Если инструмент сломался, почините его!

Но если он работает, перестаньте волноваться и просто пользуйтесь им.

За дело!

Воспринимайте свой электронный почтовый ящик как средство связи

ЭЛЕКТРОННЫЙ ПОЧТОВЫЙ ЯЩИК должен служить вам средством связи. Не складом. Не развлечением. Не списком намеченных дел. Он не должен быть источником стресса и тревоги. Вы должны относиться к электронной почте так, как относитесь, скажем, к степлеру: это нечто, что стоит у меня на столе и выполняет свою задачу. Задача электронной почты – обеспечивать связь.

Если вы обожаете электронную почту и проверка «входящих» вам в радость, это великолепно. Но если вы задыхаетесь под грудой электронных писем и хотите из-под нее выбраться, позвольте мне поделиться с вами несколькими советами, которые могут помочь вам в этом.

Для начала повторите за мной: задача электронной почты – обеспечивать связь с другими людьми. Помните об этом.

И вот несколько советов по обращению с электронной почтой.

Позаботьтесь о том, чтобы вам не приходили ненужные письма. Отпишитесь от информационных рассылок, в которые все равно никогда не заглядываете. Это расчищает место для того, чтобы вы могли увидеть те письма, которые вам хочется и нужно открыть. Если вы ведете бизнес или часто отвечаете по электронной почте на одни и те же вопросы, организуйте у себя страничку вопросов и ответов и разместите на ней ответы на эти часто задаваемые вопросы. Это поможет вам снизить почтовый трафик, а ваши клиенты будут быстрее получать нужные им ответы.

Открывайте свой почтовый ящик только тогда, когда готовы принимать решения. Это важно. Почтовый ящик не должен быть «игрушкой», которую вы можете небрежно открыть и полистать. Ведь в этом случае вы, скорее всего, не в том настроении, чтобы отвечать на письма серьезно. А если не можете ответить, то и связи не возникает. Отвечая на письма, вы принимаете решения (будете ли вы? когда мы можем встретиться? согласны ли вы?) или действуете (высылаете файл, проверяете отчет, оплачиваете счет). Если у вас нет времени, чтобы принимать эти решения или предпринимать действия, не открывайте почтовый ящик.

Пользуйтесь архиватором. Прочитав письмо и ответив на него (или решив, что не будете отвечать), заархивируйте его! Уберите из ящика! Оно, конечно, останется у вас в почте, но не будет загромождать пространство связи. В следующий раз, когда вы откроете свой почтовый ящик, вам не придется смотреть на то, с чем вы уже разобрались. Как хранить письма, решайте сами, но в большинстве случаев инструмента поиска вполне хватает, чтобы найти нужное в архиве.

Возьмите телефон. Сколько времени вы готовы потратить на одно письмо? Десять минут? Двадцать? Мой предел – около десяти минут, и если мне не хватает этого времени, чтобы написать письмо или набросать ответ, то пора, я считаю, этому человеку позвонить. Если вы знаете этого человека недостаточно хорошо, чтобы звонить ему, то подумайте, нельзя ли упростить (и сократить!) ваше письмо. Помните: если вы не знаете этого человека, то и он вас не знает. Получатель будет ждать от вас короткого и строго делового письма.

Запишите все. Если вам приходит письмо с информацией, имеющей отношение к какой-то будущей дате, не оставляйте его в ящике до этой даты. Запишите информацию или добавьте в свой календарь, а затем заархивируйте письмо! В день события вы сможете снова извлечь его, если понадобится, но оно не будет загромождать ваш ящик все это время.