В разных организациях я часто вижу несколько распространенных ошибок.

С одной стороны, начальник рассылает все всем. Он ставит в копию всех подряд. Почему? Иногда просто потому, что потом хочет иметь возможность сказать: «Я же рассылал вам все». Он выполнил свою работу. И сейчас пусть сотрудники разбираются с этой информацией. С другой стороны, он может выкладывать что-то во внутреннюю сеть организации. Это же тоже хорошо. Там информацию можно рассортировать по различным темам. И тому, кто захочет найти что-то определенное, будет проще. По крайней мере, не нужно будет искать иголку в стоге сена. Правда же?

Но знайте, что многие люди никогда не заходят во внутреннюю сеть. Причина этого очень проста: внутренняя сеть из простого инструмента с несколькими разделами вроде «продажи», «рынок», «производство» и «персонал» превратилась в цифрового монстра, в котором никто не может разобраться. Некоторые организации потеряли контроль над собственными внутренними сетями. Там так много всего, что уже никто не знает, что именно там можно обнаружить.

И знаете что? Сотрудники тоже так думают. У них нет сил ничего искать. К тому же не все цвета обладают должным терпением. Нет смысла возмущаться их безответственностью и говорить, что вы им завтра все выскажете. Вам нужен план.

Как достучаться до представителей различных цветов?

Подумайте, как донести свою мысль до конкретного человека. И как ее сформулировать. Никто не любит бюрократические заявления, которые напоминают прокламации советских времен. Даже синие не смогут прочитать их. А остальные сотрудники? Они вытеснят из сознания этот вопрос и станут утверждать, что ничего не знают. Помните, что я писал об одном директоре в начале этой главы. Он разослал письма всем сразу и при этом не проследил, чтоб их прочли и поняли, – и потерпел неудачу.

Все, что вам нужно, – это чуточка фантазии и немного времени. И не забывайте – если вы последовали моим рекомендациям, как распределять время, то оно как раз появилось. Вы должны работать с информацией как руководитель, а не как специалист.

Пирамида сообщения

Представьте себе, что вы пишете статью в газету. Вы тщательно выстраиваете ее структуру. В зависимости от цвета психологического профиля люди по-разному будут воспринимать части этой статьи. Мы можем часами обсуждать, что каждый сотрудник должен самостоятельно ознакомиться с тем, что прислал их начальник, и подавать информацию наиболее удобным для восприятия подчиненных способом – не ваша забота.

Да. Конечно же, это так. Но посмотрите вот сюда!

Заголовок статьи

Ваши красные сотрудники считают, что там слишком много информации и он слишком длинный. Если они не смогут сразу понять, о чем это письмо или информационная рассылка, то отложат его в сторону. Скажу сразу – не для того, чтобы прочитать позднее. Красные не читают, потому что им неинтересно. А если письмо неинтересно сейчас, то и позднее покажется скучным. Значит, надо его выбросить.

Сформулируйте заголовок, который привлечет их внимание. Заставьте их продолжить чтение. Название «Решение по пункту 12.54» ужасно скучное и улетит в архив быстрее, чем вы успеете сказать: «Налоговая инспекция».

Очень жаль. Красные сотрудники не станут читать дальше.

Заголовок должен быть кричащим, показывать, как важно содержимое, и призывать прочитать всю статью.

Напишите в рубрике: «РЕШЕНА ПРОБЛЕМА С ВЕНТИЛЯЦИЕЙ!»

А в тексте можно рассказать о том, как вентиляционной компании удалось вернуть в офис кислород.

Или: «НИКТО НЕ ПРИДЕТ НА РОЖДЕСТВЕНСКУЮ ВЕЧЕРИНКУ?»

И можно пригласить принять участие в вечеринке в определенное время и в определенном месте.

Или: «БОЛЬШЕ ДЕНЕГ ВСЕМ!»

Здесь можно рассказать о новом коллективном договоре, который наконец-то подписали после затянувшихся переговоров.

Или: «У ДИРЕКТОРА НОВАЯ РАБОТА!»

Я гарантирую, что даже красные захотят узнать, о каком именно директоре идет речь. И кто он такой.

Преамбула

Ваши желтые сотрудники любят легкие и приятные сообщения. Конечно же, не все новости бывают хорошими, предстоящее сокращение персонала сложно описать позитивно. Но это не меняет того факта, что у желтых довольно узкое окно внимания. У них тоже не хватит терпения читать длинные, неинтересные манифесты, которые не имеют к ним никакого отношения.

Допустим, вы справились с заголовком. Вы привлекли внимание красных и всех остальных. Сейчас вам нужно сохранить его. Пусть красные и желтые прочтут ваш продуманный и важный документ.

Преамбула – ваш лучший друг. Редакторы газет отлично умеют их писать. Газетные статьи строятся именно по этому принципу. Заголовок привлекает внимание и иногда шокирует. Преамбула дает краткое резюме содержимого статьи.

Желтые сотрудники хотят, чтобы были затронуты их чувства. Они хотят, чтобы текст заинтересовал их и заставил читать дальше. В какой-то степени они хотят развлечься и испытать что-то.

Хорошая преамбула содержит в себе всю страницу в четырех коротких, но емких строках. Посмотрите вечернюю газету, и вы поймете, что я имею в виду. Существует риск, что желтый не станет читать дальше преамбулы: он решит, что все уже понял. Иногда это действительно так. Может, вам и не стоит тратить чернила на то, что уместилось в четыре строки?

Вам ведь не нужно звонить в отдел по коммуникациям каждый раз, когда забьется мужской туалет на втором этаже. Это слишком серьезная реакция на такую мелочь. Так и с письмами: соизмеряйте ваши усилия. Часть информации можно действительно изложить за пару строчек. И еще одно правило: старайтесь избегать грустного канцелярита. С желтыми это не сработает.

Я теперь еще и копирайтером должен стать? У меня вообще-то и так хватает работы.

Это решать вам. Начальник вы. И это ваша задача – достучаться до сотрудников.

Сама статья

Если вам удалось привлечь внимание красных заголовком, то и другие тоже заинтересовались. Если вы смогли заставить желтых не отводить взгляд от экрана или бумаги с емкой преамбулой, то зеленые и синие тоже у вас в кармане. Сейчас надо сделать так, чтобы зеленые сотрудники не просто заинтересовались, а захотели усвоить то, что вы напишете.

Здесь есть одна сложность.

Зеленые хотят, чтобы их убеждали более основательно. Помните, мы говорили, что зеленые не любят перемен, особенно быстрых? Если им покажется, что вы пытаетесь навязать им новые правила, новую систему или что угодно новое и незнакомое, они сразу же станут подозрительными и заранее настроятся негативно, что бы вы ни хотели до них донести. Вы же не хотите этого?

Ключевое слово доверие.

Если зеленые сотрудники доверяют вам, как начальнику, они гораздо проще примут ваше сообщение. Если они и так будут полагаться на вас во всех областях, вам будет гораздо проще достучаться