планировать на длительный период, а другие – только исходя из вновь открывшихся обстоятельств (кейс менеджмент). Редко получается спланировать всё от начала и до конца.

Обратим внимание, что благодаря мастерству стратегирования мы определяем сколько времени необходимо инвестировать, например, в первый этап приоритетного проекта, а также понимаем ожидаемый срок реализации этого этапа и желательный результат. А посредством мастерства планирования можно понять, где взять необходимое время и как спланировать работы, чтобы успеть в срок и получить желаемый результат.

Мастер планирования работает со следующими основными рабочими продуктами:

Что делает человек, занимающийся личным планированием?

Человек, исполняющий роль планировщика, переводит задачи в работы, которые должны быть расставлены по порядку и выполнены в определенное время. Работы записываются в такие рабочие продукты как план, график, календарь или другие.

Как задачи переходят в работы?

Планировщик получает задачи, сформулированные по каждому проекту или выявленные из мимолетных заметок. Задачи могут быть по одному проекту или по нескольким. По каждой задаче могут стоять ориентировочные сроки исполнения. В любое время у вас могут возникнуть идеи по возможным задачам и работам, которые можно записать в мимолетные заметки, а потом при разборе отнести их в рабочие продукты практики планирования.

Важно понимать разницу между понятием «задача» и «работа». Задача содержит действие, которое должно быть выполнено в рамках проекта. Желательно, чтобы она содержала упоминание практики248. Задача становится работой249, когда известно:

– Кто или какой исполнитель (ФИО)250;

– В какой срок251;

– В какой роли;

– По какой практике;

– С какими ресурсами;

– Какой рабочий продукт будет в результате.

Для того, чтобы правильно сформулировать работу, планировщик должен иметь доступную информацию о наличии ресурсов (времени, средств и комплектующих) и мастерства у исполнителей.

Мы можем рассматривать себя как станок, который может делать одну операцию в определенный период времени. А значит надо уметь подносить к этому станку работы, чтобы он не сломался из-за неподходящей формы или чтобы ему не подсовывали сразу несколько работ, которые он не может переварить. К тому же необходимо подавать такие работы, после выполнения которых будет легче выполнить другие работы (или их уже не нужно будет выполнять).

Как расположить работы по времени?

Чтобы профессионально располагать работы по времени необходимо отдельно изучать такие практики как управление процессами, проектами и кейсами. В этих практиках подробно излагаются теории о том, как формулировать работы и как подходить к выстраиванию работ по времени. В нашем курсе мы изложим лишь некоторые простые и обобщенные принципы теории планирования. До того, как вы освоите теорию планирования, вы будете больше ориентироваться на ваш текущий опыт, логику и на более простые практики, такие как GTD252 или таймбоксинг.

Обратите внимание на то, что при распределении личных работ по времени у вас есть несколько проектов с определенными задачами, а ваш ресурс времени ограничен. При этом есть разные текущие работы и задачи, которые у вас не выделены в отдельные проекты. Поэтому будет важно использовать такой принцип как устранение многозадачности (удавливание мультаскинга) или сокращать количество приоритетных проектов.

Также важно отметить, что планировщик работает на разных временных промежутках. Например, он решает, чем ему заняться прямо сейчас, а тут возникло дело на 2 минуты и легче его сделать сразу, чем записывать. Но, с другой стороны, сейчас может быть неудобно прерываться, поэтому можно записать это дело в список быстрых работ и продолжить работу по плану. Также планировщик решает, что он будет делать в течение следующего часа, дня, недели, месяца или года.

Кроме того, планировщик должен знать, какими ресурсами он располагает. В целом, у вас есть 4—9 часов активного времени в день, которые вы можете использовать на рабочие и личные проекты. Причем на интеллектуальную работу обычно приходится не более половины. А еще у вас есть 2—4 часа на досуг. Время досуга и работы взаимозаменяемое.

Вы должны осознавать доступное вам время в течение дня, недели и на другом временном промежутке, на котором происходит планирование253. При этом если вы заболели, то планировщик как бы транслирует стратегу, что работы по всем проектам приостановлены из-за отсутствия ресурса. И после болезни придется заново провести стратегирование и последующее планирование.

