– каждому для себя необходимо определить параметры, которые он считает ключевыми, – те, от которых зависит весь бизнес (помимо выручки, то есть приходящего денежного потока). Для кого-то это количество проданных вещей определенной марки, для кого-то количество проданных позиций продвигаемого товара с высокой маржинальностью, для кого-то еженедельное производство определенных единиц товара, для кого-то количество заключенных договоров и так далее.

Все это можно свести в обычный лист иксэль с формулами, чтобы дни сводились в недели, недели в месяцы. Это не означает, что собственник или руководитель должен сам вести все «от и до». Цифры и показатели ему сообщает бухгалтерия или руководители подразделений, он же самостоятельно их анализирует и таким образом видит всю картину целиком с позиции прошлого, будущего и настоящего.

Эта таблица не должна быть перегружена деталями, как у бухгалтера, – если необходимо, детализировать можно уже в процессе. Поверьте, подобная форма нужна именно для собственника или руководителя, а не для бухгалтера.

Предприниматель – тот человек, который за этими цифрами видит жизнь, закономерности, риски, включается чутье, он пробует подставить: «А что если мы сделаем так?», «А если мы замахнемся на такой результат?»

Из этих прогнозов и параметров могут формироваться краткосрочная и среднесрочная стратегии, план действий. Это действительно мощный инструмент для работы, и, на мой взгляд, важно его использовать ежедневно. В непростые времена он ваша главная топографическая карта, по которой вы идете и с которой сверяетесь. Важно лишь, чтобы масштаб был верный и местность нанесена правильно.

Многие мои знакомые руководители начинают день с отчета по дебиторской задолженности или же с чтения банковских выписок. Это важно, безусловно. Но мне кажется, что если эти данные включать в описанную выше форму вместе с другими ключевыми параметрами, то в конечном итоге эффективность будет выше, хотя бы потому, что всегда перед глазами не только главный параметр, но и все основные.

Отчетность в таком виде позволяет не насиловать себя цифрами, если вы этого не любите, а смотреть на весь бизнес с другой стороны, где из каждой идеи можно сформировать цель или оценить ее в точных показателях. Это очень увлекает, поверьте.

Это все, что я хотел написать по вопросу отчетности и планирования. Чего точно не нужно делать – так это полагаться на бухгалтера, устанавливать слишком большой промежуток между отчетами и не иметь основных показателей. И помните, что данная отчетность – ваш лучший инструмент самосохранения и карта, с которой вы сверяетесь.

У нас было много разных предприятий – столовые маленькие, столовые побольше, ведомственные столовые, служба доставки, кафе, снова столовые… Но мы были одной компанией с единой структурой управления. В этом была определенная сила – централизованные поставки, единый цех, одна служба контроля и так далее.

И у нас была одна касса. Единая касса, куда стекались все деньги.

В момент, когда требовалось вливание или попросту расход на отдельное предприятие, независимо от того, зачем это нужно – ремонт, зарплата, докупка оборудования и так далее, – мы просто брали на это деньги из общей кассы. Мы планировали очередность выдачи заработной платы, выплаты арендных платежей и прочее.

Казалось бы – все правильно, все логично.

Это работало, пока с деньгами все было в порядке. Основным ориентиром для составления плана оплат были документы – договора поставок, договора аренды, – где прописаны сроки и даты.

Как только начались первые перебои с деньгами, потребовалось регулярное обсуждение всех расходов и расстановка приоритетов. Все планирование полностью перешло на ручное управление.

Расходы планировались исходя из:

– личных предпочтений главного бухгалтера и генерального директора (то есть моих). Предпочтения, в свою очередь, формировались на основании обещаний, договоренностей и рисков;

– того, где наиболее суровый и несговорчивый арендодатель;

– того, где есть риск остановки отгрузок сырья;

– того, что зарплаты планировались в первую очередь там, где сотрудники заявляли об острой нужде в деньгах. К примеру, у части коллектива одной из столовых выплаты кредитов в начале месяца или кому-то нужно собирать детей в школу.

Этим категориям платили в первую очередь.

В пиковые месяцы, когда покупательская способность была на высоте и никакие отдельные предприятия не проваливались по прибыльности, можно было выстраивать абсолютно разные схемы оплат – денег хватало на всех. Но в какой-то момент начала снижаться покупательная активность, где-то изменились условия аренды, какое-то направление попало в несезон и стало происходить то, чего мы сразу не заметили: сильно отличаться прибыльность разных предприятий. А не заметили мы ее по вышеописанной причине – из-за того, что не было внятной и понятной управленческой отчетности. Мы видели картину в целом, но не видели ее составляющих.

И получилось, что эффективность предприятия и его прибыльность – отдельно, отношение к предприятию – отдельно. Это были совсем не связанные между собой вещи.