• Отведите время на утренний ритуал, который мы обсуждали в главе 3. Его обязательно нужно внести в свой распорядок дня, чтобы звонки и встречи не мешали подготовке.

• Распределите задания по дням недели. Регулярные задачи лучше сгруппировать, чтобы повысить результативность их выполнения и свести к минимуму отвлекающие факторы. Удастся ли соблюдать подобный график каждую неделю? Возможно, и нет, но при наличии четкой системы ваш помощник или другие сотрудники смогут планировать встречи на определенные дни. Однажды нам довелось работать с менеджером из финансовой сферы. Предстояло продумать для нее идеальный план рабочей недели. Вот что получилось в итоге (разумеется, ваш план включает ваши задачи):

○ Понедельник – офисный день: встречи с подчиненными, с непосредственным и высшим руководством.

○ Со вторника по четверг: корпоративные и отраслевые мероприятия, встречи с клиентами, подготовка презентаций, деловые поездки. Эти дни проходили не в офисе, причем один из них отводился для работы дома.

○ Пятница. Поскольку клиентка любила проводить выходные дома, все встречи в этот день назначались поблизости и заканчивались до пяти часов вечера. Если ничего не планировалось, она посвящала пятницу разработке стратегии на следующую неделю и административным делам.

• Внесите в планы «день тишины». Моя лучшая подруга Мэг руководит несколькими компаниями. Кроме того, она растит двух чудесных внучек, занимается волонтерской работой и всегда охотно общается с клиентами. Мэг обнаружила, что в дни, свободные от встреч и переговоров, ее производительность невероятно высока, поэтому начала планировать «дни тишины» – дни без единой встречи, посвященные стратегическим задачам и целям. Мне как экстраверту этот прием тоже очень помогает. Попробуйте раз в квартал устроить себе тихий день, чтобы сосредоточиться на самых важных делах.

• Отведите время на добрые дела. Один день в месяц я безвозмездно помогаю коллегам, которым требуется поддержка. Можете ли вы внести в свое расписание общественно полезную работу?

• Повседневное. Оставьте в распорядке дня место для планирования, просмотра почты, работы с социальными сетями, личных встреч и отдыха.

• Пользуйтесь визуальными подсказками. Цветовые подсказки существенно упростят вам жизнь. В моем календаре разными цветами отмечены лекции, поездки, консультации, личные встречи, работа с документами и время для стратегического планирования.

• Заложите в график время для досуга и развлечений. Не нарушайте обещаний, данных себе!

Какова ваша идеальная неделя?

Для повышения результативности и нейтрализации отвлекающих факторов распределите регулярные задачи по дням недели.

Понедельник _____________

Вторник _____________

Среда _____________

Четверг _____________

Пятница _____________

Итак, совещания и встречи крадут у нас больше всего времени. А что, по-вашему, на втором месте? Правильно, электронная почта!

Борьба с главным врагом внимания

По данным компании McKinsey, в среднем 28 процентов офисного времени тратится на просмотр электронной почты. Больше четверти каждого рабочего дня! Странно, что мы вообще успеваем сделать хоть что-то.

Другие исследования показывают: 26 процентов сотрудников считают электронную почту первым в ряду отвлекающих факторов. Воспользуйтесь этими приемами, чтобы оградить себя от посягательств на время и ­внимание.

• Выделяйте на проверку почты не более 15 минут за один раз. Исследователи из Университета Британской Колумбии установили: ограничив работу с почтовым ящиком тремя подходами в день, можно снизить уровень стресса на 47 процентов, увеличив при этом целенаправленность внимания и эффективность труда. На чтение электронных писем выделяйте не более 15 минут за один раз. Установите таймер на смартфоне и постарайтесь написать как можно больше ответов. Полностью сосредоточившись на почте в отведенное для нее время, вы избавитесь от долгих мучительных раскопок во «Входящих» и перестанете отправлять письма с ответом лишь на половину вопросов.

• Не нужно изобретать велосипед. Создайте шаблоны и используйте их, чтобы быстро и исчерпывающе ответить на часто задаваемые вопросы и регулярные послания.

• Используйте специальные приложения и настройки. Разработчики предлагают нам множество полезных инструментов для сортировки электронной почты. Вы можете:

○ Отфильтровать ненужное. Некоторые приложения отпишут вас от нежелательных рассылок, занимающих лишнее место в ящике.

○ Заблокировать оповещения. Воспользуйтесь службой блокировки обновлений в социальных сетях и почтовых ящиках. Это нечто вроде виртуальной таблички «Не беспокоить!». Такой способ идеально подходит, если вам нужно полностью избавиться от раздражителей.

○ Воспользоваться автоматической подсказкой. Многие почтовые программы «запоминают» часто употребляемые фразы, слова и словосочетания и угадывают их по первым буквам.

○ Указать в настройках максимальный срок отмены при отправке сообщений. Если, уже нажав кнопку «Отправить», вы вдруг поняли, что забыли ответить на один из вопросов, или решили что-то изменить в своем письме, процесс можно прервать и вернуть послание в папку с черно­виками.

• На время отпуска или командировки создайте автоматическое оповещение о том, что вы недоступны. Если у вас есть помощник (живой или виртуальный), настройте пересылку писем на его адрес. Обязательно укажите имя и контакты помощника в сообщении о том, что вас сейчас нет на рабочем месте. Только представьте себе, сколько свободного времени появилось бы у вас, если бы помощник взял на себя хоть 25 процентов корреспонденции! Чтобы привлечь внимание коллег и клиентов, оповещения голосовой почты можно сделать яркими и оригинальными. Ниже я привела образцы своих сообщений.

Не забывайте: большинство электронных писем – это обращения и запросы от людей, которым ваше время и внимание необходимы для выполнения рабочих задач. Электронная почта – очень нужный и важный инструмент. При грамотном использовании она облегчает общение, но если пустить переписку на самотек, производительность труда сразу же пострадает. Не рассылайте ответы лишь на половину заданных вопросов, с ошибками и смайликами. Ваши письма должны быть корректными и понятными. Для начала примите решение в ближайшие 24 часа уделять каждому письму намеренное внимание.

Настройка автоматических сообщений

Сообщение голосовой почты можно сделать ярким, нетривиальным, даже забавным. Тогда оно уж точно не пройдет мимо внимания ваших адресатов. Уезжая на несколько дней, я всегда придумываю новое. Некоторые клиенты знают, что я в отъезде, но нарочно посылают мне письма, чтобы узнать, что они получат на этот раз. Ниже я собрала самые популярные тексты. А что можете придумать вы?