Почему возникают проблемы с планированием?

Значительная часть проблем относится не к планированию, а к стратегированию и моделированию. Дело в том, что в процессе планирования мы имеем дело с уже определенными задачами, которые получили на предыдущих стадиях. Если задачи плохо проработаны и/или сформулированы, то невозможно спланировать и выполнить работы, которые приведут к успеху. Во всяком случае, вероятность достижения цели будет не слишком высока. Однако все шишки все равно валятся на планирование.

Мы лишний раз грешим на планирование потому, что не осознаем границу этой практики, пытаясь уместить в нее целеполагание, моделирование системы и её жизненного цикла, а также выполнение работ.

Целеполагание связано со стратегированием, в рамках которого выявляются проблемы (неудовлетворенности), на которые мы обращаем внимание. Кроме того, в качестве гипотез мы определяем системы, которые могут решить данные проблемы, а также запускаем проекты по созданию этих систем. Об этом мы говорили в разделе про практику стратегирования.

В процессе моделирования систем создаются описания (модели) системы и их жизненный цикл. Например, в системном мышлении учат моделированию с целью составления системного описания. Жизненный цикл системы позволяет выделить стадии создания, практики и сформулировать задачи.

В рамках нашего курса вы будете формулировать задачи, исходя из своего опыта и логики. А уже после прохождения курсов «Моделирование и собранность», «Системное мышление» (или «Введение в системное мышление»), «Методология» вы сможете системно выделять стадии, практики и формулировать задачи.

В свою очередь планирование имеет дело с задачами, которые необходимо перевести в работы. А работы должны быть выполнены определенными исполнителями, в конкретный срок и с использованием определенных ресурсов. При этом важно удерживать внимание на том, что в результате работы в физическом мире должен появиться какой-то рабочий продукт. Например, задача может выглядеть так – «изучить раздел курса», а работа формулируется по-другому – «я в срок до конца дня с помощью систематического медленного чтения и мышления письмом изучаю раздел в течение 2 помидорок и в результате ожидаю получить рабочий продукт – образовательные заметки и раздел, отмеченный в онлайн-курсе как прочтенный».

Поэтому основная проблема с планированием возникает из-за того, что человек не до конца осознаёт, что такое теория планирования. А уже это влечет за собой общеизвестные проблемы: 1. Недостаточная информация о проекте или задаче; 2. Неправильная оценка времени и ресурсов; 3. Изменение внешних условий; 4. Недостаточное управление рисками; 5. Недостаточное участие заинтересованных сторон; 6. Недостаточная коммуникация и координация.

Что такое планирование?

Слово «планирование» многозначно и может использоваться в разных контекстах, поэтому важно улавливать конкретное значение в каждом случае. Основное значение понятия «планирование» – это практика235, метод или подход, который используется для определения работ и разработки плана действий в рамках проекта. Данная практика включает в себя определение задач, ресурсов236, сроков выполнения и других факторов, необходимых для успешного завершения проекта237. Также словом «планирование» может называться стадия, на которой реализуется практика планирования.

Обратите внимание, что в рамках стратегирования и моделирования определяются проблемы и задачи по приоритетным проектам238 и текущим проектам239. А в рамках планирования необходимо проработать эти задачи, переводя их в работы, и в первую очередь:

– сформулировать работы на основе приоритетных задач;

– выстроить работы по времени и проставить сроки исполнения240;

– назначить исполнителей;

– определить необходимые ресурсы (найти источник);

– указать необходимый результат в виде рабочих продуктов.

В курсах системного мышления, методологии, системной инженерии и системного менеджмента планирование рассматривается как управление работами, которое имеет множество разных вариантов практик (управление проектами, процессами, кейсами). Каждая практика характеризуется своим вариантом дисциплины, которые предлагают свои предметы интересов и соответствующие методы описания работ. Предпочтение для всех вариантов одно: ускорение потока работ при минимизации их стоимости.

В личных проектах основное внимание уделяется распоряжению своим временем (вниманием), поскольку главный исполнитель – это вы сами в разных ролях, а п.1 и 3 прямо завязаны на ваше время. Поэтому важно удерживать внимание на разных временных промежутках, а также учете и инвестировании времени для личного планирования.

