Люди делятся на несколько типов. Например, деятели – это очень занятые люди. Они не любят терять время. Деятель просто хватает то, что стоит ближе всего, и забрасывает в багажник. То, что не влезло, останется дома. Возможно, он приедет на пляж с клюшками для гольфа и без шезлонга, главное – что он добрался до пляжа, верно?

Другой тип – аналитики. Для них складывать вещи – все равно что играть в «Тетрис». Аналитик отойдет на шаг в сторону, критически оглядит багажник, оценит его объем, потом то же самое проделает с вещами: оценит размер багажа, а потом для верности поглядит снова. Можно ли уложить все красиво и аккуратно? В общем, когда большинство из нас уже проедут полдороги, аналитик все еще будет стоять на месте и анализировать.

Третий тип – прагматики. Эти люди стремятся ко всему подходить логически, со здравым смыслом. Они задают себе вопрос: «Что мне больше всего понадобится в поездке?» Именно эти вещи отправляются в багажник первыми. Сначала чемодан с одеждой – это действительно самое важное, если только вы не планируете отдохнуть на нудистском пляже. Затем провиант – ну, это вообще не обсуждается. Хм-м… Клюшки для гольфа, удочка или шезлонг? Вот теперь предстоит трудный выбор. Чем больше всего вам хотелось бы заняться на отдыхе? Прагматик уложит почти все, что решил взять. Даже если часть вещей не поместится – не страшно: ведь он хорошо подумал и оставил дома то, что ему не очень-то и нужно.

Рабочий день похож на такие сборы. Отчаянно занятые деятели пытаются закончить хоть что-нибудь, чтобы вычеркнуть дело из списка. И в общем такая стратегия непродуктивна: она позволяет почувствовать удовлетворение ненадолго, но не дает достичь глобальных целей. Аналитики быстро впадают в ступор, что и неудивительно. Ведь они противоположность деятелям: не выполняют до конца ни одной задачи, потому что большой объем работы вызывает у них паралич. За день нужно успеть так много! С чего же начать? Как со всем справиться? В итоге аналитик не делает ничего.

Прагматики знают, как уделять работе намеренное внимание. Каждое утро они тратят около пятнадцати минут на формулирование трех главных задач на день. Прагматик всегда держит в голове перспективу и понимает, каким образом ежедневные дела позволяют достичь главной цели. Прежде всего он займется тем, что никак нельзя отложить или отменить, а уж потом возьмется за все остальное. Прагматик посвящает приоритетным задачам максимум времени и внимания. Каждый день приближает его к заветной цели.

Кто вы – деятель, аналитик или прагматик? Как вы определяете приоритеты?

Общество с дефицитом внимания, страдающее от перегрузки, переутомления и перенапряжения, часто забывает, что задачи различаются по степени важности и срочности. Мы беремся за каждое поручение, откликаемся на любую просьбу, и в результате список дел разрастается. Однако быть постоянно занятым не означает делать что-то полезное.

Какие задачи требуют от вас неотложного внимания? Можете ли вы назвать пять наиважнейших личных дел на ближайший месяц? А десять целей, которых непременно нужно достичь в этом году?

В сутках 1440 минут. И потраченное время не вернешь. Как вы его расходуете – с пользой или впустую? Чтобы извлечь максимальную выгоду из каждого момента, нужно точно знать, на ком и на чем сосредоточить свое ­внимание.

Невозможно успеть все – можно успеть сделать лишь главное.

Попробуйте и вы завести собственную традицию: назначьте себе встречу, выберите время и место, обдумайте десять главных задач на год вперед. В дальнейшем каждый год перечитывайте список и оценивайте, что получилось, а что нет.

Когда речь заходит о повышении эффективности труда, многие полагают, что главная проблема – в недостатке времени. Признаюсь, долгое время я тоже так думала, но в конце концов осознала: мы пытаемся растянуть нерастяжимое, вместо того чтобы грамотнее управлять тем, что поддается управлению.

Время – ресурс ограниченный, и изменить этот факт невозможно. Количество часов и минут в сутках одинаково для всех, ни у кого тут нет преимуществ. Тем не менее я уверена, вы знаете людей, которые, похоже, умудряются успевать делать все и всегда, причем без лишнего шума и напряжения. А секрет их прост: эти люди догадались, что проблема не во времени.

Управлять временем невозможно, можно лишь охранять и беречь те минуты и часы, что у нас есть. Перегруженное информационное поле постоянно крадет и время, и внимание. Нужно защитить свой ценнейший ресурс, чтобы направлять его на стратегические цели и приоритетные задачи.

Мне очень нравится системный подход. Он дарит драгоценную свободу. Сейчас мы поговорим о защитных системах и механизмах, которые помогут вам уберечь время и внимание от посягательств.

Составляем расписание

Один из самых простых, но эффективных способов защиты времени – организация рабочего графика. Это занятие позволяет сосредоточить внимание на стратегически важных целях и задачах.

Руководители нередко говорят, что больше всего времени у них крадут планерки и собрания. Давайте их и обсудим. Знаете ли вы, что от участия в этих мероприятиях можно отказаться? Да-да. Некоторые из них можно пропустить. Конечно, бывают встречи, где ваше присутствие обязательно, но их гораздо меньше, чем кажется. Получив приглашение, определите, действительно ли вам необходимо туда идти:

Если вы решили, что от вашего участия ничего не зависит, не робейте и откажитесь идти.

Несколько приемов помогут вам навести порядок в своем рабочем расписании.

• Каждый день выделяйте 15 минут на планерку с самим собой. Сформулируйте три задачи, которые обязательно нужно выполнить к концу дня. Несколько лет назад я уговорила высшее руководство компании Comсast ежедневно посвящать 15 минут обсуждению неотложных задач. Результат превзошел ожидания: корпорация стала лидером на региональном рынке. Сосредоточенность всей команды на деле позволила бросить силы на достижение стратегически важных целей и заняться профессиональным развитием сотрудников, не распыляя внимание на второстепенные дела.