Оцифровка бизнеса – настольная книга компании, в которой прописаны все должностные инструкции, чек-листы и правила. Расскажу о том, как я оцифровываю свой бизнес.

1. Первым делом нужно определить основную бизнес-цель, чтобы сотрудники понимали стратегию компании, какие у них есть точки роста.

Пример

Например, если вы владелец шоу-рум, вам необходимо сразу понять: вы хотите стать владельцем дома моды или же будете развивать сеть маленьких магазинчиков.

2. Затем нужно полностью описать все свои услуги, продукты. Я создала много подкатегорий по каждому направлению бизнеса. Например, фотопродакшен включает двадцать услуг.

3. Далее подробно описываются все целевые аудитории. Желательно, чтобы их было не менее двадцати. Для этого нужно представить, кто может быть вашим клиентом.

4. Далее переходим к персоналу. Необходимо зафиксировать требования к сотруднику, что он должен делать, даже если появляется свободное время.

Пример

Мы еще пишем, чего сотрудник не должен делать.

Важно прописать правила для отделов продаж: как встретить клиента, каким голосом поздороваться, что сказать, как презентовать услугу или товар.

5. Следующий шаг – создать чек-листы, скрипты, шаблоны смет и презентаций.

В результате оцифровки вы получите пакет документов, который описывает все процессы бизнеса и работу каждого сотрудника.

Задание | ССЫЛКА НА СКАЧИВАНИЕ В НАЧАЛЕ ГЛАВЫ

Подготовьте бизнес к оцифровке

1. Определите главную цель своего бизнеса – это поможет сотрудникам понять, в каком направлении развиваться. Запишите цель, сформулировав ее в одном предложении.

_____________________________________________________________________

2. Опишите все свои продукты или услуги максимально подробно. Укажите цены, особенности, отличия от конкурентов.

_____________________________________________________________________

3. Подробно опишите целевую аудиторию. Упомяните как важные, так и незначительные сегменты ЦА. Например, часть аудитории женских товаров – это мужчины, которые ищут подарки своим дамам.

_____________________________________________________________________

4. Опишите, как обязаны вести себя разные сотрудники – продажники, администраторы, мастера.

_____________________________________________________________________

5. Перечислите все стандартные задачи, с которыми сталкиваются ваши работники. Составьте подробные алгоритмы решения этих задач.

_____________________________________________________________________

6. На основе этих данных разработайте документы: скрипты, должностные требования и инструкции, чек-листы для разных задач и ситуаций, шаблоны презентаций.

_____________________________________________________________________

Мой бизнес находится в Питере, а сама я живу в Москве и недавно родила ребенка. Но тем не менее я не продала бизнес и не отошла от его управления. Расскажу вам о том, как выстроить систему удаленного управления бизнесом.

Бизнес-хак

Удаленное управление построено на основании различных отчетов и ежедневного общения.

1. Удаленный бизнес невозможен без четкой структуры, без распределения обязанностей и ответственности.

Выстройте оргструктуру бизнеса и назначьте в каждом направлении руководителя.

Выделяют маркетинг, финансы и производство. Производство – отдел, который отвечает за продукт или оказание услуг.

2. У каждого отдела должны быть планы продаж на отдел и на каждого менеджера – на месяц, на полугодие, на год. Каждый руководитель знает, какой минимум он делает в месяц, каким образом будет добиваться этих показателей и какие ресурсы есть.

3. Постройте процесс делегирования так, чтобы человек четко осознавал – именно он отвечает финансово. Он сам будет платить деньги за ошибки.

Совет

Сотрудник должен как хорошо зарабатывать, так и нести финансовую ответственность.

4. Создайте чаты в мессенджере. У нас есть чаты в вотсапе – свой для каждого отдела. В них сотрудники обсуждают текущие задачи. С вопросами, которые не могут решить, руководители отделов обращаются уже ко мне. Вы не стоите у людей над головой, но при этом имеете с ними постоянный контакт. Люди чувствуют, что вы всегда рядом, они могут посоветоваться, при этом они обращаются к вам, только если сами не могут принять решение.

5. Любые переживания собственника, страхи, неуверенность в изменении бизнеса связаны только с тем, что у собственника недостаточно контроля и определенных реперных точек. Если вам что-то кажется непонятным, введите дополнительную форму отчета, которая будет отвечать на ваши вопросы.

Если вы не можете управлять бизнесом удаленно – это не бизнес, это ваша игрушка. Если вам нужен бизнес, который будет приносить доход, доставлять удовольствие на том уровне, который вас устраивает, но при этом вы хотите жить совсем другой жизнью, тогда вам подходит только удаленное управление. И построить его может любой.

ЧЕК-ЛИСТ | ССЫЛКА НА СКАЧИВАНИЕ В НАЧАЛЕ ГЛАВЫ

Готовы ли вы управлять бизнесом удаленно

• У вас есть четкая структура организации: выстроена иерархия, назначены руководители

• Есть планы работы и продаж на месяц, полугодие и год для каждого отдела

• У каждого сотрудника есть план работы минимум на месяц

• Вы разработали ключевые показатели эффективности (KPI) для всех сотрудников

• Вы проработали систему штрафов за ошибки и невыполнение плана

• Вы продумали премии за выполнение и перевыполнение планов

• Вы выбрали оптимальный мессенджер, который доступен и удобен для всех сотрудников

• Вы создали чаты в мессенджерах для всех отделов (или проектов)

• У вас есть отдельный чат для общения с руководителями

• Вы определили, какие вопросы руководители решают сами, а какие – с вами

• Вы спланировали созвоны на конкретные даты или дни недели для решения текущих вопросов и обсуждения итогов работы

• Вы выбрали инструмент для постановки задач – например, CRM-систему или сервис канбан-досок

У меня в жизни был момент, когда я была кем только можно – от копирайтера до таргетолога. Это были самые ужасные дни. Я просыпалась с мыслью, что ничего не хочется делать. Единственным желанием было, чтобы день поскорее закончился и я легла спать, хотя еще даже не вставала с кровати. Теперь я трачу на бизнес 30 % времени, остальное – семья и личные цели. Все потому, что я построила систему по четкой структуре. Я расскажу, как вам построить такую же.