее) споткнулась (сказуемое) об стул (дополнение)».

Человек или «предмет», выполняющий выраженное сказуемым действие, называется исполнителем. В нашем примере Дженни – и подлежащее и исполнитель, то есть именно она споткнулась и она же выполнила действие. Когда предложение строится по схеме исполнитель – сказуемое – дополнение (как в нашем примере), это называется действительным залогом. Обычно предложения легче читать, когда они строятся именно по этой схеме. Потому что читатель хочет знать:

а не

Ужасно, да?

Во втором примере подлежащее не является исполнителем. Когда предложение строится по схеме подлежащее – сказуемое – исполнитель, мы говорим о страдательном залоге.