Значительные трудности возникли с румынскими архивами, так как часть из них находилась на хранении в различных ведомствах, и требовалось особое решение об их передаче в распоряжение комиссии.

Комиссия обратилась в ОГПУ с просьбой передать ей все имеющиеся в его архивах материалы, документы и ценности, относящиеся к румынским фондам. Все архивы и материалы, находящиеся в Петрограде, по мнению председателя комиссии Шляпникова, должны были быть перевезены в Москву в Центрархив, а после окончания работы комиссии снова возвращены обратно (в архив Хр. Раковского). Имелись в виду румынские документы, которыми пользовался Раковский в текущей работе. Кроме того, комиссия обратилась в НКИД с просьбой предоставить ей материалы, находившиеся в распоряжении Раковского.

Работу финансировал Наркомат финансов, выделив для оплаты сотрудников тех ведомств, которые должны были проводить разборку румынского имущества, довольно значительные средства – 10 тысяч руб. золотом (1 млн 350 тыс. руб. дензнаками того времени)[380]. 30 декабря 1923 г., Совет труда и обороны постановил «отпустить за счет резервного фонда СНК СССР из сметы, выделенной на 1923 г., кредит в 5 тыс. руб. золотом для Особой комиссии Шляпникова». 14 февраля 1924 г. Политбюро ЦК РКП(б) постановило выдать комиссии для окончания работы ещё 10 тыс. червонных рублей[381]. Фактически работа Особой комиссии по инвентаризации румынских ценностей обошлась государственной казне примерно в 25 тыс. руб. золотом. (Руководство комиссии в начале работы запросило было сумму в 50 тыс. руб. золотом, но ее посчитали чрезмерной).

14 августа 1924 г. на заседании комиссии были рассмотрены заявки ведомств на выделение средств, необходимых для проведения работ. Гохран оценил работу своего отдела, в том числе и оплату сотрудников в течение первых двух месяцев, приблизительно в 6 тыс. золотых руб., Главмузей запросил 1 200 золотых руб. Заявка Центрархива в расчёте на оплату труда 10 работников и производство небольшого оборудования составила 2 тыс. золотых руб. Безусловно, все работы оплачивались в советских денежных знаках по эквиваленту. Контроль за финансами и принятием решений по указанным заявкам был возложен на члена комиссии, начальника Металлфонда, занимавшегося, помимо прочего, золотым запасом РСФСР, Громадского. При этом комиссия учитывала рекомендацию Политбюро ЦК РКП(б) «расходовать минимальное количество средств и, по возможности, поменьше занимать людей для этой работы». Лицам, занятым инвентаризацией, был обеспечен беспрепятственный пропуск в Кремль. Вся работа была засекречена[382].

Содержимое ящиков, согласно вложенной внутрь описи, если таковая имелась, распределялось на три группы: а) архивы, разборке и систематизации которых уделялось особое внимание; б) художественно-музейное, в том числе церковное и монастырское, имущество; в) ценности: золотые, серебряные, платиновые изделия и бриллианты, а также некоторые уникальные изделия (например, оловянная дарохранительница, медная печать с изображением Св. Николая, железный нож с насечкой для расширения лезвия, оценённые от 1 до 5 руб. золотом). Отдельно учитывались бумажные деньги, процентные бумаги и банковские документы, кредитные билеты, белье, платье и разные хозяйственные вещи. После вскрытия каждый ящик разбирали и осматривали, каждый предмет идентифицировали и оценивали. Далее составлялась ведомость, в которой указывались названия предметов, их количество и вес каждого, оценка состояния, соответствие с описью при наличии таковой. Кроме описи, по каждому ящику составлялся акт, в котором отмечалось несоответствие содержимого указанному в описи. Опись подписывали оценщик и контролёр, после чего она вкладывалась в каждый разобранный ящик. Наконец, ящики пронумеровывали, обвязывали верёвками и опечатывали. Отдельно отмечался не представлявший ценности груз, например, чемоданы с носильными вещами и бытовыми предметами, или ящик с различными землемерными инструментами. Последний из-за отсутствия специалиста был условно оценен в 1 рубль. Как и ранее, в кладовых были обнаружены ящики с вином, типографской бумагой, красками и пр. Руководствуясь имевшимся распоряжением Политбюро ЦК РКП(б) «сохранить все вещи из румынского фонда», комиссия не взяла на себя смелость самостоятельно решить, что делать с портящейся краской, бумагой для печатания денежных купюр и ящиками с вином. В связи с этим главный техник Гознака в отчёте о проведенном им осмотре типографских принадлежностей писал: «Полагаю, что краски можно было бы передать Гознаку для использования по назначению. Дальнейшее хранение этих красок представляется невозможным, ибо они с каждым днём всё более высыхают и портятся. Белая бумага могла бы быть употреблена на нужды государства, а бумага с водяными знаками, клише, нумерационные рамы, краски, вальцевая масса [для валиков печатной машины] не могут быть пущены в общее использование, так как это могло бы дать возможность злоупотребления по изготовлению дензнаков»– Для решения вопроса руководитель комиссии Шляпников обратился в Политбюро ЦК РКП(б). В письме на имя секретаря ЦК Сталина (копии разосланы всем членам Политбюро) Шляпников спрашивал, «можно ли передать госорганам бумагу для печатания дензнаков – 168 кип, ящики с различными красками – 7 мест, вино – 8 шт[ук]» Высказать мнение по этому вопросу было поручено Наркомату иностранных дел. В адресованном Политбюро ответе за подписью Г.В. Чичерина говорилось, что НКИД «против сдачи красок и бумаги госорганам, а вина в Кремлёвскую столовую не возражает». Что касалось пальто, шуб, костюмов, а также ковров, которые были частично изъедены молью или частично сгнили, было принято решение оставить эти вещи в кладовых и принять меры к их сохранности от дальнейшей порчи. Из хозяйственного отдела был выписан нафталин, вещи развешены в помещениях Металлфонда для проветривания и просушки. Предметы, чья оценка вызывала сомнение или большие затруднения, передавались на временное хранение в музейный отдел Кремля.

