Не важно, какие у вас расходы – операционные или капитальные. Вы все равно тратите живые деньги, а именно они важнее всего для бизнеса. Если вы распределите расходы на несколько отчетных периодов, сама потраченная сумма не станет меньше. Именно поэтому, выделяя средства на капитальные вложения, нужно все тщательно взвесить и прикинуть, насколько это может быть выгодно.

Существует множество способов оценки капитальных затрат. У всех них есть свои недостатки: они позволяют лишь весьма приблизительно оценить последствия и не всегда берут в расчет лишь финансовую сторону вопроса. Иногда на бумаге все выглядит отлично, а в реальности оборачивается пшиком. А порой то, что на первый взгляд не обещало особой прибыли, приносит много реальной пользы бизнесу.

Моя цель состоит в том, чтобы ввести общий подход к разработке надежного экономического обоснования затрат. В интернете можно найти целую кучу полезных ресурсов, обращающих внимание в основном на расчеты, а также на эту тему написано несколько отличных книг. Я же хочу сосредоточиться на логике формул, а не на вычислениях как таковых.

Итак, если вы вдруг задумались о возможных капитальных затратах, я предлагаю вам использовать следующий подход:

1. Рассмотрите ограничения

Предположим, что вы – управляющий аэропортом и ваша цель – чтобы прилетающие пассажиры как можно быстрее проходили все этапы, связанные с ожиданием: паспортный контроль, получение багажа, таможенный контроль. Куда нужно вложить деньги, чтобы добиться наилучшего результата?

По логике вещей, нужно сначала выявить этап с самой низкой пропускной способностью и заняться им в первую очередь. Нет смысла ускорять прохождение таможенного контроля, если в результате в зоне получения багажа начнут скапливаться толпы. Точно так же не стоит ускорять работы багажных лент, если чемоданы прилетели на полчаса раньше, чем пассажиры: это приведет лишь к тому, что по ленте будут ездить горы чемоданов.

В сущности, подобный подход базируется на теории ограничений, разработанной Голдраттом, и очень полезен при планировании капитальных затрат.

Как самое слабое звено влияет на прочность всей цепочки, так и ограничивающие факторы влияют на общую производительность системы. Если у вас на заводе из пяти машин одна работает вполсилы, она ограничивает производительность всего завода. Вложение денег в улучшение вещей, которые не влияют на ограничения, – это неэффективное использование средств, потому что в этом случае все улучшения и экономия средств будут существовать только на бумаге, а не в реальном мире.

Выявление ограничений помогает определить приоритетность капитальных затрат. В конце концов, если потенциальный уровень производства (потенциал) опережает спрос, любые инвестиции в его увеличение будут пустой тратой денег. И наоборот, если у вас слишком много заказов, бесполезно увеличивать расходы на рекламу: вы не сможете быстро их выполнить и это еще больше снизит уровень обслуживания клиентов.

Хотя тщательное изучение теории ограничений выходит за рамки этой главы, не нужно быть гением, чтобы понять ее суть и начать применять ее на практике{257}. Если вы будете думать об ограничениях, это приведет к улучшению инвестиционных предложений и проектов, позволит пресекать бессмысленные траты в зародыше и может побудить людей видеть себя частью чего-то важного. Кругом одни плюсы!

2. Оцените общие издержки

После анализа ограничений переходите к оценке общих денежных затрат. Обязательно укажите все текущие расходы, которые возникнут в течение всего полезного срока службы вашего капиталовложения: техническое обслуживание, монтаж, обучение, время работы персонала и т. д.

Постарайтесь ничего не упустить, оценивая срок службы оборудования и совокупную стоимость владения. Если у вас есть знакомые предприниматели, которые уже совершали аналогичные покупки, посоветуйтесь с ними.

3. Оцените выгоды

Это самый трудный шаг, поскольку будущее по своей сути неопределенно, а выгода от чего-либо трудно поддается количественной оценке. Некоторые инвестиции, которые помогают вам соблюдать правила или избегать неприемлемых рисков, необходимы, даже если в теории они выглядят убыточными. И тут пригодится сетка: она позволяет анализировать влияние инвестиций на каждый элемент бизнеса.

Допустим, вы владеете банком и рассматриваете вопрос о том, нужно ли модернизировать веб-сайт, чтобы упростить процесс подачи заявки на ипотечные кредиты. Для начала подумайте, как это скажется на конвертации потенциальных клиентов. Затем прикиньте, как хороший сайт, создающий вам «сарафанное радио», повлияет на информированность клиентов. Потом оцените, как рост этих показателей повлияет на общий объем продаж. Затем обратите внимание на издержки. Помогут ли эти инвестиции сэкономить деньги, например, за счет того, что большее количество клиентов начнет пользоваться сайтом (то есть более дешевым каналом для связи), а не обращаться в контактные центры или в отделения банка? Чтобы понять, какую выгоду принесет то или иное капиталовложение, проработайте всю сетку, с первого элемента до последнего.

4. Рассчитайте окупаемость

После того как подсчитаете затраты и поймете, какую выгоду принесет инвестиция, останется последний шаг: рассчитать доходность вложения или его окупаемость. Тут наиболее популярны два подхода: метод окупаемости и метод чистой текущей стоимости (англ. net present value, NPV){258}. Даже если вы не собираетесь делать эти расчеты, стоит понять их принцип – хотя бы для того, чтобы представлять, чем руководствуются финансисты, принимая решение об утверждении того или иного проекта.

Метод окупаемости

Это самый быстрый, но наименее полезный подход. Для подсчета окупаемости нужно взять общие денежные затраты и разделить их на дополнительные деньги, которые инвестиция приносит вам каждый год. Например, если я вложу $3 000 000 долларов в новую машину, которая экономит мне $1 000 000 в год наличными, срок окупаемости составит три года.

Метод окупаемости позволяет быстро проверить, окупится ли инвестиция в разумные сроки, а также полезен для сравнения предложений. Но он ничего не говорит о реальном влиянии инвестиции на уровень фактических доходов или о том, приемлем ли он для бизнеса.