вы должны учитывать доступность инструментов и необходимость задействования других людей. В этом случае, вероятно, вам придется разбить работу на несколько предварительных работ, и уже в них учесть ресурсы для получения необходимых технологий и специалистов.

Рабочие продукты по практике планирования

В процессе применения практики личного планирования создаются следующие рабочие продукты, которые обязательно должны храниться в определенных частях экзокортекса:

– План работ;

– Календарь;

– Распорядок или режим дня;

– Список быстрых работ на день;

– Чек-лист на каждый день

– Другие.

План работ необходимо вести постоянно, чтобы учитывать работы по приоритетным261 и текущим проектам. Его можно составлять в разных разрезах: по датам, приоритетам и т. п. В плане работ можно выделить все проекты и задачи по каждому проекту, разбить все работы по дням недели или ввести категорию срочности работ. Все подобные таблицы вы можете найти в рабочем пространстве coda. Для их составления использовался шаблон GTD To-Do List with Gmail262.

Кроме приоритетных проектов в любой момент времени могут возникать задачи и работы, которые тоже нужно сделать, но не за пару минут. Например, нужно починить полку в ванной. Все работы, которые никак не связаны с приоритетными проектами можно записывать в текущие проекты. Такие работы обычно появляются непроизвольным образом, например, из мимолетных заметок.

План работ можно синхронизировать с календарем. Coda позволяет синхронизироваться с Google Calendar. В календаре есть возможность указать точное время исполнения работ. Кроме того, в нем можно отметить работы, которые повторяются еженедельно, а также там удобно записывать встречи с другими людьми. При этом не забывайте по итогам встречи составлять заметки (протоколы), которые потом должны попадать в другие рабочие продукты. Например, в черновики постов, план работ и т. п.

Для повышения ритмичности вы можете поработать с распорядком дня (или режимом дня), который позволит найти излишки времени, а также снизит затраты на переключение внимания. Соблюдать режим дня особенно необходимо, когда вы занимаетесь чем-то важным в какой-то период жизни. Вы можете сравнивать себя со спортсменом, который готовится к соревнованиям и поэтому неукоснительно соблюдает режим дня. Однако в отличие от спортсменов, деятелю необходима постоянная концентрация внимания на режиме, ведь более правильно рассматривать всю жизнь как процесс конкуренции. Как минимум, вы конкурируете за бОльшие деньги, чем у вас есть сейчас. Четкое и систематическое следование распорядку дня даёт намного больше результатов, чем любые другие практики повышения продуктивности или применение лучших профессиональных практик263. Ничто так легко не игнорируется и ничто так легко не приносит пользу, как режим дня.

В календаре можно выделять слоты времени на приоритетные проекты, задачи или работы. Например, вы можете выделить слоты в 1—2 часа каждый день, которые будете посвящать прохождению курса. В какой-то день вы занимаетесь утром, а когда-то вечером (хотя занятия утром более предпочтительны).

Нет необходимости вносить в план работы то, что можно выполнить в течение дня или в течение двух минут. Как постулирует Дэвид Аллен: «Если что-то можешь сделать за две минуты, это должно быть сделано немедленно», не надо тратить на это время. Но если что-то требует большего времени или у вас нет возможности это сделать прямо сейчас, но появится через час, то запишите эту работу в список быстрых работ на день. Туда мы вносим работы, которые нецелесообразно вносить в план работ, потому что они точно будут выполнены сегодня и их проще записать на листочке264. Если вы не смогли выполнить эти работы сегодня, то смело записывайте их в текущие работы в план работы.

Кроме вышеуказанных рабочих продуктов практики планирования, у вас могут появиться и другие265. Например, вы можете собирать список текстов и публикаций в сети, которые хотите прочитать в свои крошки времени. Соответственно, работа будет сформулирована так: «между помидорками отдыхаю и отжимаюсь 30 раз» или «когда появятся крошки времени, я прочитаю вот эти материалы, которые находятся в таком-то списке и составлю по необходимости заметку». Сама формулировка работы необязательно должна попасть в какой-то экзокортекс266, так просто удобнее приучить себя. Можно выработать привычку замечать крошки времени и при этом сразу начинать выполнять соответствующие работы, которые касаются изучения материалов из списка «РП-Список работ для крошек времени».