Инвентаризация проводилась по разным направлениям одновременно. В кладовой № 2 находились процентные бумаги, а также имущество, не представлявшее реальной ценности. В протоколах комиссии отмечалось, что речь идет не только об оценке и учете румынских ценностей, но и о создании условий для их сохранности, поскольку многие из них находились в плачевном состоянии. Были случаи, когда историко-художественные произведения, особенно из тканей, были настолько истлевшими, что рассыпались в руках. То же самое относилось и к иконам и картинам. В качестве примера приводились некоторые картины кисти крупнейшего румынского художника-импрессиониста Николае Григореску. Как отмечал эксперт, «от сотрясения, вероятно, во время эвакуации рамы на картинах побились, встречаются поцарапанные холсты, поэтому картины нуждаются в реставрации и переупаковке».

Инвентаризацией историко-художественных ценностей, в том числе и церковного происхождения, занимались заведующий Оружейной палатой Московского Кремля Д.Д. Иванов, эксперт Отдела музеев Главнауки Л.Ф. Вишневский, эксперт Ф.Ф. Вишневский, ювелир Г.В. Чикаров и контролёр Некрасов, а также представитель Гохрана В.Я. Варгулевич. К работе по мере необходимости привлекались и другие эксперты, в основном сотрудники музеев. Особое внимание уделялось инвентаризации драгоценных и историко-художественных предметов. Так, в ящике № 12 (музей), ярлык 12662, находились четыре митры[383], в одну из которых были вправлены 66 греческих бриллиантов, 55 роз и алмазов, три больших изумруда, жемчуг и гранаты, а в ящике № 21 один из семи деревянных крестов был украшен тремя изумрудами, жемчугом и гранатами. Однако при осмотре ящиков с драгоценностями выявилось отсутствие в некоторых из них отдельных золотых украшений, а в изделиях – драгоценных камней (бриллиантов, гранатов, жемчуга и др.). Так, согласно акту № 1 от 7 мая 1924 г., в ящиках №№ 11, 17, 20, 24, 26 не оказалось золотых украшений, которые числились в описях, и имелись пустые гнезда из-под драгоценных камней. В ящике № 20 в подвеске в виде двуглавого орла отсутствовало 8 драгоценных камней. В ящике № 22 на одном из двух потиров[384] недоставало 8 золотых розеток с рубинами. На деревянном кресте в золотой оправе пустыми оказались 10 гнёзд из-под камней. В ящике № 25 на кресте с финифтью отсутствовала одна жемчужина. В ящике № 24 значилось 19 золотых обломков, однако в результате обследования обнаружилось 22, один из которых был с четырьмя красными камнями. В других ящиках также находились обломки драгоценных металлов, что свидетельствовало о том, что часть предметов могла пострадать при погрузке или перевозке.