✓ актуализации текущего состояния системы внутренней документации;

✓ обнаружения и анализа отклонений от предусмотренных системой внутренней документации правил;

✓ выявления причин отклонений от предусмотренных правил;

✓ определения вариантов решения выявленных проблем.

Финансовый мониторинг обеспечивает необходимую эффективность информационной системы банка и тем самым влияет на процесс принятия решений, позволяя поддерживать качество решений и ограничивать время на их принятие и реализацию за счет оперативного предоставления необходимого объема сведений по всем направлениям деятельности.

Важным условием осуществления финансового мониторинга является организация процесса документирования и формирования структуры внутренней документации в банке, поскольку осуществление управления банком возможно лишь в том случае, когда существует описание целей и задач, моделей объектов и системы контрольных показателей. При этом структура внутренней документации предусматривает описание политик банка, в которых определяются следующие основные моменты его деятельности:

✓ миссия, которой следует кредитная организация;

✓ основные принципы функционирования кредитной организации;

✓ нормы, соблюдение которых способствует достижению успеха;

✓ бизнес-модели.

Необходимо отметить, что поскольку для контроля в рамках финансового мониторинга используются определенные модели, для принятия решений на основе его данных необходимо использовать те же модели. Система внутренней документации описывает правила интерпретации, содержащейся в управленческой отчетности информации, и способы выявления отклонения от целей и планов, без которого управленческая отчетность становится формальным массивом цифровых данных, малопригодных для целей банковского управления.

Сформулированные общие принципы работы (политика) помогают кредитной организации достичь поставленных целей. Наличие политики, во-первых, существенно облегчает процесс принятия решений. Во-вторых, становится возможным избежать конфликта интересов внутри кредитной организации. В-третьих, наличие политики позволяет сэкономить время, так как избавляет руководителей банка от необходимости проводить анализ стандартных ситуаций.

Процесс управления представляет собой постоянное решение двух задач – тактической, связанной с поддержанием устойчивости банка и соответствующего взаимодействия всех составляющих банковских процессов, и стратегической, обеспечивающей развитие и совершенствование банка, достижение качественно новых результатов.

Политика банка определяет стратегические цели деятельности банка и основные принципы принятия решений. Необходимость документирования принятия решений в процессе управления предполагает использование следующих видов документов:

✓ распорядительные – документы, предназначенные для доведения принятых решений;

✓ организационные – документы, представляющие собой руководство по принятию решений;

✓ отчетные – документы, содержащие информацию о ходе реализации принятого решения и об изменениях в состоянии банка, вызванных им.

В случае возникновения потребности в детализации алгоритмов принятия управленческих решений дополнительно создаются специализированные методики, и на их основе формируются положения, инструкции и правила.

Методики представляют собой описание способов, которым необходимо следовать, принимая решения, при этом они являются инструментом реализации политики банка. Если политика фиксирует общие принципы принятия решений, то методики очерчивают совокупность возможных альтернатив и определяют четкие правила, ограничивающие свободу выбора.

В зависимости от характера содержания на основании принятой политики деятельности и разработанных методик создаются такие обязательные для исполнения организационные документы, как положения, инструкции, правила, порядки и др. Данные виды организационных документов отличаются различным соотношением использования диспозитивного и императивного подхода к изложению материала: положения создаются с использованием преимущественно диспозитивного метода, позволяющего сформировать наиболее полное, целостное описание объекта как системы, а порядки предполагают наличие изложения только четкой последовательности событий и действий.

Распорядительные документы, например приказы и распоряжения, предназначены для реализации управленческого воздействия. Они официально закрепляют статус управленческих решений, определяют совокупность параметров совершения действия.

Отчетные документы представляют собой наиболее обширную группу управленческих документов. К ним относятся документы, содержащие фактическую информацию о состоянии отдельного направления деятельности или банка в целом. Такие документы обеспечивают обратную связь, которая позволяет следить за выполнением решения и отчитываться по ходу этого процесса.

Необходимо отметить еще один важный элемент документооборота, связанный с принятием решений, – деловую переписку. Такие документы не всегда имеют строго установленный регламент их составления, могут варьироваться по содержанию и отражают необходимость координации деятельности подразделений и корректировки их действий при принятии или исполнении решения.

Для обеспечения возможности проведения постоянного измерения и сравнения характеристик реальных событий с плановыми ориентирами, положенными в основу решения, необходимо организовать систему взаимодействия между принятыми решениями и результатами их исполнения, а также систему отчетности. При подобной организации все этапы текущей деятельности, в рамках которой решаются текущие задачи управления банком, от момента постановки целей и утверждения планов до момента завершения действий по их достижению, обретают надлежащую связность и целостность.

Одним из методов установления таких связей является использование учетных схем, классификаторов и справочников при регистрации сведений в комплексной системе банковского учета. Разработка типовых учетных схем для регистрации сделок одного вида позволяет выделять особенности каждого вида сделок и обеспечивать полноту и единство информации обо всех сделках в учете. В дополнение к общей схеме учета (ДСОП, см. рис. 4.8) и описанию существующей системы связей между объектами наблюдения целесообразно осуществлять документирование банковских процессов. Кроме описания принятых учетных моделей в документации необходимо фиксировать описание применяемых банковских технологий. Аналитические данные, снабженные надежными способами доступа к ним и интегрированные в общую систему знаний о предметной области деятельности кредитной организации, представляют собой надежную основу для проектирования, построения и функционирования банковских технологий.

Поскольку в рамках финансового мониторинга концентрируется совокупность общебанковских задач, он позволяет сформулировать требования к банковским технологиям, что обеспечивает возможность принятия своевременных решений по совершенствованию и развитию банковских технологий. На рисунке 7.1 представлена схема взаимосвязи процесса управления и используемых в банке технологий. На ней показано, что осуществление управленческого воздействия на объект управления происходит в соответствии с принятыми в банке технологиями и для изменения поведения объекта управления в первую очередь необходимо проводить модернизацию используемых в банке технологий, что не только повлечет за собой реализацию поставленной задачи, но и потребует совершенствования самого процесса управления.