Также вы можете составить чек-лист на каждый день. Например, записать в этот чек-лист следующие работы: выпить стакан воды перед едой, провести планирование, систематическое медленное чтение, совмещенное с мышлением письмом и в конце дня провести 5-минутку рефлексии, вспомнив какие рабочие продукты вы создали в течение дня. Можно вешать чек-лист на видных местах: на зеркале в ванной или на холодильнике.

В конце еще раз подчеркнем, что основные рабочие продукты планирования необходимо хранить в экзокортексе. При этом экзокортекс в части планирования можно распределить по нескольким программам. Например, у вас может быть план работ в coda, список быстрых дел на день на листочке или план в Google Calendar.

Принципы практики планирования

Практика планирования – это деятельность, которой осознанно занимается человек-деятель, чтобы эффективно использовать ресурсы для достижения желаемых результатов. Мастерство планирования развивается за счет практики планирования, которая в числе прочего базируется на следующих принципах:

– Не путайте стратегирование, системное моделирование, планирование и исполнение планов. Необходимо различать данные понятия и основные рабочие продукты, которые получаются на соответствующих стадиях. На стадии стратегирования определяются приоритетные проекты по созданию систем. Системное моделирование позволяет через описание системы и проекта получить изложенные в логическом порядке задачи, которые имеют желательный срок исполнения. Планирование позволяет сформировать работы, которые должны быть выполнены в конкретное физическое время с использованием минимальных ресурсов. А исполнение планов – это непосредственное создание рабочих продуктов с использованием прикладного мастерства (использованием прикладных практик).

– Планируйте и спите спокойно. Мастерство планирования придает уверенность в собственных силах. Планирование в связке со стратегированием увеличивает предсказуемость будущих действий и потенциально снижает вероятность неприятностей. Планированием можно заменить медитацию267, что оказывается намного продуктивнее: медитируйте планированием хоть каждый день, используя для этого план работ или чек-лист на каждый день.

– Ускоряйте поток работ при минимизации их стоимости. Планирование работ помогает найти решение задачи, которое требует минимальных издержек. Для этого нужно соответствующим образом нарезать работы, расположить их в определенном порядке, назначить исполнителей и выделить ресурсы. При этом важно, чтобы при прочих равных, эти ресурсы были минимальными.

– Планирование важнее, чем план. План является важным рабочим продуктом. И он должен быть всегда, без него никуда. Но важнее поставить регулярный процесс планирования (реализовывать практику), в рамках которого вы работаете и постоянно обновляете свой план работ.

– Планирование на разных временных промежутках. Планировать работы можно на любой временной промежуток: что я буду делать прямо сейчас или в течение часа, дня, недели, месяца, года или жизни. При этом запланированное необходимо периодически пересматривать, в том числе по итогам стратегирования.

– Ведите один план работ на все проекты. Желательно не разделять рабочее и личное время, или не разделять проекты по разным планам, поскольку тогда их будет тяжело связывать между собой. Большинство работ вы будете выполнять самостоятельно и использовать свой главный ресурс – время. Поэтому желательно сразу планировать работы по всем приоритетным проектам, а также по текущим делам в одном плане работ.

– Ритмичность планирования в течение дня, недели, месяца. При разработке плана работ учитывайте свой ритм жизни. Например, время, когда вы ложитесь спать и встаете, выходные дни или их отсутствие, наличие поездок в течение недели или месяца, и отпуска – в течение года. Все это влияет на то, как вы выстроите свой распорядок или режим дня. Ритмичность в течение дня или недели придает спокойствие и снижает транзакционные издержки при перепланировании. А непрерывное планирование на сравнительно небольшие шаги вперёд помогает формулировать работы в ситуации неопределённости.

– Повторяющиеся работы надо выполнять на автомате. Если вы делаете что-то постоянно, то желательно довести это до автоматизма. Это позволит не включать контроль за этим процессом в экзокортекс. Например,