XVII в. архив периодически подвергался инвентаризации, но его содержимое никогда не индексировалось и не каталогизировалось: ответственные лица знали, что там хранилось, но не обязательно представляли, где или в каком порядке расположен необходимый материал. Для исправления ситуации кардинал распорядился, чтобы для каждого документа был создан отдельный листок, или scheda, на котором следовало записать его дату, тему, сведения о расположении и недавно введенную архивную ссылку. Как и в венской Библиотеке Иосифа, эти листки должны были служить предварительным этапом в создании печатных гроссбухов, в данном случае – содержащих реестр всех папских указов, статистические материалы Папской курии и в конечном счете историю христианского мира.

Однако после того, как уже было подготовлено более 800 000 листков, Гарампи перевели на другую должность в Ватикане, а shede буквально убрали с глаз долой, на полки, где они пролежали более столетия – точно так же, как листочки для указателя в Библиотеке Иосифа и карточки, собранные французским правительством после Революции.

Только в 1880 г., в период интенсивной каталогизации библиотек, когда Тайный архив открыли для ученых, shede вновь оказались востребованы: они были извлечены на свет и получили название Schedario Garampi[499]. Но, вместо того чтобы хранить их в виде отдельных листков, как делали другие библиотеки в то время, Ватикан распорядился наклеить их в переплетенные тома – в результате получилось 125 гроссбухов, организованных тематически. Однако в пределах отдельных тем листки часто упорядочивались по алфавиту, а не в более старомодном хронологическом порядке, которому прежде отдавали предпочтение в Ватикане[500].

Во времена Высокого Средневековья Ватикан был в авангарде практик индексирования, но теперь скорее тяготел к прошлому, хотя многие другие правительства давно ушли вперед. Огромное количество документов, производимых современным государством, требовало гибкости в расположении и возможности добавления нового материала, чего можно было достичь только за счет использования отдельных листков. Это отнюдь не означает, что во всех государственных ведомствах по умолчанию применялся алфавитный порядок. С 1839 г. правительство Франции снабжало местные департаменты подробными инструкциями по организации архивов. Архивы следовало организовывать как систему фондов, отдающую приоритет совместному хранению документов, исходивших или полученных из одного источника, независимо от того, идет ли речь о «государственном органе, организации, семье или частном лице»[501][502]. Внутри каждого фонда документы следовало разделить по темам и упорядочить в соответствии с их взаимосвязями с другими группами в той же категории. Тем не менее, несмотря на точные указания сверху, многие государственные архивы, в том числе центральные, уделяли мало внимания соблюдению этих правил и разделяли материалы сначала по тематическим категориям (финансовые, судебные, общественные работы и т. д.), а затем географически (например, по департаментам) или по их отношению к тем или иным органам власти (муниципальные и др.). Даже Archives nationales – главный государственный архив Франции – отчасти пренебрегал собственными правилами: придерживались твердо установленной системы фондов, но обозначали каждый из них «алфавитным символом», чтобы упростить упорядочение и расположение относящихся к ним документов[503].

Бóльшая часть европейских стран последовала этому примеру в течение того же столетия: прусские государственные архивы заимствовали систему фондов в 1881 г.; вскоре ее стали использовать голландцы, а за ними – государственные архивы Швеции и Дании. Британские национальные архивы обратились к этой системе с опозданием – только в 1920-е гг., и, пожалуй, в меньшей мере придерживались принципа «исходного размещения» (как это называлось в инструкциях), то есть хранения дел в том порядке, в котором они были созданы или получены. В том случае, если это было невозможно, гласила инструкция, дела можно было расставить в соответствии с одной из следующих систем: «алфавитной, хронологической, формальной или какой угодно» (курсив автора)[504].

В то время как британские архивариусы могли чувствовать себя вольготно, составляя правила, допускающие использование категории «на свое усмотрение», в других странах системы организации данных были гораздо более строгими, порой настолько строгими, что становились объектом сатиры. Австрийский писатель Хаймито фон Додерер (1896–1966) в романе «Освещенные окна» (Die erleuchteten Fenster, 1950) высмеял государственную службу, создав образ бюрократа, который на пенсии тайно наблюдает за женщинами в окна и классифицирует их таким же образом, как когда-то классифицировал свои служебные документы: запись «126. II 98 15 1030 f» означала: 126-я женщина, за которой он шпионил, увидев ее во втором окне квартиры, расположенной на долготе 98, широте 15, в 10:30 утра, в условиях освещения, соответствовавших категории «f»[505].

Не замечая насмешки, архивы и офисы с энтузиазмом внедряли новые системы и методы каталогизации. Подобно тому как ячейки для бумаг возникли вслед за началом ведения записей на отдельных бумажных листках, новые способы сортировки способствовали появлению новых видов офисной мебели. С XIX по XX в. штырь, или накалыватель, служил непременным инструментом организации документов в офисе. Он представлял собой прочную проволоку или тонкий стержень, заостренные с одного конца и закрепленные на устойчивой подставке, обычно деревянной или гипсовой. Они устанавливались на столах клерков для накалывания документов определенной категории, например имеющих одну и ту же дату[506]. Когда накалыватель заполнялся или заканчивалась серия документов, их снимали и либо по старинке соединяли веревкой через отверстия, проделанные штырем, а затем хранили в связке, либо сгибали, на наружной стороне сгиба записывая первоочередные сведения, например об отправителе или получателе, дату, тип документа или другую информацию, позволяющую идентифицировать бумаги, не открывая их, – метод, известный с XVII в.

На снимке отдела новостей The New York Times в 1920-х гг. видны два накалывателя для бумаг, один почти пустой (на переднем плане справа), другой – наполовину заполненный (в центре)[507]

В XIX в. попытки создать новые способы хранения и поиска документов поначалу привели к старому проверенному методу – ведению гроссбуха. Начиная с XVI в. в большинстве европейских канцелярий исходящая корреспонденция перед отправлением копировалась в переплетенные тома, а входящие письма помещались в альбомы, в которых вместо полноценных бумажных страниц имелись только узкие бумажные корешки, на которые и наклеивалась корреспонденция. Обе эти системы обычно придерживались хронологического расположения и предполагали составление указателя, в который вписывались имена получателей или отправителей со ссылками на соответствующие страницы. Чтобы отследить ход отдельно взятой переписки, читателю приходилось использовать оба гроссбуха и оба указателя, переходя на нужные страницы в соответствии с датами получения или отправления писем. Если в переписке участвовало более двух корреспондентов, для восстановления ее хода следовало снабдить каждую запись в указателе перекрестными ссылками на входящие и исходящие письма различных отправителей.

Первое нововведение в хранении