Что мы можем получить от правильного планирования?

Непосредственный эффект от правильного планирования – это нарезанные работы по исполнителям, которые понимают с помощью каких практик, в какие сроки и с какими ресурсами они должны получить определенные рабочие продукты. Эти работы записываются в разные рабочие продукты практики планирования: план работ, календарь и т. п. Естественно, потом эти работы необходимо выполнить, а для этого исполнители используют свое прикладное мастерство.

Хорошо нарезанные работы повышают желание их выполнить. Нашему мозгу нравится решать задачи, но он отказывается это делать, если задача не сформулирована как работа. Вспомните формулировки «изучить раздел курса» и «изучить раздел курса в срок до конца дня241 с помощью систематического медленного чтения и мышления письмом, получив образовательные заметки и отметив прочтенный раздел».

Именно отсюда возникает наше нежелание работать, объясняемое как прокрастинация. Часто прокрастинация – это отказ нас, как работника, выполнять не совсем понятную задачу242. Ведь если работа понятна от и до, то мозг с удовольствием поставит галочку (получит положительные эмоции за выполненную работу). Именно поэтому мы часто не хотим браться за сложную работу, но с удовольствием занимаемся простыми делами.

В этой связи, если необходимо решить сложные задачи, то их необходимо хорошо сформулировать243 в виде работ244 в рамках планирования. При этом не забывайте, что, возможно, придется вернуться и провести сессию стратегирования и моделирования, чтобы уточнить задачи. Это важно, поскольку плохо определенные или выстроенные в неправильную логическую последовательность задачи будут негативно отражаться на работах.

Таким образом, правильное планирование повышает желание выполнять работу и соответственно увеличивает вероятность создания успешной системы. Если вы хорошо владеете практикой планирования, то у вас не только появляется уверенность в своих силах (вы для себя хороший начальник), но вы также на хорошем счету у подчиненных245.

Для кого важно планирование

Понятно, что личное планирование необходимо каждому, потому что любой человек хоть и неосознанно, но планирует свои работы в течение дня, недели, месяца. Нас учат планированию с детства, приучая к ритмичности действий: режим дня, уроки, секции и т. п. Но часто это происходит опосредованно, без уделения особого внимания понятиям практики планирования, которые должны постепенно появляться в картине мира растущего человека. Среди таких понятий – проект, задача, работа, срок, рабочий продукт, план, календарь и другие. Каждое из них вы должны хорошо понимать и уметь объяснять их отличия и связи между собой.

Грамотное планирование не гарантирует успеха, но вот отсутствие планирования сказывается на вашем окружении246 и уверенности в себе. Неорганизованность нельзя списывать на творчество, а хаос в делах – на творческий беспорядок, из которого возникнет что-то великое. Неорганизованность и хаос на определенном временном промежутке увеличивают вероятность фатальной ошибки. С другой стороны, нельзя планировать каждый чих, потому что это непродуктивные затраты времени. Жизнь меняется быстро, и не получится спланировать всё до мелочей. Поэтому каждому человеку придется найти свой подход к планированию.

Планирование особенно важно для того, кто является руководителем или желает им стать. Если вы можете обойтись без теории планирования в личной жизни, то для того, чтобы руководить коллективом необходимо хорошо разбираться в понятиях и принципах практики планирования.

Мастерство планирования

В чем проявляется мастерство планирования? Оно означает, что вы ритмично исполняете практики планирования, то есть постоянно создаете или корректируете планы работ, календарь и другие рабочие продукты планирования.

Вы также ощущаете, что все задачи у вас под контролем, а при необходимости вы сможете легко их перепланировать. И дедлайны вам не страшны.

Мастерство планирования ставится за счет изучения и применения практики планирования в личных и рабочих проектах. При этом в нашем курсе мы говорим про личное планирование, а для планирования работы команды будет необходимо пройти дополнительное обучение на основных курсах ШСМ247. Постоянно практикуясь в составлении планов, любой человек может стать мастером планирования.

Работы могут быть запланированы на разных временных промежутках. Например, можно решить, что вы будете делать в ближайшее время или куда поедете в отпуск зимой. Некоторые проекты и задачи можно