В итоге получается, что для разных временных промежутков и для разных контекстов будут работать свои принципы теории. Вам придется каждый раз находить свои варианты решения того, как выстраивать работы по времени. Но после изучения данного раздела курса у вас в арсенале появится набор принципов теории, которые вы сможете применять по необходимости254.

Ресурсы для планирования

Планирование зависит от наличия и доступности ресурсов. Планировщику важно понимать, каким ресурсом (время, деньги, мастерство) он располагает в течение дня, недели или месяца, чтобы запланировать под них соответствующие работы. Обычно наши желания не соответствуют нашим возможностям, отсюда возникают неудовлетворенности. В этой связи необходимо принять, что вы не сможете сделать всё, что хотели бы, но за счет грамотного планирования вы сможете сделать больше, чем могли бы сделать до изучения данного раздела курса.

Для личного планирования мы будем выделять следующие виды ресурсов:

– Время;

– Финансы;

– Физическое или эмоциональное состояние;

– Квалификация и мастерство в конкретной практике;

– Технологии (инструменты) для работы;

– Другое (информация, сырье или другие люди).

В личном планировании самый важный ресурс – это время. Поэтому для планирования особо важна интеграция с практикой инвестирования и учета времени. Дело в том, что учет времени позволяет более обоснованно рассчитывать время на планируемые работы. Вы уже знаете, сколько времени у вас занимают похожие работы. Можно планировать выделение времени в помидорках. Например, вы выделяете на написание поста 6 помидорок.

Кроме того, необходимо определить доступное вам время для планирования255. Обычно у человека есть 10—14 часов, если вычесть сон, уход за собой и еду. На продуктивное и инвестиционное время для рабочих и личных проектов обычно получается выделить 4—9 часов в день256, и примерно половину из них может занять интеллектуальная деятельность. Для того, чтобы работать на максимуме и даже больше в течение длительного периода, необходимо уделять особое внимание досугу (оставшемуся времени после работы).

Для того, чтобы эффективнее распоряжаться временным ресурсом, желательно составить распорядок дня, который описывает режим жизни и привычки человека257. Например, вы можете разбить день на несколько частей. При прочих равных условиях утром вы занимаетесь интеллектуальной работой258, в обед уделяете время досугу, а вечером – операционной деятельности и подготовке ко сну. Такое распределение позволит быстрее понимать, куда относить какой-либо проект259 или задачу. Это особенно помогает (экономит внимание на переключения), когда речь идет о текущих работах, которые возникают неожиданно и их надо куда-то встроить.

При составлении распорядка дня необходимо обратить внимание на время отхода ко сну и на занятия260, которые «убивают время». Кроме того, важно использовать так называемое правило «золотого часа» сразу после пробуждения (об этом правиле подробнее изложено в «Дополнительных материалах» к данному разделу).

Финансовый ресурс обычно учитывается в рамках практик финансовой грамотности, в которых происходит учет сбережений, расходов, инвестирование и т. п. Мы здесь только обратим внимание, что, планируя работы, нельзя пропустить что-то важное, что может привести к фатальной финансовой ошибке.

Ваше физическое и эмоциональное состояние тоже является ресурсом, поскольку вы можете быть не в форме, когда придет время выполнять работы. Например, у вас проходит плановое лечение, или напала взявшаяся ниоткуда простуда или просто хандра. На все случаи жизни желательно иметь свой план. И всегда быть готовым к изменению.

Что касается мастерства, то желательно не браться неосознанно за чересчур сложные задачи. Как говорил Михай Чиксентмихайи в своей книге «Поток: психология оптимального переживания»», лучше брать задачи на пределе мастерства или чуть выше. А если вы беретесь за очень сложную задачу, то вы должны это делать осознанно, и понимать, сколько времени готовы инвестировать на первый этап и что хотите получить. По итогам выработки данного времени необходимо пройти сессию стратегирования и последующего планирования.

Кроме того, при планировании работ